Klik hier om Silverlight te installeren*
Nederland|Sitemap
Microsoft
Veiligheid 
|Contact

Outlook en Windows Mail: Back-ups maken

Voor het ontvangen en versturen van e-mail maakt menig organisatie intensief gebruik van Outlook 2007 of Windows Mail. Veel berichten bevatten belangrijke bedrijfsinformatie, zoals bijvoorbeeld afspraken of naam- en adresgegevens van een klant. Daarnaast is Outlook een informatiebron van notities, contactpersonen, taken en uw agenda.

De overheid eist in het kader van compliancy dat u alle zakelijke gegevens bewaart. Dus ook de informatie die in Outlook 2007 of Windows Mail opgeslagen ligt. Maar stel u voor dat u al deze gegevens ineens kwijt zou zijn? Bijvoorbeeld door een kapotte vaste schijf of diefstal. In grotere organisaties is dit te voorkomen door middel van Exchange Server; de gegevens staan dan niet op de pc maar centraal op een server en de beheerder draagt zorg voor de gegevens back-up. Veel kleinere bedrijven werken evenwel (nog) zonder Exchange Server, en in dat geval dient de gebruiker van de pc of notebook waarop de gegevens zijn opgeslagen te zorgen voor het back-uppen van de gegevens. Mocht zich ooit een rampscenario voordoen, dan kunt u terugvallen op de laatste back-up, die u van de gegevens in Outlook of Windows Mail hebt gemaakt.

Outlook 2007 beschikt standaard over nieuwe en gemakkelijke mogelijkheden om de gegevens veilig op te slaan. In dit artikel leest u er alles over. Aan het eind van het artikel leest u hoe u Windows Mail back-upt.
 
Opslag van bestanden
Archiveren versus back-up
Bestanden lokaliseren
Outlook 2007 handmatig back-uppen
Outlook 2003 handmatig back-uppen
Back-upbestanden
Windows Mail back-uppen

Opslag van bestanden

Als Outlook 2007 niet in combinatie wordt gebruikt met Microsoft Exchange Server, dan wordt vrijwel alle mail- en andere Outlook-informatie opgeslagen in het Outlook.pst bestand en één of meer aanvullende .pst-bestanden. Wanneer u hiervan een back-up maakt zijn uw e-mailberichten, taken, notities en dergelijke veiliggesteld. Daartoe moet u weten waar de .pst-bestand(en) op uw systeem bewaard worden. Het is dan mogelijk de bestanden handmatig te kopiëren naar een andere vaste schijf, een cd-rom of een ander opslagmedium. Een .pst-bestand kan tientallen tot honderden MegaBytes groot zijn, zeker als de e-mailberichten veel bijlagen bevatten. Een diskette komt derhalve niet als opslagmedium in aanmerking, maar externe vaste schijven met usb-aansluiting zijn zeer geschikt en fungeren als een snel en handig back-upmedium.
 

Archiveren versus back-up

In Outlook moet u onderscheid maken in:
  • archiveren, dat wil zeggen dat u bijvoorbeeld een deel van uw mailbox verhuist naar een archiefbestand, omdat de e-mails in die mailbox niet meer nodig zijn voor de dagelijkse gang van zaken, maar nog wel voor historie, eventuele naslag en compliancy. Een archiefbestand heeft eveneens de .pst bestandsnaamextensie. U kunt meerdere archiefbestanden aanleggen en in de naamgeving duidelijk maken wat er in gearchiveerd zit, bijvoorbeeld VerzondenMails2008.pst.
  • back-uppen, dat wil zeggen een totale back-up van de .pst-bestanden. Dat is dus het Outlook.pst bestand met daarin alle actuele informatie én alle archief .pst bestanden, zoals bijvoorbeeld VerzondenMails2008.pst.
 
