Welke ondernemer heeft tijd over om lekker langzaam te werken? Ik ken ze niet. Tijdens het werken met Microsoft Office Outlook wil ik zelf in elk geval zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan de bediening van het programma. Die tijd gebruik ik liever om nog wat beter na te denken over wat ik inhoudelijk wil doen.

 

Veel mensen werken in Outlook met hun muis, en helaas is dat de traagste manier van werken, zeker wanneer het gaat om dingen die u vaak doet. In een ander artikel heb ik dat al eens stapje voor stapje uitgewerkt om te laten zien hoeveel tijd uw muis u eigenlijk kost.

Het is een stuk slimmer om voor de acties die u regelmatig uitvoert de sneltoetsen te leren kennen. Outlook kent er een heleboel, maar u hoeft er maar een paar uit het hoofd te kennen om het meeste effect te behalen. Volgens Pareto besparen 20 procent van de sneltoetsen waarschijnlijk ongeveer 80 procent van uw tijd.

Ik zet de belangrijkste sneltoetsen voor het maken van nieuwe items in Outlook voor u op een rijtje:

 

Ctrl+Shift+M	Open een nieuwe e-mail om te versturen
Ctrl+Shift+K	Plaats een nieuwe taak op uw takenlijst
Ctrl+Shift+A	Sla een nieuwe afspraak op in uw agenda
Ctrl+Shift+C	Maak een nieuw contact aan
Ctrl+Shift+N	Schrijf een nieuwe notitie

Veel mensen zijn gewend om de sneltoets Ctrl+N te gebruiken om een nieuwe e-mail te maken. Maar dat werkt alleen wanneer u op dit moment al in uw inbox of een andere e-mailmap staat. Ctrl+Shift+M werkt goed door heel Outlook.

Natuurlijk kost het even wat tijd om de belangrijkste Outlook-sneltoetsen uit het hoofd te leren kennen, maar de resultaten kunnen spectaculair zijn. Op basis van de coaching die wij doen, schat ik dat onze klanten 35 procent sneller hun e-mailinbox leegwerken, alleen al door het gebruik van sneltoetsen. En dan is er nog veel meer te leren.