Mini-cursus Microsoft Office PowerPoint 2007 - Zakelijke presentaties maken - deel 3

PowerPoint 2007 kent vele fraaie en indrukwekkende dia-overgangen, maar over het algemeen krijgt uw publiek daar snel genoeg van. Een professionele presentatie maakt spaarzaam gebruik van dia-overgangen. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat de eerste dia met een effect overgaat in de tweede dia:

 

 

 

 

Na de laatste dia wordt het scherm automatisch zwart. Dit gebeurt echter vrij plotseling en er wordt een tekst zichtbaar dat de diavoorstelling beëindigd is. U kunt als volgt zelf een zwarte dia toevoegen voor een mooiere afsluiting van uw presentatie:

 

 

Aan het einde van de presentatie vervaagt uw (voor)laatste dia naar langzaam naar zwart.

 

 

Voor animaties geldt hetzelfde als voor dia-overgangen: gebruik ze met mate! Het effect is dan veel groter. Denk bij animaties aan een belangrijke tekst die in beeld 'vliegt' bijvoorbeeld of een diagram die stukje voor stukje wordt opgebouwd. Ook opsommingen die één voor één verschijnen doen het altijd goed. Zo maakt u zo'n dergelijke opsomming:

 

 

 

U bent nu bijna klaar met uw presentatie. Een belangrijke stap die vaak wordt overgeslagen is het controleren op de juiste spelling. Het staat immers niet zo goed wanneer teksten met typefouten levensgroot achter u verschijnen. Dat doet u als volgt:

 

 

 

PowerPoint 2007 beschikt over een interessante functie om te voorkomen dat de definitieve versie van een presentatie wordt gewijzigd. De opdracht Markeren als Definitief is nuttig wanneer u het presentatiebestand deelt met anderen en niet wilt dat het nog wordt gewijzigd. Functies als typen, bewerkingsopdrachten en revisiemarkeringen worden uitgeschakeld en het document wordt alleen-lezen. Bovendien wordt de eigenschap Status van het document ingesteld op Definitief. Het markeren als definitief gaat als volgt:

 

 

Houd er rekening mee dat Markeren als Definitief niet bedoeld is als waterdichte beveiliging: iemand kan de markering eraf halen en het bestand toch wijzigen.

 

 

Het is bijzonder nuttig uw presentatie af te drukken op papier. U kunt het papier voor u leggen en gebruiken als richtlijn bij uw presentatie. Zo hoeft u niet op het scherm achter u te kijken. Bovendien worden eventuele sprekersnotities getoond. Maar ook hebt u een back-up voor het geval er iets technisch mis gaat en uw PowerPoint presentatie niet getoond kan worden. Zo drukt u de presentatie af:

 

 

 

In dit derde en laatste deel van onze mini-cursus PowerPoint 2007 hebt u dia-overgangen en animaties aangebracht, de spelling gecontroleerd en de presentatie opgeslagen. Met de optie Markeren als Definitief kunt u voorkomen dat anderen nog wijzigingen aan uw presentatie aanbrengen. Tot slot drukt u hand-outs af op papier. Neem de presentatie mee op een USB-stick en mail deze bovendien naar uzelf. Zo kan er niets meer misgaan.