Uw software kan goedkoper met de juiste licentievorm

 

Auto's, kopieermachines en koffiezetters worden door de meeste ondernemers geleased, maar software wordt meestal gekocht. Zodra een nieuwe versie van die software uitkomt, moet opnieuw het volle pond betaald worden. Dat betekent een aanslag op uw werkkapitaal en uw automatiseringsbudget. Er zijn slimmere en goedkopere oplossingen. Want kent u het vernieuwde Software Assurance plan al? Dat zorgt ervoor dat u en uw medewerkers altijd met de nieuwste software werken, ook thuis. Lees in dit artikel hoe u op uw investeringen in software kunt besparen.

 

Bij elk softwarepakket hoort een licentie: een certificaat dat u het recht geeft om die software te mogen gebruiken. Voor een gemiddelde pc hebt u een licentie voor Microsoft Office en een licentie voor Microsoft Windows. Ook als u een nieuwe pc met daarop voorgeïnstalleerde software koopt, krijgt u daar een of meer licenties bij. Hebt u meerdere pc's in uw bedrijf, dan beschikt u dus over meerdere licenties, misschien wel een map vol.

 

Vanaf 5 licenties is het een stuk gemakkelijker en overzichtelijker om voor een andere licentievorm te kiezen. Dat is bovendien goedkoper, omdat u geen 'softwaredozen' meer hoeft aan te schaffen. Tevens krijgt u een duidelijker beeld van de softwarekosten. Als ondernemer in het Midden- en Klein Bedrijf zijn voor u drie licentievormen interessant, namelijk:

 

 

Open Subscription License (OSL) is een vorm van huren. Veel bedrijven kiezen voor OSL voor een periode van drie jaar. Dat betekent dat u voor een vast huurbedrag per desktop per jaar de beschikking hebt over alle door u benodigde software op die desktop. Daarmee legt u minder beslag op het bedrijfskapitaal. Tegelijkertijd hebt u met OSL een veel beter inzicht in de werkelijke kosten per werkplek. Voortaan kunnen softwarekosten als vaste post in de begroting worden opgenomen.

 

OSL is niet eeuwigdurend. Na het verstrijken van de OSL-looptijd zou u de overeenkomst kunnen verlengen met één of drie jaar of u kunt gebruik maken van de uitkoop-optie, waarmee u de gehuurde licenties in eigendom krijgt.

 

Multi Year Open License (MYO) is een vorm van huurkoop en heeft een looptijd van drie jaar. Huurkoop is gunstig voor de cashflow van een onderneming. Met MYO betaalt u namelijk jaarlijks een afgesproken bedrag en daarmee spreidt u de softwarekosten.

 

Maar er zijn meer voordelen aan MYO. Gekoppeld aan deze licentievorm is bijvoorbeeld het Software Assurance plan, waardoor u altijd over de nieuwste versies van de software beschikt. Ook kunt u een beroep doen op de Microsoft Helpdesk, als u een probleem ervaart met Windows of Office.

 

MYO licenties zijn eeuwigdurend, dus na het verstrijken van de looptijd hoeft u niet opnieuw voor de licenties te betalen. Zij zijn dan uw eigendom.

 

Uiteraard kunt u ook uw software blijven kopen. Toch is ook dan een licentievorm voordeliger dan wanneer u vijf of meer softwarepakketten in de winkel zou kopen. Overweeg in zo'n geval Open License. Een van de voordelen van Open License is dat de licenties eeuwigdurend zijn: u sluit eenmalig een licentie-overeenkomst af en daarmee kan iedereen in uw organisatie van de software gebruik (blijven) maken. Zodra er nieuwe versies uitkomen, kunt u die tegen aantrekkelijke kortingen in uw Open License overeenkomst opnemen.

 

Een paar maal is in dit artikel de term Software Assurance (SA) genoemd. Gedurende de looptijd weet u zich met SA steeds verzekerd van de nieuwste versies van de software. Bovendien biedt SA aantrekkelijke extra's zoals gratis thuisgebruik van Office en eLearning training. Software Assurance is optioneel in Open License verkrijgbaar en hoort standaard in Open Subscription License en Multi-Year Open License. In combinatie met een van die twee laatste geniet u van nog meer extra's, waaronder gespreide betalingen, gratis support en vouchers voor IT-trainingen.