Beter informatiegebruik komt voort uit het herkennen van de eigen manier van informeren en communiceren en dat van uw naaste omgeving.
Door Guus Pijpers
Een eerste stap tegen te veel informatie is jezelf kennen. In mijn praktijk stel ik daartoe met een manager een informatieprofiel op. De vragen variëren van de informatiestromen die een manager heeft (in- en uitgaand; geschreven, gesproken en elektronisch) tot en met zijn sterke en zwakke punten in het omgaan met informatie. Dat geeft voor een deel antwoord op wie iemand is en wat hij doet ten opzichte van de inzet en het gebruik van informatie. Vaak weet een manager wel wat er aan schort. Zelden kan hij aangeven wat daarvan de echte oorzaak is of wat hij ertegen kan doen.
Bekijk eens de onderstaande lijst en schat in wat de tijdsbesteding is voor elke informatiebron. Of houdt een week bij hoeveel tijd u waaraan besteedt. Dit staat los van de inhoud. Elke informatiebron vraagt wel tijd, maar dat zegt nog niets over de effectiviteit van het communicatiemiddel.
- Aantal ontvangen/verstuurde e-mails per dag
- Aantal instant messages/telefoongesprekken/voicemails/conference calls per dag
- Aantal e-mailaccounts
- Uren per dag besteed aan e-mail/telefoon/voicemail
- Uren per week besteed aan kranten/tijdschriften/artikelen/boeken (zakelijk/privé)
- Uren per week besteed aan radio/tv (zakelijk/privé)
- Uren per week besteed aan andere informatiebronnen, zoals blogs, muziek, cd, dvd (zakelijk/privé)
- Uren per dag besteed aan technologieën om informatie te verwerken
Het uiteindelijke doel van deze inventarisatie is het herkennen van de eigen manier van informeren en communiceren en dat van je naaste omgeving. Iedereen weet dat mensen sterk verschillen in de manier waarop ze informatie vergaren en verwerken. Toch houden maar weinig mensen daar rekening mee als ze hun boodschap uitzenden.
Twee factoren zijn aangeboren waar het gaat om de manier waarop iemand informatie vergaart en verwerkt:
- Lezer versus luisteraar. Mensen krijgen informatie graag schriftelijk of mondeling. Ze zijn een lezer of een luisteraar. Sommigen praten liever dan dat ze schrijven. Natuurlijk is dit geen absoluut verschil. Het hangt ook van het gebruikte medium af. 70% van alle mensen is een lezer; de overigen luisteren liever. Als je veel informatie verzamelt, hoor je ook vaker tot de eerste categorie. In een bedrijfsomgeving zien we vaak dat een luisteraar leiding geeft aan een aantal lezers.
- Piler of filer. Sommige mensen maken zich zeer druk over ogenschijnlijk rommelige bureaus. Deze 'filers' vinden van zichzelf dat ze een goed systeem hebben en elk nieuw informatieobject uitgebreid bestuderen en goed opbergen, fysiek of elektronisch. De 'pilers' daarentegen werken juist met vaak meerdere stapels documenten of een overvolle inbox. Voor hen geldt het adagio: "out of sight, out of mind". Die stapel papier is gewoon werk. Beide ordeningsmanieren werken adequaat. Problemen ontstaan pas als je een structuur wilt opdringen of als je gezamenlijke werkruimtes, ook elektronisch, gaat gebruiken.
Naast de twee aangeboren factoren zijn twee andere factoren belangrijk voor de houding ten opzichte van informatie:
- Informatiejunk. Met de opkomst van het internet en de aangeboren nieuwsgierigheid van mensen, hebben we een probleem duidelijk gemaakt. Velen zijn verslaafd aan informatie. Of dat nu teletekst, de nieuwsuitzendingen, de roddelbladen, of de koffiecorner is, wij mensen lijken een aangeboren drang naar nieuws te hebben. Op zichzelf geen slechte eigenschap. Maar informatie zoeken werkt soms wel verslavend. En het geeft soms echte macht, nog steeds. Voor de meeste mensen geldt dat niet op de hoogte zijn bedreigender is dan het hebben van veel nutteloze informatie.
- OHIO. Wanneer veel informatie moet worden verwerkt, geeft het OHIO-principe een praktische oplossing. OHIO staat voor 'Only Handle Information Once'. Neem e-mail als voorbeeld. Hoe vaak opent u één en hetzelfde bericht? Maar hetzelfde geldt voor fysieke documenten. Een ander acroniem in het kader van informatieverwerking is 3D: "Do it, Delegate it, or Dump it". De criteria voor elk van de drie acties zet u zelf. Niet iedereen is echter gewend informatie weg te gooien, of u nu een 'filer' of 'piler' bent.
Combineer nu bovenstaande factoren met uw eigen informatieprofiel en dat van uw naaste collega's. Uit de resultaten zijn zeer zeker verbeteringen te halen. Herkenning en erkenning is de eerste stap naar beter informatiegebruik. | 