Schermafbeelding: Outlook-gegevensbestanden
 

Bestanden lokaliseren

U kunt een handmatige back-up van Outlook uitvoeren wanneer u weet welke bestand(en) u moet kopiëren. Eerst achterhaalt u de locatie van het Outlook.pst bestand. Het pad naar het Outlook.pst bestand is in een Windows Vista-omgeving doorgaans:
C:\Gebruikers\uwnaam\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Hierin staat <uw naam> voor uw gebruikersnaam op de pc. Mocht de locatie op uw systeem afwijken, dan kunt u de juiste locatie op twee manieren vinden. De eerste is via Outlook 2007 zelf:
  1. Kies Bestand >> Gegevensbestandsbeheer
  2. Open het tabblad Gegevensbestanden en klik op Map openen
  3. Automatisch opent Windows Verkenner de map met het Outlook.pst-bestand
  4. Sluit Outlook en ga weer naar het venster van Windows Verkenner.
 
 

Outlook 2007 handmatig back-uppen

Een andere manier om Outlook-gegevens te back-uppen biedt Outlook 2007 zelf en wel via de functie Exporteren:
  1. Kies Bestand >> Importeren en exporteren
  2. In de lijst selecteert u Naar een bestand exporteren
  3. Klik op Volgende en kies de eerste optie Bestand met persoonlijke mappen (.pst)
  4. Klik op Volgende en kies het onderdeel van Outlook dat u wilt exporteren. Wilt u alle actuele informatie kopiëren, selecteer dan Persoonlijke mappen
  5. Klik op Volgende en geef de locatie op waar het backup.pst-bestand wordt opgeslagen.
    Klik op Voltooien om de back-up te maken. Merk op dat u in stap 3 alleen het actuele bestand hebt kunnen kiezen, niet de archiefbestanden. Deze moet u dus nog apart back-uppen volgens de methode uit de vorige paragraaf. Omdat de archiefbestanden minder vaak veranderen dan Outlook.pst, hoeven die overigens minder frequent te worden gekopieerd.
 

Outlook 2003 handmatig back-uppen

Is het Outlook.pst bestand eenmaal gevonden en hebt u hem in Windows Verkenner staan, dan zult u op die plaats ook eventuele archiefbestanden aantreffen. U maakt van alle bestanden als volgt een back-up:
 
  1. Rechtsklik in het linkerdeelvenster van Windows Verkenner op de map Outlook
  2. Kies uit het snelmenu Kopiëren naar
  3. Selecteer het opslagmedium, bijvoorbeeld Dvd-rw-station of een externe vaste schijf.
 
 
 

Back-upbestanden

Wanneer u een back-up maakt van de complete Outlook-map, dan worden ook de eventuele hulpbestanden van Outlook in uw back-upselectie meegenomen. Het gaat om een of meer van de volgende bestanden:
Outcmd.dat, hierin staan de instellingen van de menu-opties en werkbalken.
<profile>.xml, hierin staan de gegevens zoals die worden weergegeven in het navigatiedeelvenster.
<profile>.nk2, in dit bestand worden de e-mailadresafkortingen opgeslagen die u in beeld krijgt wanneer u de eerste letters van een e-mailadres typt.
<name>.srs, hierin staan gegevens over groepen van ontvangers en verzenders van e-mail berichten.
 

Windows Mail back-uppen

Werkt u met Windows Vista en Windows Mail (de opvolger van Outlook Express) dan worden de e-mail berichten opgeslagen in de map
C:\Gebruikers\<username>\AppData\Local\Microsoft\Windows Mail

U kunt deze map vinden via Windows Verkenner. U herkent direct de e-mail mappen, want de opbouw correspondeert met het Navigatievenster van Windows Mail. Binnen de map worden mappen, submappen en e-mailberichten weergegeven met pictogrammen. Een e-mail bericht krijgt een numerieke naam en de bestandsnaamextensie .eml. De back-up kunt u eenvoudig vanuit Windows Verkenner regelen; selecteer de bestanden en sleep ze naar de letter van bijvoorbeeld een externe vaste schijf.
 

Gerelateerde artikelen

 
Abonneer u op de nieuwsbrief
.

©2009 Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden. Contact opnemen |Gebruiksvoorwaarden |Handelsmerken |Privacyverklaring