Takenlijsten fascineren me. Ze zijn overal aanwezig, voor veel mensen onmisbaar en lijken ondertussen toch vaak niet echt lekker te werken. In de grote warboel van het moderne leven zou de takenlijst de zeekaart moeten zijn die ons veilig en snel over de woelige baren van het kenniswerk leidt.

 

Maar het tegendeel lijkt het geval. Waar de zeeman met zijn kaart in de hand de beste koers bepaalt, wordt de moderne kenniswerker heen en weer geslingerd tussen de takenlijst aan de ene kant en allerlei urgente problemen, onderbrekingen en de waan van de dag aan de andere kant. Het grote probleem is volgens mij dat het helemaal niet duidelijk is wat je nou precies op zo'n takenlijst zou moeten zetten. De meeste mensen doen maar wat. En zo worden takenlijsten te lang en te vaag - en dan werken ze niet meer!

 

Met een vage takenlijst moet u elke keer dat u een taak leest opnieuw verzinnen wat het nou ook alweer precies was wat u moest gaan doen. Dat geldt trouwens ook voor e-mails die zijn gemarkeerd als ongelezen. Mij kost dat gewoonweg teveel tijd, dus ik schrijf precies op wat ik als eerste moet doen. Net zo erg zijn te lange takenlijsten; er staat simpelweg te veel op. En daar lijkt geen kruid tegen gewassen. Per slot van rekening is er geen einde aan het aantal goede plannen en verzinnen kost minder tijd dan echt doen.

 

Uw onderbewuste heeft niettemin best door dat de meeste van die taken toch niet echt deze week gaan gebeuren. Vandaar die extra weerstand en dat schuldgevoel wanneer u in de richting van uw lijst kijkt. Net of het om strafcorvee gaat in plaats van lekker ondernemen.

 

Zelf werk ik met een tijdshorizon van een week. Alles wat ik deze werkweek wil doen staat op mijn lijst met eerstvolgende acties. Al het andere hoort niet op die lijst thuis, maar staat bijvoorbeeld op mijn later/misschien-lijst. Die lijst kijk ik één keer per week door om te zien welke items van die lijst doorgeplaatst moeten worden naar mijn lijst met eerstvolgende acties voor de volgende week.
Ja, dat vraagt even wat serieus denkwerk, maar het geeft meteen wel een hoop duidelijkheid en overzicht. Geef mij maar een goed afgesteld kompas als ik midden op de turbulente zee zit.