TCD maakte met Mobition een einde aan de grote papierstroom

De buitendienstmedewerkers van TCD werkten voor alle services met papieren formulieren. Orders werden genoteerd op een orderformulier, gewerkte uren op urenbonnen en geleverde artikelen door middel van pakbonnen.

 

Deze werkwijze bracht een aantal grote problemen met zich mee. Orders bijvoorbeeld, werden pas verwerkt op het moment dat de papieren orderformulieren aankwamen op kantoor bij de administratie. Hier werd zo'n formulier dan overgetikt en in het ordersysteem gezet. Doordat de geschreven gegevens door een ander werden overgenomen, ontstonden in dit proces vaak fouten.

 

Een ander voorbeeld zijn de urenbonnen. Doordat er eigenlijk twee systemen bestonden; de papieren versie en het administratiesysteem op kantoor, kwam het nogal eens voor dat uren dubbel geboekt werden of juist helemaal niet. Deze situatie leidde dan uiteraard weer tot verkeerde facturen, waardoor de hoeveelheid tijd die aan administratie en uitzoeken van juiste gegevens moest worden besteed, alleen maar toenam.

 

TCD heeft samen met Mobition een oplossing ontwikkeld waarmee een einde kwam aan een groot deel van de papierstroom. Met als basis Mobition's Mobile Standard, is een applicatie ontwikkeld waarin orders, leveringen en gewerkte uren via een pda genoteerd kunnen worden.

 

Als een buitendienstmedewerker nu zijn uren invult, komen die zonder tussenkomst van de administratieafdeling in het juiste systeem terecht. Orders worden meteen getoetst aan het voorraadsysteem zodat de bestellingen soepel verlopen.

 

TCD heeft met de implementatie van dit systeem voordelen kunnen realiseren op verschillende gebieden. Zo hebben zij een flinke kostenbesparing gerealiseerd, doordat alle gewerkte uren nu ook daadwerkelijk gefactureerd worden. Daarnaast is de tijd die besteed moest worden aan administratie door zowel de mensen op kantoor als de buitendienstmedewerkers drastisch verminderd.

 

De stroom aan papier is sterk afgenomen doordat gegevens zonder tussenkomst van kantoorpersoneel ingevoerd worden in het bedrijfssysteem. Bijkomend voordeel hierbij is dat het aantal fouten dat voorheen gemaakt werd bij het invoeren tot nul is gereduceerd; fouten die onvermijdelijk zijn wanneer je werkt met geschreven data die ook nog eens door een ander overgenomen moeten worden.

 

Doordat TCD gebruik maakt van Microsoft Windows Small Business Server 2003, waren alle ingrediënten voor een snelle implementatie reeds aanwezig. De applicatie sluit naadloos aan op de bestaande omgeving en maakt gebruik van verschillende onderdelen van SBS.