Maak uw eigen e-mailnieuwsbrief

Menig bedrijf en instelling verstuurt elke week, tweewekelijks, elke maand of elk kwartaal een nieuwsbrief. Deze werden traditioneel per landpost verzonden, maar tegenwoordig gaan veel grotere aantallen nieuwsbrieven naar digitale brievenbussen. Dat is logisch, want niet alleen hoeft er geen drukwerk meer plaats te vinden, men bespaart ook op porti- en andere verzendkosten

 

 Probleem is echter wel dat de ontvanger tegenwoordig zoveel van dergelijke e-mailpost ontvangt, dat een nieuwsbrief echt moet opvallen, wil de ontvanger de moeite nemen om hem te lezen. Publisher 2003 bevat voor dit doel een aantal reeds opgemaakte sjablonen, waarmee in een handomdraai een opvallende e-mailnieuwsbrief is te maken. Voor gebruikers van Publisher 2002 wordt een sjabloon beschikbaar gesteld, dat vanaf deze pagina kan worden gedownload.

 

Van belang is dat uw e-mail nieuwsbrief er elke keer het zelfde uitziet. Stuur dus niet in week 2 een nieuwsbrief met een rode rand en in week 4 een met een groene balk. Maak één keer een keus en houd u daar aan. Pas als u de nieuwsbriefopmaak tenminste een jaar hebt gebruikt, mag u een andere stijl kiezen, waaraan u zich vervolgens ook weer houdt. Of als zich een gelegenheid voordoet, zoals een jubileum, nieuwjaar, een fusie. Is dat allemaal niet aan de orde, houd u dan aan de opmaak die u gekozen hebt. In dit artikel wordt uitgegaan van de sjabloon Nieuwsbrief voor E-mail - As (Publisher 2003) of de te downloaden Publisher_EMail_Nieuwsbrief_Sjabloon.pub (Publisher 2002).

 

 

Download hierboven de in dit artikel beschreven sjabloon Publisher_EMail_Nieuwsbrief_Sjabloon.pub.

 

 

Publisher behoort tot de Microsoft Office familie en is onder meer aanwezig in Microsoft Office Small Business Editie 2002 en 2003 en Microsoft Office Professional Editie 2003 en Microsoft Office Professional Special Edition 2002. Het programma is ook als zelfstandig product leverbaar; een demo- of probeerversie is niet beschikbaar.

 

Werkt u met Publisher 2003:

 

Werkt u met Publisher 2002:

 

De Nieuwsbrief staat vrijwel compleet op het scherm, maar er kloppen een paar dingen niet. Maak onderscheid in tekst die bij elke nieuwsbrief anders is en vaste gegevens, die in elke nieuwsbrief identiek moeten zijn en concentreer u eerst op de laatste categorie. Dat zijn voornamelijk de gegevens die helemaal bovenaan staan en helemaal onderaan. Zo staat er een verkeerd bedrijfslogo bovenaan en zullen de kleuren niet overeenkomen met de kleuren van uw huisstijl. U zou die dingen een voor een kunnen aanpassen, maar zodra u een volgende Publisher-nieuwsbrief gaat maken, dan zou u dat allemaal weer moeten doen. Publisher is slim genoeg om dat vóór u te doen, maar dan moet u wel eenmalig maatregelen treffen. Die voorbereidingen betreffen onder meer het aanpassen van uw bedrijfsgegevens in het dialoogvenster Persoonlijke gegevens.

 

Overigens bestaat de kans dat er tussentijds gemeld wordt dat het tijd is om uw werk op te slaan. In dat geval bevestigt u de vraag met Ja en geeft u uw nieuwsbrief de bestandsnaam Publicatie1.

 

In het dialoogvenster Persoonlijke gegevens kunt u eenmalig de adresgegevens vastleggen van drie bedrijven en van uzelf. Behalve adresgegevens worden ook telefoonnummers en e-mailadressen geregistreerd, uw functieomschrijving en het bedrijfslogo. Afhankelijk van de aard van het gekozen ontwerp worden een of meer van deze gegevens in het ontwerp gebruikt. Wellicht staat het dialoogvenster Persoonlijke gegevens al op uw scherm en ligt het bovenop de nieuwsbriefsjabloon. Zo niet, roep hem dan op via Bewerken >> Persoonlijke gegevens.

 

 

Meteen ziet u wat uw model daadwerkelijk van de persoonlijke informatie gebruikt. Bent u het hier niet mee eens, dan kunt u dat aanpassen in de sjabloon zelf.

 

Bovenaan de nieuwsbrief moet uw bedrijfslogo komen te staan op de plek waar nu een tijdelijk logo staat.

 

 

Bied de ontvangers van uw nieuwsbrief altijd de mogelijkheid om zich af te melden. Het is gebruikelijk om daar onderaan in de nieuwsbrief informatie over te geven. Momenteel staat daar te lezen:

 

Als u wilt dat we uw naam van onze verzendlijst verwijderen, klikt u hier

 

Pas deze tekst desgewenst aan. De laatste drie woorden zijn uitgevoerd als een hyperlink naar uw e-mail adres. Ook dit is iets wat u eenmalig moet opgeven, want hoewel u deze gegevens ook in het dialoogvenster Persoonlijke gegevens hebt ingevuld, is er geen link naar deze informatie:

 

 

 

Nu alle eenmalige aanpassingen zijn uitgevoerd moet u de nieuwsbrief als sjabloon opslaan:

 

 

In tegenstelling tot Microsoft Word kent Publisher geen aparte bestandsnaamextensies voor sjablonen (.dot) en documenten (.doc). Alle Publisher-documenten dragen de bestandsnaamextensie .pub.

 

 

 

 

In een nieuwsbrief staan meestal alleen introductieteksten (zogenaamde aankeilers), die verwijzen naar aanvullende informatie. Die informatie staat doorgaans op specifieke pagina's op uw website. Door middel van tekstvakken met daarin de tekst meer informatie kan de lezer hier naar toe klikken. Onder elk van die 'meer informatie' teksten moet dus een bijbehorende hyperlink worden gedefinieerd:

 

 

De foto's die in de sjabloon staan moet u als volgt vervangen:

 

 

Vergeet niet bovenaan de 'datumstempel' aan te passen: vul hier de jaargang en het editienummer is.

 

Zodra de nieuwsbrief gereed is moet u hem opslaan. Omdat hij is geopend op basis van een sjabloon heeft hij nu nog een tijdelijke naam, die begint met Publicatie gevolgd door een nummer:

 

 

  

Terwijl de Nieuwsbrief nog in Publisher op het scherm staat kunt u hem verzenden naar uw relaties. In Publisher 2003 kunt u eerst nog een voorbeeld bekijken. Dat gaat dat als volgt:

 

 

Is alles in orde start dan het verzenden. Voor Publisher 2002 en 2003 is de procedure:

 

 

In dit artikel hebt u gezien hoe Publisher de spil is in uw nieuwsbrievenproces. Als u eenmalig een geschikte opmaak voor uw nieuwsbrief hebt vastgelegd in een sjabloon, is het klaarmaken van uw periodieke nieuwsbrieven een kwestie van een paar minuten. Zelfs het verzenden kan vanuit Publisher plaatsvinden.