Excel 2007 slimmer en sneller dan versie 2003

Excel 2007 biedt maar liefst 1500 procent meer rijen en 6300 procent meer cellen dan zijn voorganger Excel 2003. Meer dan een miljoen cellen en meer dan 16000 rijen heeft de gebruiker ter beschikking om in te werken. Ook het maken van formules en het samenstellen van grafieken is zeer eenvoudig in Excel 2007 en ook hier staan nieuwe functies ter beschikking.

 

Een belangrijke vernieuwing in Excel 2007 is de manier waarop kan worden ingespeeld op een foutieve invoer door een gebruiker. U kunt het volgende voorbeeld zelf uitwerken en uitproberen:

 

Stel uw bedrijf heeft een speciale actie waarbij een klant vijf procent korting krijgt bij een aankoop. U wilt echter verhinderen dat een verkoopmedewerker per abuis vijftig procent kan invoeren, iets waar de meeste klanten overigens weinig bezwaar tegen zullen inbrengen.

 

U kunt ervoor zorgen dat Excel de invoer controleert. Dit gaat als volgt:

 

 

 

 

 

 

Het is geen enkel probleem om in Excel 2007 met tijdstippen te rekenen. U kunt uren optellen en aftrekken zonder enig probleem. Zeker handig wanneer u binnen uw bedrijf het aantal uren, dat een werknemer gewerkt heeft, moet verrekenen met bijvoorbeeld een vakantiedag.

 

Het probleem waar u mee te maken krijgt is dat Excel alleen maar uurtijden herkent. Dit doet het programma weliswaar goed, maar na 24 uur begint het weer bij nul. De oplossing is echter simpel in Excel 2007:

 

 

Meteen valt een andere vernieuwing op van Excel. Wanneer u een formule bouwt toont Excel meteen alle varianten op die formule, in dit geval som.

 

 

U ziet dat de uitkomst vreemd aandoet. Want het is meteen duidelijk dat de werktijd meer bedraagt dan 1,45 uur. U lost dit op door de cel te selecteren waarin de formule staat en op de rechtermuisknop te klikken. In het snelmenu kiest u de optie Celeigenschappen. In het dialoogvenster Celeigenschappen opent u het tabblad Getal en kiest u in de categorieën lijst voor de optie Tijd. Rechts klikt u op het type seriële getallen. Klik op OK om uw keuze te bevestigen.

 

 

U ziet echter direct een nieuw probleem, want Excel telt nu elk getal op dat gescheiden is door een ":". Wanneer u echter uw spreadsheet als volgt opbouwt klopt de formule wel. U dient zich dus goed te realiseren wat u wilt uitrekenen.

 

 

 

Elke formule in Excel 2007 wordt met zoveel mogelijk decimalen weergegeven. In de meeste gevallen is dit echter lastig omdat er bij het financieel prijzen van artikelen in euro's feitelijk slechts sprake is van twee decimalen. Het afronden in Excel 2007 is echter simpel en snel te realiseren.

 

Wanneer u een getal heeft met vier cijfers achter de komma volstaat een klik op het Financiële getalnotatie-knopje. Excel rondt het getal meteen af, decimalen tussen de nul en de vier naar beneden en decimale getallen van vijf tot negen naar boven.

 

Ook nieuw in Excel 2007 zijn de zogenaamde stijlen. Wanneer u een cel selecteert en met de muis op de stijlknop wijst, toont Excel direct hoe de cel eruit zal zien. Zo'n voorproefje is handig wanneer u nog aan het experimenteren bent met de getallen. De stijlen passen zich aan de inhoud van de cel aan. Zo zien ze er totaal anders uit wanneer u tekst intypt.

 

 

Maar let op. Dit afronden is slechts een zichtbare afronding en geen feitelijke. Wanneer u op de cel klikt, dan ziet u in de formulebalk nog steeds het oorspronkelijke getal staan. Gaat u dus met dit soort getallen werken dan zult u merken dat uw totaal zal afwijken van het afgeronde totaal. Immers, Excel blijft rekenen met alle decimalen. U kunt daarom beter de formule Afronden gebruiken. Deze formule zorgt ervoor dat Excel daadwerkelijk met twee cijfers achter de komma verder rekent.

 

Om een grafiek te maken heeft u een cijferreeks nodig die logisch is opgebouwd. U kunt de onderstaande afbeelding overnemen om kennis te maken met de grafische kracht van Excel 2007.

 

 

 

 

 

Excel maakt een prachtige grafiek aan, maar wanneer u nu in de werkbalk kijkt maakt u kennis met een van de grootste verbeteringen van het pakket. Want in de werkbalk kunt u nu direct het kleurenschema van de grafiek aanpassen, welke gegevens getoond moeten worden. In vroegere versies ging dit ook wel, maar dan moest u de grafiekwizard doorlopen. Een eenmaal gemaakte keuze kon alleen verbeterd worden door het juiste item aan te klikken. In Excel 2007 behoort dit tot het verleden, want het gebruikersgemak is enorm toegenomen.