Microsoft Exchange - Casestudie Nikon Corporation

Nikon Corporation is sinds 1917 actief als producent van optische apparatuur. Het bedrijf staat wereldwijd bekend om zijn camera's en digitale beeldverwerkingsapparatuur, maar produceert tevens industriële en wetenschappelijke apparatuur.   De Nikon Group, met een jaaromzet van circa USD 5,9 miljard, bestaat uit tientallen bedrijven over de hele wereld en biedt werk aan meer dan 16.000 personen. De markt voor optische apparatuur is continu in beweging, wat betekent dat producenten snel moeten kunnen handelen om hun concurrentiepositie te behouden.   Net als de meeste bedrijven maakt Nikon gebruik van de ontwikkelingen in de informatietechnologie om zijn concurrenten een stap voor te blijven. "Wij willen de samenwerking tussen de zusterbedrijven binnen de Nikon Group zoveel mogelijk versterken en ondersteunen, zodat het management snel genoeg kan handelen om effectief in te spelen op veranderingen", zegt Yoshiyasu Iizuka, general manager van de afdeling Information Systems bij Nikon Corporation. "Tegelijkertijd willen we regels opstellen voor de beveiliging van onze informatie zodat deze beter beheerd wordt."   Nikon wilde een oplossing voor berichtenverkeer invoeren die de werknemers in staat zou stellen om snel te reageren op veranderingen. Veel managers bij Nikon, waaronder de top van de onderneming, zijn regelmatig weg van kantoor voor besprekingen met klanten.   In het verleden betekende dit vaak dat beslissingen moesten worden uitgesteld totdat de managers op hun bestemming waren gearriveerd en toegang hadden tot essentiële informatie. Nikon zag in dat vertraging in het verkrijgen van goedkeuring van het hoger management een belemmering vormde om zaken snel af te handelen.   Het bedrijf wilde dat managers, ongeacht hun locatie, konden beschikken over de middelen die ze nodig hadden om toegang te krijgen tot berichten en andere belangrijke informatie, cruciale beslissingen te nemen en transacties zo snel mogelijk tot een succesvol einde te brengen. Nikon wilde bovendien een oplossing die werknemers in staat zou stellen om op een zo efficiënt mogelijke manier informatie aan te maken, uit te wisselen en te beheren.   Vanuit het oogpunt van IT-beheer was Nikon geïnteresseerd in productfuncties die de onderneming in staat zouden stellen gemakkelijker te voldoen aan wet- en regelgeving. Ten slotte was de beveiliging van informatie voor Nikon een eerste vereiste waaraan elke nieuwe technologische oplossing zou moeten voldoen.

In het kort Land: Japan Branche: Geavanceerde technologie en elektronica   Klantprofiel Sinds de oprichting in 1917 heeft Nikon Corporation zich ontwikkeld tot een vooraanstaand producent van camera's en apparatuur voor digitale beeldverwerking. Het bedrijf heeft meer dan 16.000 werknemers en behaalde in 2005 een omzet van meer dan USD 5,9 miljard.   Uitgangssituatie Nikon wilde zijn werknemers in staat stellen om op een efficiënte manier informatie uit te wisselen en samen te werken. Ook wilde het bedrijf zijn managers de beschikking geven over beveiligde mobiele apparatuur zodat ze ook buiten de kantooromgeving snel beslissingen konden nemen.   De oplossing Nikon implementeerde een nieuwe oplossing voor berichtenverkeer, die is gebaseerd op Microsoft Exchange Server 2007 en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Managers hebben nu rechtstreeks toegang tot berichten via apparatuur met het Windows Mobile-besturingssysteem.   De voordelen    Snellere beslissingen Snellere productintroducties Beveiligde mobiele communicatie Efficiëntere samenwerking en een hogere productiviteit Eenvoudiger naleving van regelgeving

Om deze doelen te bereiken, koos Nikon voor Microsoft Exchange Server 2007, Microsoft Office SharePoint Server 2007 en Windows Mobile 5.0. Deze producten vormen samen de basis van de nieuwe berichtenomgeving bij Nikon. Iizuka legt uit waarom Windows Mobile, in combinatie met Exchange Server 2007, een doorslaggevende rol speelde bij het nemen van de uiteindelijke beslissing. "Beveiliging was voor ons een zeer belangrijke factor bij het kiezen van een mobiele oplossing", zegt Iizuka. "Zonder de beveiligingsvoorzieningen van Exchange Server 2007 en Windows Mobile had Nikon geen mobiele oplossing kunnen implementeren."

 

"We zijn zeer te spreken over de standaard-beveiligingsvoorzieningen van Exchange Server 2007 en Windows Mobile, zoals de mogelijkheid om van een afstand gegevens van mobiele apparatuur te verwijderen."   Yoshiyasu Iizuka, General Manager, afdeling Information Systems, Corporate Center Nikon Corporation

 

De nieuwe berichtenomgeving heeft ook positieve gevolgen gehad voor het gevoel van dynamiek bij Nikon. "We brengen een nieuwe manier van werken in praktijk door onze werknemers een omgeving te bieden waarmee ze op elk gewenst moment en vanaf elke locatie op een veilige manier toegang kunnen krijgen tot informatie als e-mail en documenten", verklaart Iizuka.

