Zakelijke visitekaartjes in Outlook

Een traditioneel visitekaartje blijft noodzakelijk om tijdens beurzen, seminars en dergelijke potentiële klanten te laten weten wie u bent en wat u doet. In deze moderne tijd hebt u echter steeds vaker via internet contact met de buitenwereld. Een elektronisch visitekaartje is dan ook geen overbodige luxe meer. U kunt zo'n visitekaartje zelf in Outlook 2007 aanmaken. De ontvanger van uw visitekaartje kan vervolgens met een simpele muisklik uw gegevens aan zijn of haar Adresboek toevoegen.

 

In Outlook 2007 krijgt elke contactpersoon in de Contactpersonenlijst automatisch een visitekaartje. Hierop staan de gegevens die u hebt ingevoerd, zoals naam, bedrijf, functie en contactgegevens. Het is zelfs mogelijk een foto toe te voegen. U kunt de gegevens van een contactpersoon als volgt raadplegen:

 

 

 

Om een elektronisch visitekaartje voor uzelf te maken voert u simpelweg uw eigen gegevens in. Daarna kunt u het gegenereerde visitekaartje wijzigen totdat het aan uw wensen voldoet. Zo maakt u een visitekaartje voor uzelf aan:
 

 

Zoals u kunt zien wordt de informatie op het visitekaartje automatisch samengesteld. U kunt eventueel andere informatie toevoegen, zoals een faxnummer en een mobiel nummer. Vervolgens klikt u op Opslaan en sluiten in het lint om de informatie te bewaren.

 

 

Voor het wijzigen van het visitekaartje heeft Outlook een aparte functie Visitekaartje bewerken. Deze vindt u op het lint in de groep Opties, knop Visitekaartje. In de stappen hieronder volgen we een alternatieve manier om de editor te benaderen:

 

 

 

Om het visitekaartje beter aan te laten sluiten bij de huisstijl van uw bedrijf, kunt u bijvoorbeeld het bedrijfslogo toevoegen. Dat doet u als volgt:

 

 

Uw visitekaartje is natuurlijk alleen zinvol wanneer u het aan anderen kunt sturen. Zo voegt u uw visitekaartje toe aan een nieuw e-mailbericht:

 

 

Uw visitekaartje wordt als een grafische afbeelding ingevoegd. Bovendien wordt een zogenaamd .VCF-bestand als bijlage bijgevoegd. Dit bestand gebruikt een universeel elektronisch uitwisselingsformaat voor visitekaartjes. Anderen kunnen hieruit uw informatie halen. Outlook-gebruikers hebben het bijzonder gemakkelijk: door te dubbelkikken op het bestand is alle informatie in te zien en toe te voegen aan de contactpersonenlijst.

 

 

Het is ook mogelijk het visitekaartje standaard met al uw uitgaande e-mailberichten mee te sturen. Dat kunt u als volgt instellen:

 

 

Door uw eigen gegevens toe te voegen aan de Contactpersonenlijst in Outlook 2007 wordt automatisch een elektronisch visitekaartje gemaakt. U kunt de opmaak van dit kaartje wijzigen door regels toe te voegen, te verwijderen of te verplaatsen. Bovendien kunt u het kaartje voorzien van uw bedrijfslogo of een achtergrondkleur. Het elektronische visitekaartje is aan één of alle e-mailberichten toe te voegen. Zo zien uw relaties direct al uw gegevens. Door op het ingesloten .VCF-bestand te dubbelklikken kan men bovendien uw gegevens toevoegen aan hun contactpersonenlijst.