Wie bepaalt eigenlijk of u geconcentreerd kunt werken? Voor veel mensen is dat ‘iemand anders'.
Als iemand anders een vraag heeft, komt hij gewoon binnenlopen. Als iemand anders iets kwijt wil, belt hij even. Als iemand anders iets naar u mailt, rekent ze erop om binnen een uur antwoord te krijgen, zodat u elke tien minuten uw e-mail checkt om te zien of er nog iets urgents is binnengekomen.

Eigenlijk wordt u geleefd door ‘iemand anders' en hangt uw concentratie en dus productiviteit af van de timing die ander het beste uitkomt.

Natuurlijk, als ondernemer bent u de spin in het web van uw bedrijf en voor veel mensen het aanspreekpunt. Maar dan kan het erop uitlopen dat u zoveel vragen krijgt, dat u aan uw eigen werk niet meer toekomt. Zoals één van onze klanten zei: "Op het moment dat ik de deur van mijn kantoor binnenkom, stop ik met werken."

Als u te vaak wordt onderbroken is het lastig om grotere klussen goed op te pakken, zoals nadenken over de strategie voor de langere termijn. Wat kunt u doen?
Wanneer uw medewerkers, collega's en leveranciers eraan gewend zijn dat ze altijd bij u binnen mogen vallen, zullen ze niet aarzelen om dat te doen. Aan de ene kant is dat goed, open en aardig, aan de andere kant is het de vraag of u altijd degene moet zijn die alle antwoorden heeft op het moment dat dat iemand anders het beste uitkomt.

Om echt geconcentreerd te raken hebt u tijd nodig; ongeveer twintig minuten om er echt in te komen. Logisch dat dat niet meer lukt als u voortdurend wordt gestoord.
Het werken met een ‘stuffbakje' heeft mij geholpen om de concentratie terug te winnen die ik nodig heb voor bijvoorbeeld het schrijven van een artikel.

Neem bijvoorbeeld een simpel brievenbakje en zet dat net buiten uw kantoor. Instrueer vervolgens uw medewerkers dat ze alle vragen die ze op papier hebben in het stuffbakje doen en dat u er diezelfde of de volgende dag op terugkomt (en doe dat dan ook), dan hoeven ze u niet meer steeds te onderbreken tijdens uw werk.

Voor echt urgente zaken kunnen ze u natuurlijk nog wel aanspreken of even bellen, maar het zal blijken hoe weinig zaken in de meeste bedrijven echt urgent zijn.

Taco Oosterkamp is expert in slimmer werken. Samen met zijn team van meereffect helpt hij organisaties om 10-20% productiever te worden door veel beter om te gaan met informatie die er toch al is.

Op zijn website www.outlookvideos.com laat hij u in tientallen korte videootjes precies die tips en trucs zien waarmee u de e-mailstroom gemakkelijk de baas blijft.