‘Ik wil leren om meer gedaan te krijgen in minder tijd,' sprak één van mijn klanten. Hij was dus aan het juiste adres. Effectiever werken is nou eenmaal mijn missie. Ik herinner me niet meer precies wanneer die afwijking zich openbaarde, maar ik ben altijd op zoek naar manieren om dingen nog net even handiger en slimmer te doen.

Meer doen in minder tijd - ik vind het ideaal.
E-mail verwerken? Het kan sneller.
Teksten intikken? Het kan sneller.
Documenten opslaan? Het kan absoluut sneller - ik heb net mijn eigen manager nog een tip aan de hand gedaan daarover.

Sinds op elk bureau een computer staat is de kans om werk slimmer en sneller te maken exponentieel vergroot. Als ik een uur meekijk met de gemiddelde manager kan ik zo 10 dingen noemen die effectiever en overzichtelijker kunnen. En bij zijn of haar secretaresse kom ik ook aan de 5 tips, minimaal.

Maar wat blijkt? Kantoorwerkers zijn extreem ongevoelig voor het verbeteren van hun werkprocessen. In 1955 al schreef de Brit Cyril Northcote Parkinson een grappig bedoeld essay over bureaucratie. En zoals dat met goede humor gaat: het was pijnlijk waar: 'Werk duurt precies net zo lang als de tijd die ervoor beschikbaar is.'

Hebt u een dag voor het nemen van een beslissing? Dan kost het waarschijnlijk ook een dag. Staat er twee dagen voor het schrijven van een memo? Dan weet u al vast dat het precies zestien uur gaat duren. En laten we blij zijn dat na een vergadering meestal een lunch of diner komt als natuurlijke deadline!

Gelukkig heb ik mijn geheime wapen. Dat apparaat helpt me om flink veel productiever te zijn, vooral bij taken die ik niet bijster interessant vind. En het mooie is: mijn geheime wapen kost maar een paar euro, is volledig geautomatiseerd en neemt weinig ruimte in op m'n bureau. Toch is het verantwoordelijk voor een productiviteitsverbetering van minimaal enkele procenten.
Het werkt eigenlijk heel eenvoudig. Ik stel die digitale kookwekker in op 12 minuten en probeer in die tijd bijvoorbeeld zoveel mogelijk e-mails te verwerken, paragrafen te schrijven of papieren op te ruimen. Soms begint meer doen in minder tijd met kleine stappen.

Als deadlinemachine is het ding onbetaalbaar. En ook niet gek: het is weer eens wat anders dan een paar sokken of een fles aftershave.