Outlook, Word en Excel beveiligen met wachtwoorden

Veiligheid, beveiliging, bescherming, u komt die woorden steeds vaker tegen, wanneer het om computerwerk gaat. Grote (bedrijfs)netwerken en het internet zijn er de oorzaak van dat anderen toegang kunnen krijgen tot uw persoonlijke gegevens of bedrijfsgeheimen. Computertijdschriften, nieuwsbrieven en andere media waarschuwen u regelmatig voor onbeveiligde toegangen en alle gevaren van dien. In dit artikel aandacht voor een aspect van de beveiliging: wachtwoorden.

 

Na een korte bespreking over wachtwoorden in het algemeen komt het gebruik van wachtwoorden in de verschillende toepassingen van Microsoft Office aan de orde. Uitgangspunt is de nieuwste versie, Office 2003, omdat deze versie de meest geavanceerde beveiliging biedt. Bescherming op 'werkvloer' dus, maar niet te ingewikkeld en gemakkelijk te realiseren. U moet alleen niet uw wachtwoord kwijtraken, want in dat geval is toegang niet mogelijk en bent u uw gegevens kwijt.

 

In bedrijfsnetwerken is het eerste wachtwoord dat u bij het opstarten van de computer invult het Windows-wachtwoord. Hierdoor is al een flink stuk veiligheid gerealiseerd, want dit wachtwoord is gekoppeld aan toegangsrechten, niet alleen tot het systeem zelf, maar ook tot bedrijfsnetwerken. Maar worden deze Windows-wachtwoorden in uw bedrijf goed onderhouden? Dat wil zeggen regelmatig gewijzigd of zijn ze al jaren hetzelfde en afgeleid van simpele zaken (zoals iemands naam), zodat uw medewerkers hun wachtwoorden gemakkelijk kunnen onthouden?

 

In optimale beveiligingssituaties worden de wachtwoorden op regelmatige basis - tenminste eenmaal per kwartaal - gewijzigd en maakt men gebruik van wat Microsoft noemt: sterke wachtwoorden. Volgens Microsoft zijn wachtwoorden sterk als ze voldoen aan de volgende voorwaarden:

 

 

Daarnaast geeft Microsoft het advies voorzichtig te zijn met Microsoft-dialoogvensters waarin wordt gevraagd of u wilt dat uw wachtwoord bewaard dient te worden voor toekomstig gebruik.

 

De moderne mens dient zo langzamerhand veel wachtwoorden, inlognamen en pincodes te onthouden. Indien dit een probleem voor u is, maak dan gebruik van een programmaatje voor opslag van deze vertrouwelijke gegevens. U hoeft dan nog maar één (sterk) wachtwoord te onthouden. Met name voor PDA's zijn enkele goede programma's ontwikkeld, zoals bijvoorbeeld Codewallet Pro 2005 van Developer One. Dit programma is overigens ook in een pc-versie te verkrijgen.

 

In Outlook 2003 en Outlook 2007 is geen optie aanwezig om bij het opstarten verplicht een wachtwoord in te voeren. Het is echter wel mogelijk de map 'Persoonlijke mappen' te voorzien van een wachtwoord. Een ijzersterke beveiliging tegen hackers is dit niet, omdat via een achterdeurtje toch toegang tot uw mail verkregen kan worden, maar het levert wel een eerste beveiliging in situaties waarin u bijvoorbeeld wegloopt van uw werkplek en in principe iedereen toegang heeft tot uw mail. Invoeren van een wachtwoord gaat als volgt:

 

 

Voortaan zal Microsoft Outlook bij het openen vragen om een toegangswachtwoord.

 

Er zijn situaties denkbaar waarbij het belangrijk is dat een document beveiligd wordt met een wachtwoord. Stel, u heeft notulen van een vergadering gemaakt en gaat deze verspreiden. U wilt er zeker van zijn dat anderen niets aan het document veranderen. Daarom beveiligt u het document met een wachtwoord tegen bewerken, zodat het document wel in te zien is, maar niet met wijzigingen opgeslagen kan worden. Helemaal waterdicht is deze beveiliging niet, want een gewijzigde versie van het document is wel onder een andere naam op te slaan.

