Overal toegang tot uw e-mail, agenda, contactpersonen en taken

Verlangt u wel eens naar een situatie waarin u zakelijke e-mail en uw elektronische agenda op elke gewenste plaats en tijd kunt benaderen? Voor dit scenario bestaan diverse oplossingen. Zo kunt u een Pocket PC met een gesynchroniseerde versie van Mobile Outlook gebruiken. Of uw notebook via een GPRS-verbinding de e-mail laten ophalen bij de provider.

 

In deze voorbeelden heeft u specifieke hardware nodig en een vooraf gedefinieerde verbinding. Een andere oplossing is Outlook Web Access. Met deze Microsoft-oplossing kunt u via een standaard webbrowser een 'virtuele'  versie van Outlook 2003 benaderen. Daarin ziet u uw eigen agenda-afspraken, e-mail, contactpersonen en taken. Het enige dat u daarvoor nodig heeft is toegang tot een standaard pc met Internet. Het maakt niet uit of u thuis bent, op een andere vestiging van uw bedrijf zit of in een internetcafé in Australië.

 

Outlook Web Access, ook wel OWA genoemd, is een oplossing voor het raadplegen van uw Outlook-gegevens vanaf elke computer met een internetverbinding. In een webpagina wordt het uiterlijk van Microsoft Office Outlook 2003 nagebouwd, zelfs als u niet over deze versie beschikt. U kunt Outlook Web Access gebruiken met Windows Internet Explorer of met andere browsers op bijvoorbeeld UNIX, Apple Macintosh Windows-computers.

 

Natuurlijk is er wel iets aan 'de andere kant' van de verbinding nodig. Voor gebruikers in het midden- en kleinbedrijf is Microsoft Small Business Server 2003 een ideale oplossing. Hierin zit een complete Windows 2003 server, Exchange Server 2003 én SharePoint voor het samenwerken aan documenten. Alleen met Exchange Server 2003 heeft u de beschikking over alle mogelijkheden van OWA.

 

 

De techniek schrijdt voort en vandaag de dag zijn mobiele telefoons meer dan een apparaat voor spraak. De laatste generatie Smartphones beschikt over een fors kleurenscherm en de mogelijkheid snelle dataverbindingen op te bouwen. Smartphones zijn gebaseerd op Windows Mobile-technologie. U kunt ze gebruiken in combinatie met Microsoft ActiveSync, zodat u niet on line hoeft te zijn om belangrijke informatie op te zoeken.

 

Met ActiveSync synchroniseert u de gegevens van Outlook op uw pc met het mobiele apparaat. De gegevens zijn echter statisch aanwezig. Dat is niet handig wanneer u twee dagen weg bent en uw postbus op nieuwe e-mail wilt controleren. Smartphones bezitten echter ook de mogelijkheid verbinding te maken met een website door middel van en een ingebouwde browser. Daarmee kunt u toegang krijgen tot Outlook Mobile Access, een gespecialiseerde website van Exchange Server 2003. Net als bij Outlook Web Access kunt u e-mail, agenda, contactpersonen en taken raadplegen. Maar dan op uw telefoon.

 

Het werken op elke locatie is uiteraard alleen mogelijk wanneer de systeembeheerder OWA zodanig configureert dat toegang van buitenaf mogelijk is. Voor de gebruiker is het inloggen in elke situatie een fluitje van een cent. Via het bedrijfsintranet kan een snelkoppeling worden aangeboden.

 

Bij gebruik van computers op externe locaties moet u het juiste adres van een website intypen. U ziet het welkomstscherm van Outlook Web Access en u kunt uw gebruikersnaam en wachtwoord ingeven om een veilige verbinding te maken. Daaronder zijn selectievakjes aanwezig voor het selecteren van de client en de beveiliging. Werkt u op een openbaar toegankelijke computer, kies dan bij Beveiliging voor Openbare of gedeelde computer. Dit zorgt voor een hoger beveiligingsniveau.

 

 

Na het inloggen verschijnt een weergave zoals u die kent van Office Outlook 2003. De kleuren komen overeen, u ziet de mappen en de knoppen om naar de verschillende weergaven te gaan. Zelfs het Leesvenster ontbreekt niet. In het Postvak IN ziet u alle berichten, als u die niet eerder had verplaatst. Klik op een bericht om het te lezen in het Leesvenster.

 

Houdt u niet van dit venster of neemt het teveel schermruimte in beslag? Klik dan op de werkbalkknop Leesvenster weergeven/verbergen en kies Uit. Dubbelklik in deze situatie op een bericht om het in een apart venster te lezen. Naast de melding Postvak IN ziet u in de blauwe balk de tekst Berichten. Wijzig deze in Weergave voor twee regels om zowel de afzender als het onderwerp duidelijk in beeld te hebben.