 

Een van de hoofddoelen van Nikon was om managers de middelen te bieden die ze nodig hadden om snel beslissingen te nemen. Dankzij Exchange Server 2007 en mobiele apparatuur met Windows Mobile kunnen managers nu ook buiten hun eigen kantoor hun e-mail en andere informatie lezen. "Met deze producten kunnen werknemers vanaf één centraal punt rechtstreeks hun agenda raadplegen en hun e-mails lezen", zegt Iizuka.   De Direct Push-technologie in Exchange Server 2007 zorgt ervoor dat werknemers die gebruikmaken van mobiele apparatuur nieuwe e-mails, afspraken, taken en contactinformatie ontvangen zodra deze beschikbaar komen op de server. "Een van grote voordelen van Exchange Server 2007 is dat we deze voorzieningen nu gemakkelijk en veilig kunnen aanbieden."

"Exchange Server 2007 biedt een keur aan functies die de naleving van regelgeving ondersteunen, zoals archiverings-regels die ervoor zorgen dat e-mailberichten gedurende een opgegeven periode worden bewaard."     Kazuya Murakami, Network Systems-team, afdeling Information Systems Nikon Corporation

 

"Zelfs wanneer onze medewerkers niet op kantoor zijn, kunnen ze hun agenda raadplegen en e-mail en documenten lezen. Dus waar ze zich ook bevinden en hoe vroeg of laat het ook is, ze beschikken over alles wat ze nodig hebben om snel beslissingen te nemen", zegt Iizuka. "Wij opereren in een snel veranderende markt. Met Exchange Server 2007 en Windows Mobile kunnen we markt- en productinformatie snel uitwisselen tussen onze productielocaties en onze mensen in het veld, waardoor we producten nog sneller op de markt kunnen brengen", aldus Iizuka.

 

De beveiliging van het berichtenverkeer en de bedrijfsgegevens was zo'n hoge prioriteit voor Nikon dat het bedrijf ervoor zou hebben gekozen om het zonder mobiele berichtenoplossing te stellen als de beveiligingsvoorzieningen niet voldoende konden worden gegarandeerd. Met Exchange Server 2007 en Windows Mobile kan Nikon erop vertrouwen dat mobiele werknemers veilig toegang hebben tot bedrijfsinformatie vanaf hun mobiele apparatuur met Windows Mobile.

 

"We zijn zeer te spreken over de standaard-beveiligingsvoorzieningen van Exchange Server 2007 en Windows Mobile, zoals de mogelijkheid om vanaf een afstand gegevens van mobiele apparatuur te verwijderen en het gebruik van authenticatiecertificaten", zegt Iizuka. "Als een apparaat kwijtraakt of wordt gestolen, kunnen we alle gegevens, instellingen en toepassingen wissen en zo onze gevoelige informatie beschermen. Wordt het apparaat weer teruggevonden, dan kan de gebruiker zijn of haar instellingen opnieuw invoeren en het apparaat synchroniseren om de gewiste gegevens en toepassingen weer terug te halen."

 

"Daarnaast zorgt Nikon er via beleidsregels voor dat elk mobiel apparaat gebruikmaakt van authenticatiecertificaten, zodat het bedrijf erop kan vertrouwen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang krijgen tot het bedrijfsnetwerk."

 

Nikon hechtte er niet alleen belang aan dat het mobiele berichtenverkeer goed werd beveiligd, maar wilde het voor de werknemers van de verschillende dochterondernemingen ook gemakkelijker maken om samen te werken. "Het verbeteren van de efficiëntie bij het aanmaken, uitwisselen en beheren van informatie is voor ons van cruciaal belang", aldus Harumi Ogata van het Network Systems-team van de afdeling Information Systems.

 

Met Office SharePoint Server 2007 kan Nikon gemeenschappelijke informatiebronnen eenvoudig toegankelijk maken voor werkgroepen en afdelingen. En omdat SharePoint Server 2007 probleemloos gegevens kan uitwisselen met Exchange Server 2007, kunnen gebruikers rechtstreeks hun e-mail lezen vanaf een SharePoint-portalsite.

 

"Een van de redenen waarom we hebben gekozen voor SharePoint Server 2007 is het gebruiksgemak van dit systeem, dat nog verder wordt versterkt door de compatibiliteit met de Microsoft Office-toepassingen die door veel werknemers van Nikon worden gebruikt", zegt Ogata. Hij geeft het product hoge cijfers voor de beveiligingsvoorzieningen en het gemak waarmee gegevens kunnen worden beheerd. "SharePoint Server 2007 vormt de basis voor een geïntegreerd gegevensbeheer. De mogelijkheid om websites te personaliseren door koppelingen op te nemen naar e-mail en agenda-informatie maakt SharePoint Server nog aantrekkelijker."

 

Kazuya Murakami van het Network Systems-team is zeer te spreken over de functies van

Exchange Server 2007 die Nikon in staat stellen de van toepassing zijnde wet- en regelgeving na te leven. "Exchange Server 2007 is ontworpen met het oog op gecentraliseerd beheer", zegt Murakami. "Beheerders kunnen het berichtenverkeer bewaken en verschillende beveiligingsregels toepassen op het gebruik van e-mail", zegt Murakami. "Exchange Server 2007 biedt een keur aan functies die de naleving van regelgeving ondersteunen, zoals archiveringsregels die ervoor zorgen dat e-mailberichten gedurende een opgegeven periode worden bewaard."