Maak uw e-mailings persoonlijk via Outlook

De functie die in dit artikel wordt besproken is Afdruk Samenvoegen of Mail Merge: met deze functie stuurt u alle of geselecteerde relaties uit het contactadressen-boekje van Outlook een persoonlijk bericht. U start de functie dan ook vanuit Microsoft Office Outlook, niet vanuit Microsoft Office Word. Daar kleeft bovendien een extra voordeel aan: Outlook beschikt namelijk over betere selecteermogelijkheden dan Word. Dat voordeel wordt al meteen in stap 1 duidelijk.

 

De eerste stap betreft het selecteren van de mensen, die u wilt mailen:

 

 

 

Merk op dat boven in het Word-venster het Lint-tabblad Verzendlijsten is geopend. Werkt u nog met Word 2002 of Word 2003 dan ziet u de werkbalk Afdruk samenvoegen.

 

 

Met deze samenvoegvelden kunt u het e-mailbericht voor iedereen personificeren. Veel gebruikte velden zijn bijvoorbeeld Bedrijfsnaam en Volledige naam, maar alle andere velden die u in het overzicht ziet zijn bruikbaar. Voorwaarde is natuurlijk wel dat de velden die u hier kiest echt inhoud bevatten. Met andere woorden: in Contactpersonen moeten de desbetreffende velden ingevuld zijn en persoonlijke informatie bevatten.

 

 

Ook al ontbreken de e-mailvelden Aan en CC, wat u hier maakt is beslist een e-mailing. Het e-mailadres van uw relaties hoeft u niet in het document op te nemen. Dat wordt automatisch uit Contactpersonen opgehaald.

 

Let op: Werkt u nog met Word 2002 of Word 2003 dan moet u nu een extra handeling uitvoeren. Helemaal rechts in de werkbalk Afdruk samenvoegen dient u op Instellingen van hoofddocument te klikken; kies hier opnieuw E-mailberichten.

 

De laatste stap is het wegsturen van uw mailing. Let op, want als u hier uw keuze maakt wordt de verzending direct gestart:

 

 

 

De ontvangers zijn alle door u geselecteerde adressen, de afzender is uw standaard e-mailadres, zoals in Outlook is vastgelegd. Wilt u de mailing namens een andere afzender versturen, pas dan vooraf in Outlook het standaard e-mailadres aan via Accountbeheer.