Na twee weken zomervakantie werd ik verwelkomd door 546 e-mails in mijn mailbox. Dat viel nog mee. De gemiddelde Nederlander had er 171 en deed er vervolgens 5,6 uur over om die mails te verwerken. Dat is toch al snel 2,8 uur te veel, wat ons met z'n allen op jaarbasis tien miljard euro kost. (Dat testje kunt u nog steeds doen op www.NationaleMailIndex.nl)
Nu spamfilters zover zijn ontwikkeld dat ze de meeste onzin tegenhouden, blijkt des te meer dat we te kampen hebben met een watersnoodramp in ons hoofd. Er komt elke dag zo ongelooflijk veel nieuwe informatie op ons af, dat we dreigen te verzuipen - als dat al niet is gebeurd. En de symptomen van ‘verzuipen' zijn lang niet altijd duidelijk: versnipperde concentratie, gebrek aan tijd om na te denken over wezenlijke dingen, meer stress en minder overzicht.
Maar het mooie is dat je ook kunt leren zwemmen. Mensen hebben de capaciteit om duizendmaal meer informatie te verwerken dan wat ze per e-mail krijgen. Alleen vraagt elk nieuw medium nieuwe manieren, methodes, werkwijzen om ermee om te gaan. Toen in de afgelopen eeuw de kunstschilderwereld werd verrijkt met een nieuwe verfsoort, acryl, waren er nieuwe technieken nodig om met die verf te gaan werken. Acrylverf werkt nu eenmaal heel anders dan olieverf. En zo werkt ook e-mail anders dan papieren post.
E-mail verwerken moet bijvoorbeeld geen doel op zich worden. Je doet het ergens anders voor. Om ideeën uit te wisselen, afspraken te maken of wat dan ook. Maar zomaar rondhangen in de inbox is killing voor uw productiviteit. Vrachtwagenchauffeurs die halve dagen bij een benzinestation blijven rondhangen omdat ze de geur zo lekker vinden, zouden rap ontslagen worden. Maar toen de universiteit van Glasgow een onderzoek deed naar e-mail bij managers, kwamen ze erachter dan sommige mensen wel zeiden dat ze netjes elk kwartier hun inbox checken, maar dat ze in werkelijkheid wel 40 keer per uur op F9 drukten om nieuwe mail op te halen!
Nu onomstotelijk blijkt dat e-mail zo ontzettend veel geld kost is het misschien tijd om binnen uw bedrijf wat afspraken te maken. Niet alleen over werktijden, pauzes en werkkleding, maar ook over het slim en handig en vooral productief e-mailen. Dan doen wij ons onderzoek volgend jaar gewoon nog een keer om te kijken of dat gelukt is.
| 