 

Een tweede voorbeeld: u heeft een verslag gemaakt van een beoordeling van een medewerker en u wilt beslist niet dat iemand dit verslag onder ogen krijgt. U beveiligt het verslag tegen openen door een (sterk) wachtwoord te gebruiken. Vergeet u het wachtwoord, dan bent u het verslag kwijt. Herstel is, zoals eerder vermeld, onmogelijk.

 

 

 

De wachtwoordbeveiliging is voor Word, Excel en PowerPoint nagenoeg hetzelfde. Alleen de plek waar de ingang hiervoor te vinden is, verschilt in Excel enigszins.

 

 

In het venster is naast het invulvak voor het wachtwoord een knop Geavanceerd te vinden. Deze knop geeft een ingang tot de versleuteling van het document, waarbij de ingevoerde sleutellengte de complexiteit van de codering bepaalt. Er zijn verschillende coderingstypen, maar informatie daarover wordt u hier bespaard.

 

Om uw werkblad te beschermen tegen gebruikers die (vaak onbedoeld) wijzigingen aanbrengen of iets per ongeluk wissen, kunt u wachtwoorden opgeven voor drie verschillende niveaus:
 
Niveau 1 betreft het beveiligen van het werkblad zelf, waarbij vrij exact aan te geven is wat de gebruiker nu wel en niet mag doen, zie afbeelding. Het is een kwestie van opties aan- en uitvinken. U kunt zelfs zo ver gaan dat u hen belemmert om cellen te selecteren en naar een ander werkblad te kopiëren; daartoe moet u de twee eerste opties ook uitschakelen. U vindt deze functie via Lint >> Controleren >> Blad beveiligen.

 

 

Niveau 2 betreft het beveiligen van de gehele werkmap, waardoor het bijvoorbeeld niet mogelijk is werkbladen toe te voegen of weg te halen. De structuur van uw werkmap blijft intact, maar belanghebbenden kunnen vrijelijk wijzigingen doorvoeren in de inhoud van de werkbladen. U vindt deze functie via Lint >> Controleren >> Gebruikers toestaan om bereiken te bewerken >> Blad beveiligen.

 

Het beveiligen van gedeelde werkmappen, zodat gebruikers deze niet kunnen instellen op exclusief gebruik en het wijzigingsoverzicht niet kunnen verwijderen. Door toepassen van de beveiliging wordt de werkmap automatisch gedeeld. U vindt deze functie via Lint >> Controleren >> Werkmap beveiligen en delen.

 

Net als Word en PowerPoint heeft Excel in het menu Extra een ingang Beveiliging. Deze is echter niet bedoeld om gegevens veilig te stellen en te coderen, maar meer bedoeld om uw bestand te beschermen tegen gebruikers die (vaak onbedoeld) wijzigingen aanbrengen of iets per ongeluk wissen. U kunt wachtwoorden opgeven voor:

 

 

 

 

Het is in Word mogelijk formulieren te maken die door gebruikers bekeken en ingevuld mogen worden, maar waarbij alleen gegevens op de daartoe bestemde plekken geplaatst kunnen worden. Door het beveiligen met een wachtwoord zorgt u ervoor dat de gegevens op de juiste plek terecht komen, zorgt u voor gebruikersgemak (want u stuurt gebruikers in de juiste richting) en zorgt u ervoor dat het formulier blijft zoals u het bedoeld had.

 

Net zoals bij Excel gaat het hierbij niet om gecodeerde beveiliging (ook al is dat eventueel wel mogelijk), maar om bescherming van het document. De werkwijze bij het maken van een (beschermd) formulier is kort samengevat als volgt aan te geven:

 

 

De in te stellen wachtwoorden in de toepassingen van Microsoft Office leveren niet de meest optimale vorm van beveiliging, maar geven welke mogelijkheden uw bestanden tegen onrechtmatige gebruikers te beschermen. Ze geven daarnaast voorzieningen om uw werk te beschermen tegen ongewilde wijzigingen, met alle gevolgen van dien. Het is echter wel zaak uw wachtwoorden goed vast te leggen, want het nadeel van 'sterke' wachtwoorden is dat ze extra snel te vergeten zijn.