We verzamelen veel, ook wat informatie betreft. Informatie speelt immers een belangrijke rol in ons leven. Legio zijn de redenen waarom mensen op het maniakale af informatie verzamelen. Sommigen leggen grote collecties aan op hun harde schijven, in hun kasten, en in hun werkkamers, thuis en op het werk. Deze persoonlijke verzamelingen bestaan uit informatiedragers in diverse vormen en formaten, zoals brieven, web prints, boeken of tijdschriften. Ook structuren die de informatie ordenen of beschrijven, worden gebruikt (bijvoorbeeld agenda's, folders op de computer, geordende stapels documenten, to-do-lijsten.) Ten slotte bevat zo'n collectie ook verwijzingen naar de bronnen (je favorietenlijst, mailinglijsten, de namen in je mobieltje.) Om dan nog te vinden wat je hebt, vereist een goed geheugen (wat de meeste mensen niet hebben) en een goed ordeningssysteem (wat velen niet goed bijhouden.)
Fysieke en digitale documenten kennen een verschillende opslagstructuur en toegang. Schattingen zeggen dat kenniswerkers 15-35% van hun tijd bezig zijn met het -opnieuw- zoeken naar informatie. Veel informatie hebben we vaak al, maar we zijn vergeten dat we die hadden, dus gaan we er niet naar op zoek. Bijna de helft van alle medewerkers kan de informatie zelfs binnen het eigen bedrijf niet vinden. Veel zoekopdrachten, on- en offline, worden afgebroken, soms met ingehouden woede omdat men zeker is dat de informatie toch ergens moet zijn. Zelfs de goed georganiseerde collega vindt nu vaak iets niet meer, eenvoudigweg door de hoeveelheid. Iemand verzuchtte daarom ooit: "Als we eens wisten wat we al weten."
Velen zoeken eerst in de eigen opgebouwde verzameling informatiebronnen voordat ze anderen raadplegen of, afhankelijk van iemands voorkeur, hopen direct online het antwoord te vinden. Deze persoonlijke informatieverzamelingen steunen op het feit dat iemand nuttige informatie bewaart en de rest verwijdert. Soms wordt dezelfde informatie op meerdere plaatsen of in verschillende formaten opgeslagen om maar ooit toegankelijk te zijn. Helaas is de tijd hierbij niet in ons voordeel. Want tijd voor het periodiek onderhoud van deze collecties hebben we niet meer. Toch willen we eens gevonden informatie gemakkelijk terug kunnen vinden.
Persoonlijke verschillen en iemands functie spelen ook een rol in het opbouwen van informatieverzamelingen. Sommige mensen bewaren echt alles over zeer lange tijd; anderen plegen periodiek onderhoud van hun informatiebronnen. Wanneer hebt u bijvoorbeeld voor de laatste keer een abonnement bewust opgezegd? Het is een goed idee om een informatiedieet te volgen. De meeste informatie is toch niet voor u bestemd, en dat wist u ook al vooraf als u eerlijk tegen uzelf bent.
Ons informatiegedrag is wat dat betreft vrij primitief te noemen. Bookmarks, tabbladen of geïndexeerde databases zijn voor ons hulpmiddelen om de informatiespeld in de bekende hooiberg te zoeken. Hele archiefkasten worden nauwgezet bijgehouden om aan een mogelijke toekomstige informatievraag te voldoen, nota bene om een document uit het verre verleden te raadplegen. Let wel: de informatie is vaak maar via één ingang te benaderen.
Digitaal zijn we al een stuk verder tegenwoordig met de zoekmogelijkheden van desktopsoftware. Digitale opslag leent zich voor rijke zoekmogelijkheden. Zelfs degenen die altijd alle mail in hun inbox lieten staan, zijn nu in het voordeel. Een zoekopdracht op je desktop tovert toch alles tevoorschijn. Toch heeft nog niet iedereen het gemak van dit geïntegreerde zoekmiddel ontdekt. Dat volgende versies van deze software ook rekening houden met uw voorkeuren, vaag geformuleerde zoekvragen en uw werkelijke (zoek)gedrag van de laatste tijd, mag duidelijk zijn. De ervaring leert dat veel informatie aan personen is gekoppeld. We weten vaak beter van wie we de informatie kregen dan waar hij is opgeslagen. Bij het zoeken naar eens gevonden informatie neemt de zoekmachine dat sociale aspect mee. Technologie helpt dan zeker om te vinden wat u zoekt, of gaat u zelfs proactief van advies dienen bij uw dagelijkse beslommeringen met informatie.
