De geschiedenis leert ons dat verhalenvertellers een belangrijke rol speelden in de overdracht van informatie. Voor het schrift was uitgevonden, was mondelinge communicatie zelfs de enige mogelijkheid om kennis tussen generaties over te dragen. De opslag gebeurde in het menselijke geheugen, nauwelijks op fysieke media en zeker niet op elektronische gegevensdragers.
Maar zelfs nu nog wisselen veel culturen informatie slechts mondeling uit. Ook in zakelijke omgevingen wordt veel informatie mondeling gecommuniceerd. Naast een goed geheugen zijn onze oren het belangrijkste zintuig. Het nadeel is dat met het vertrek van een sleutelpersoon uit een organisatie, veel in zijn geheugen opgeslagen kennis verloren gaat.
In onze zakelijke communicatie is het aan te bevelen de boodschap in de vorm van een verhaal te brengen. Dat sluit aan bij onze eeuwenlange manier van communiceren. Verhalen brengen context en geven betekenis aan droge feiten. Verhalen sluiten aan bij wat de ontvanger al kent. Bovendien geeft deze communicatiemethode vaak de mogelijkheid tot interactie, wat weer aansluit op onze persoonlijke voorkeuren.
Wij leggen onze kennis vast in geschriften voor later hergebruik. Culturen die slechts mondeling communiceren, hebben enkele specifieke kenmerken:
- Bij het geven van informatie moeten alle belanghebbenden fysiek aanwezig zijn. Informatie gaat daarmee nooit ver en blijft vaak binnen de gemeenschap. Tenzij die verschillende gemeenschappen samenwerken, blijft de kennis in besloten kring.
- Om informatie niet te vergeten, worden allerlei technieken gehanteerd: Mnemopatronen (bijvoorbeeld alliteraties, rijm, bijnamen, uitdrukkingen of fraseringen), vaste uitdrukkingen (de dappere soldaat, een stoere eik), herhalingen, raadsels, spreekwoorden en zelfs homeostasis (het actief vergeten van zaken die niet meer nodig zijn).
- Informatie die niet volgens vaste patronen wordt aangeboden, wordt binnen een dergelijke gemeenschap eenvoudigweg niet toegelaten.
- Omdat informatie slechts in het geheugen kan worden opgeslagen, is toegang tot kennis dus toegang tot de persoon die deze kennis heeft. Het ontsluiten van deze kennis gebeurt door groepsbijeenkomsten of andere rituelen die de hiërarchische structuur van de groep bevestigen.
Nieuwe informatie wordt op verschillende manieren vastgelegd binnen een gemeenschap:
- Door de ouderen, die vaak het collectieve geheugen van de gemeenschap vormen doordat ze jarenlange kennis hebben verzameld.
- Door gebruik te maken van de sterk hiërarchische (familie)structuren van de gemeenschap.
- Door als groep een mening over iets of iemand te vormen.
- Door gezagsdragers binnen de groep (het stamhoofd, de medicijnman, de dorpoudste).
- Door de bestaande referentiekaders (nieuwe informatie moet passen of aansluiten bij wat de gemeenschap al weet).
Met het bovenstaande in gedachten, gaat u voor uzelf na wat de verschillen zijn tussen een dergelijke gemeenschap en onze hedendaagse bedrijven. Daarom zijn onze communicatiemiddelen ook zo populair. Ze vervullen een basisbehoefte van ons mensen: praten met anderen.
Het vertellen van verhalen is niets nieuws. De Bijbel maakte er al ruimschoots gebruik van. Hollywood begreep het principe van de verhalenverteller vanaf het begin. Ook ons belangrijkste medium, de televisie, draait om verhalen, van de soaps, documentaires tot aan shows toe. Een boodschap overtuigend overbrengen betekent een goed verhaal vertellen. Maar slechts weinigen laten zich daarbij professioneel bijstaan. Het probleem is dat niemand weet hoe een verhaal te vertellen. Het grotere probleem is echter dat niemand weet dat hij niet weet hoe een verhaal moet worden verteld.