 

Via de mappenweergave links in beeld kunt u snel wisselen tussen Postvak IN, Verzonden items en andere mappen. Via rechtsklikken is het mogelijk een nieuwe map te maken. OWA ondersteunt zelfs slepen en neerzetten, zodat u gelezen berichten uit het Postvak IN kunt verslepen naar een andere map. Alleen de van Outlook 2003 bekende Zoekmappen worden niet ondersteund.

 

De weergave Agenda toont een dag-, week of maandweergave. Door te dubbelklikken op de gewenste dag en tijd maakt u snel een nieuwe afspraak aan. Iemand met toegang tot uw agenda, zoals een secretaresse, ziet deze nieuwe afspraak direct. U kunt ook afspraken met anderen plannen. Kies daarvoor Nieuw >> Afspraak uit de werkbalk. OWA is zeer compleet: u kunt vereiste en optioneel aanwezige personen benoemen en ook bronnen als een vergaderruimte of beamer meeplannen. Via een tabblad Beschikbaarheid is in de agenda's van anderen te zien of zij een gaatje vrij hebben.

 

 

Naast e-mail en agenda heeft u in OWA ook de beschikking over uw contactpersonenlijst en een takenlijst. Beide werken zoals gebruikelijk, hoewel sommige geavanceerde opties niet beschikbaar zijn.

 

De knoppen linksonder geven toegang tot alle onderdelen van het systeem. U vindt hier drie knoppen die u in Outlook 2003 niet tegenkomt: Openbare mappen, Regels en Opties. Via Openbare mappen gaat u naar een apart venster waarin u toegang krijgt tot de openbare mappen van Exchange Server. Regels stelt u in staat nieuwe regels te maken voor binnenkomende berichten. De knop Opties is een manier om de instellingen van OWA te beheren: er is immers geen menubalk met Extra >> Opties erin! In de Opties vindt u onder meer een Afwezigheidsassistent, filtermogelijkheden voor ongewenste mail, vormgevingsopties en de mogelijkheid verwijderde items te herstellen.

 

Als u klaar bent met uw werkzaamheden klikt u op de knop Afmelden om uit te loggen. Op gemeenschappelijke computers kan het zinvol zijn de cache van de browser te legen. Kies in Internet Explorer Extra >> Internet-opties en klik op Bestanden verwijderen. Ververs de weergave met F5 en sluit de browser af.

 

 

Uw webbrowser bepaalt hoe OWA eruit ziet en wat de functionaliteit ervan is. Wanneer u gebruik maakt van Windows Internet Explorer 5.0 of een hogere versie krijgt u de zogenaamde premium versie te zien. Heeft u een oudere of afwijkende browser, dan ziet u de basisversie. De basisversie ondersteunt sommige uitgebreide voorzieningen niet, maar stelt u wel in staat berichten, agenda-items en dergelijke via een standaard HTML-interface te bekijken, te wijzigen en te maken.

 

Natuurlijk raden wij u aan de meest recente versie van Internet Explorer te gebruiken. Een 'mindere' browser is niet per definitie slecht: de standaard webpagina van OWA wordt zeer snel opgebouwd, simpelweg omdat er minder 'toeters en bellen' zijn. U kunt er dus op vertrouwen dat u uw e-mail, agenda en contactpersonenlijst overal ter wereld en op vrijwel elke pc kunt benaderen.

 

 

Small Business Server 2003 biedt diverse verbeteringen voor het gebruik van Outlook Web Access. In de vorige versie van deze software was het ook al mogelijk de e-mail en agenda op afstand te raadplegen. De snelheid en veiligheid van de dienst is nu sterk verbeterd. Zo verschijnt de interface na het intypen van uw gebruikersnaam en wachtwoord veel sneller in beeld. Ook ondersteunt Outlook Web Access nu een vorm van compressie tussen het e-mailsysteem en uw computer. Daardoor kan de snelheidswinst oplopen tot 70% ten opzichte van de vorige versie van Exchange 2000.

 

Sommige organisaties stonden het gebruik van OWA niet toe omdat het niet mogelijk was de browser op afstand te sluiten. Daardoor bestond de mogelijkheid dat gevoelige informatie werd achterhaald via gemeenschappelijke computers, zoals in een Internet-café. Exchange 2003 heeft de mogelijkheid een time-out op een e-mail sessie te zetten, zelfs als het browservenster open blijft. Tenslotte is het nu mogelijk bijlagen te blokkeren. Dit voorkomt virusinfecties door het openen van onveilige bijlagen.

 

Outlook Web Access is een uitstekende manier om op afstand belangrijke informatie te raadplegen. Via Exchange Server krijgt u beveiligde toegang tot uw e-mail, agenda, contactpersonen en taken. Bijna elke browser is geschikt om de gegevens te raadplegen. Het enige dat u nodig hebt is een pc met internetverbinding. En al deze technologie is standaard aanwezig in Exchange Server 2003, maar ook in Microsoft Small Business Server 2003. Voor MKB-ondernemers reden te meer om over te stappen op het relatief gunstig geprijsde SBS 2003!