Faxen vanuit Windows XP

Als u al in het bezit bent van een faxapparaat vraagt u zich misschien af waarom u zou faxen vanuit de computer. De eerste reden is papier. Het is niet langer nodig een document eerst uit te printen voordat u het kunt faxen. Ook voor het ontvangen van faxen is geen papier nodig - tenzij u de fax graag afdrukt natuurlijk. Een andere reden is hardware. Voor het versturen van elektronische documenten per fax hebt u slechts een faxmodem nodig. Deze zijn bijzonder goedkoop en een faxmachine is zeker duurder.

 

Voor bedrijven is een volgend probleem het gezamenlijk gebruik van de fax. Soms willen meerdere personen tegelijk gebruik maken van de fax. Er ontstaat dan een menselijke wachtrij. Faxen per computer kan altijd en als het document niet direct verzonden kan worden probeert de software het even later opnieuw.

 

 

Als gebruiker van Windows XP beschikt u automatisch over de benodigde faxsoftware. In Windows XP is namelijk een compleet systeem voor het verzenden en ontvangen van faxen en het maken van faxvoorbladen ingebouwd. U moet het - indien nodig - alleen nog even installeren. Dat doet u als volgt:

 

 

Fax Services wordt nu geïnstalleerd. Waarschijnlijk vraagt het systeem om de originele Windows XP cd-rom. Doe deze in uw cd-speler om de installatie te voltooien. Sluit het dialoogvenster Software en kies Printers en andere hardware >> Printers en faxapparaten en dubbelklik op Fax. Nu verschijnt de Wizard Faxconfiguratie.

 

 

Deze vult u als volgt in:

 

 

 

 

Windows XP Fax Services is nu geïnstalleerd en geconfigureerd. Zorg ervoor dat het gekozen modem goed werkt en is aangesloten op een telefoonlijn voordat u verder gaat.

 

U gebruikt de fax-console voor het bekijken en beheren van inkomende en uitgaande faxberichten en voor het configureren van de Fax Services. Net als Outlook is de fax-console voorzien van een Postvak IN, een Postvak UIT en een map Verzonden items. Daarnaast kunt u de fax-console gebruiken om een eenvoudige fax te verzenden. Start de fax-console via Start >> Alle programma's >> Bureau-accessoires >> Communicatie >> Fax >> Faxconsole.

 

 

De twee actieve iconen in de werkbalk van dit programma zijn Nieuwe fax en Nu ontvangen. U kunt ook het menu Bestand gebruiken: hierin zitten de opties Een fax verzenden en Nu een fax ontvangen. De laatste optie heeft natuurlijk alleen zin als u tijdens het installeren van de Fax Services de optie Ontvangen inschakelen heeft aangevinkt. Om een fax te maken doet u het volgende:

 

 

Een verzonden fax komt in de map Postvak UIT te staan. Hier kunt u in de diverse kolommen zien wanneer het bericht is ingediend, naar wie het gaat en wat de status ervan is. Wanneer uw computer aan het verzenden slaat wordt het venster Faxcontrole getoond. Hierin kunt u zien hoe de fax verzonden wordt. Een succesvol verzonden faxbericht verdwijnt naar de map Verzonden items.

 

Het is te allen tijde mogelijk de configuratie te wijzigen. Kies Extra >> Gegevens van de afzender om uw afzendergegevens te bewerken. Kies Extra >> Fax configureren om de Wizard Faxconfiguratie te tonen. Deze kent u al uit de stappen die u moest doen na het installeren van de Fax Services. Om dieper te duiken in de configuratie van het systeem doet u het volgende:

 

 

Bij het gebruik van de Wizard Fax Verzenden kunt u kiezen uit een aantal standaard voorbladen. Het oogt natuurlijk veel professioneler om een eigen faxvoorblad te gebruiken. Die kunt u maken met het hulpprogramma Faxvoorblad-editor. Dit is tijdens het installeren van de Windows XP Fax Services toegevoegd aan de Bureau-accessoires. U gebruikt dit hulpprogramma als volgt:

 

 

Het faxvoorblad wordt opgeslagen in de map Mijn documenten onder \Fax\Persoonlijke faxvoorbladen\ en krijgt de extensie .cov (van cover sheet). In de Wizard Fax verzenden kunt u bij de optie Voorbladsjabloon uw eigen faxvoorblad selecteren. Het is gemarkeerd met de toevoeging (Persoonlijk) om aan te geven dat het geen standaard ingebouwd voorblad is.

 

 

In een aantal gevallen kunt u het faxbericht niet intypen omdat het al op papier staat. Denk hierbij aan bestaande brieven, memo's, overzichten en werktekeningen. In tegenstelling tot bij een gewone fax moet u het document nu zelf scannen voordat u het per computer kunt verzenden. Daarvoor kunt u best een goedkope scanner gebruiken: de resolutie hoeft niet hoog te zijn en kleuren zijn voor een fax ook al niet belangrijk. U maakt gebruik van de software van de scanner, een grafisch programma met de zogenaamde TWAIN interface of van het Windows XP hulpprogramma Scanner en camera Wizard.

 

 

 

Stel de resolutie van de scanner niet te hoog in en werk in zwart-wit of grijstinten. Scan dan het document. Ga naar de functie Afdrukken van uw applicatie en kies de printer Fax. Wanneer u afdrukt naar deze printerdriver wordt de Wizard Fax verzenden gestart. Hierin kunt u alle nodige instellingen doen, zoals het opgeven van de ontvanger en diens faxnummer.

 

Het faxen van elektronische documenten toont de ware kracht van de Fax Services van Windows XP. Het is bijzonder eenvoudig een Word-document, een Excel-werkblad of zelfs een complete PowerPoint-presentatie te faxen naar één of meerdere ontvangers. Natuurlijk blijft het niet bij Microsoft Office toepassingen.

 

U kunt vanuit elk programma een fax versturen, vooropgesteld dat u kunt afdrukken. In plaats van een normale printer kiest u namelijk de speciale printerdriver FAX. Deze zet het document om in een grafische afbeelding in TIF-formaat en vraagt om het faxnummer en andere gegevens. Daarna wordt de fax verzonden. Het scherm dat u gebruikt hangt af van het programma. Vanuit een Windows XP applicatie als Paint of Kladblok faxt u als volgt:

 

 

Vanuit een Office applicatie als Word of PowerPoint faxt u als volgt:

 

 

 

Het is in Word ook mogelijk het ingebouwde Microsoft sjabloon Wizard Fax te gebruiken:

 

 

 

Om faxen te kunnen versturen vanuit Outlook moet u Fax Services toevoegen als een e-mailaccount. In Outlook 2002 en 2003 werkt dat zo:

 

 

Om een fax vanuit Outlook 2002 of 2003 te verzenden gaat u op de volgende manier te werk:

 

 

Dankzij de bij Windows XP standaard meegeleverde faxsoftware kunt u na het lezen van dit artikel thuis of op kantoor vanachter uw PC faxen verzenden en ontvangen. U zult al snel het gemak hiervan weten te waarderen. De enige investering die u - misschien - moet doen is de aanschaf van een faxmodem, maar meestal beschikt u daar al over. Dat geldt zeker voor de faxsoftware, want die zit standaard in Windows XP.