Stel dat ik u kom opzoeken op uw eigen werkplek. Hoe zou ik uw bureau dan aantreffen? Is het een leeg strak werkblad, waar alleen de papieren liggen waar u nú mee bezig bent? Of is uw bureau misschien een creatieve berg van stapels papier met daartussen paperclips, elastiekjes, pakjes zakdoeken, koffiekopjes en post-its? Waarbij creatief een mooi synoniem is voor 'chaotisch'?
Archiveren doen de meeste mensen niet graag. En toch blijft het hard nodig: ondanks dat de wereld steeds digitaler wordt, gebruiken we nog steeds papier. Als het niet op kantoor is, dan wel thuis. Veel mensen willen te perfect archiveren - en archiveren dus helemaal niet.
Ik kom ze overal tegen: ondernemers die de waarde van een goed archiefsysteem onderstrepen en vervolgens het opzetten van het archief ietwat te serieus nemen. Ze maken eerst een degelijk plan voor hun archief. Bovenaan komen de hoofdcategorieën met daaronder submappen en sub-submappen. Vervolgens moet alles wat in het archief gaat ergens geregistreerd worden. Daarmee kun je later binnen een seconde of vijf dat ene papiertje weer terugvinden; in hoofdmap 5.7.2.0 of submap 3.5.2.1a.
Het maken van die mappen plus het bijhouden van een index wordt uiteindelijk zoveel werk dat u het maar helemaal laat zitten. Daar hebt u tussen de bedrijven door nou eenmaal geen tijd voor (en zeker geen zin in). Wat op een regenachtige donderdagmiddag een prachtig plan leek, wordt door de realiteit van elke dag de nek omgedraaid. De stapel 'te archiveren' keert weer glorieus terug op uw bureau.
Een beproefd recept: houd het simpel. Maak geen ingewikkelde structuur, maar sorteer uw werkarchief van A-Z. Geen extra documenten met indexen, geen sub-submappen. Als het één minuut langer duurt om iets terug te vinden, hebt u die extra tijd allang terugverdiend met het supersnelle archiveren van alles wat u nog niet weg wilt gooien.
| 
