Eenvoud(ig)

Eenvoud in communicatie is een hele kunst. Mensen zijn geneigd meer te vertellen dan nodig is, omdat ze veel weten en omdat ze niet weten wat de ander al weet. Eenvoud wil niet zeggen dat we informatie moeten weglaten. Eenvoud wil wel zeggen dat we communiceren in een duidelijke taal die aansluit bij de ontvanger. De ontvanger kan zelf ook een aantal dingen doen om die eenvoud te bereiken. Het heeft met iemands houding en gedrag ten opzichte van informatie te maken. Iemand moet het gevoel krijgen dat hij alles onder controle heeft. Daarom zijn de navolgende drie maatregelen in hoge mate persoonlijk.

 

 

 

Wanneer veel informatie moet worden verwerkt, geeft het OHIO-principe een praktische oplossing. OHIO is een afkorting en staat voor 'Only Handle Information Once'. Neem e-mail als voorbeeld. Hoe vaak opent u een en hetzelfde bericht? Maar hetzelfde geldt voor fysieke documenten. Wat deze zienswijze eigenlijk bedoelt, is om informatie een minimaal aantal keren te gebruiken om effectief te zijn. Een ander acroniem in dit verband is 3D: 'Do it, Delegate it, or Dump it'. De criteria voor elk van de drie acties zet u zelf.

 

 

 

In het verleden was goede informatie zeldzaam. Meer informatie werd geassocieerd met betere informatie. Soms is dat nog steeds het geval. Maar we willen in elk geval kwalitatief betere informatie. We willen ook kunnen zeggen: Stop, ik heb genoeg informatie voor mijn besluit. Wanneer iemand dat niveau bereikt is in hoge mate persoonlijk.

 

Richtlijnen zijn niet te geven, hoewel de praktijk leert dat je vaak net iets te laat bent om krachtig stop te zeggen. Het beste advies is om de volgende keer tijdig te stoppen met het zoeken naar meer informatie en eerst verwerken wat u al heeft. Deze reflectiemomenten zijn belangrijk. Vaak heeft iemand niet meer informatie nodig, maar meer tijd. Tijd om van de aanwezige informatie kwalitatief goede kennis te maken.

 

 

 

Mensen weten niet wat ze niet weten. Ze willen ook, paradoxaal genoeg, van een onderwerp steeds meer weten. En hoe meer ze weten, hoe meer ze weten welke informatie ze nog meer willen hebben. Maar toegeven dat je niet alles weet en niet alles hoeft te weten is een hele opluchting.

 

Het ligt niet in onze aard om te erkennen dat je iets niet weet. Daarom gaan we maar door met informatie verzamelen. Maar achteraf weet iedereen welke 5% van de verzamelde informatie echt nodig was. Hoe vaak gebeurt het niet dat je eigenlijk moet zeggen dat je het niet weet, maar dat niet doet? Schuldgevoelens kunnen nooit een reden zijn, want iedereen zit met dit probleem. Bovendien kun je nu leren van anderen die het wel weten. De erkenning van iemands onwetendheid is een ideale basis om dingen te leren.