Dat het Kaplan voor de wind gaat, zullen velen kunnen beamen. De door velen internationaal geprezen expert op het gebied van bedrijfsprocessen schreef onder meer vier bestsellers met co-auteur David Norton. Het duo publiceerde in 1996 het standaardwerk 'The Balanced Scorecard' met als subtitel 'Translating Strategy into Action', dat in meer dan twintig talen verscheen. De jaren daarna zijn de titels 'Alignment', 'Strategy Maps' en 'The Strategy-Focused Organization' uitgebracht.
Een gekozen bedrijfsstrategie effectief uitvoeren, daar is het Robert Kaplan uiteindelijk om te doen. Naar zijn mening zijn er maar weinig organisaties die daarin slagen. Samen met David Norton bedacht hij daarom de Balanced Scorecard, een managementmodel waarin bedrijfsprocessen en bedrijfsstrategie nauwkeurig op elkaar worden afgestemd. Robert Kaplan definieert daartoe de volgende stappen:
- Mobilize change through executive leadership
Alles begint met goed leiderschap, om een BSC-implementatie te bedenken, uit te voeren en te behouden.
- Translate strategy to operational terms
Als een bedrijf voor een BSC-strategie kiest, is een correcte vertaling naar uitvoering nodig, los van de bestaande structuren in de organisatie.
- Align the organization to the strategy
De bestaande organisatie aanpassen, om deze op de gekozen strategie van het bedrijf af te stemmen.
- Motivate to make strategy everyone's job
Communicatie van de strategie naar de eigen organisatie met de Balanced Scorecard wordt door Kaplan als cruciale stap beschouwd.
- Govern to make strategy a continual process
De strategie en bedrijfsprocessen blijven afstemmen en communiceren is noodzakelijk, evenals het bijstellen van de BSC op basis van resultaten en marktontwikkelingen.
Iteratief proces
Een bedrijfsvoering volgens dit model is niet van de een op de andere dag ingevoerd. Alles begint met een analyse van de processen in het bedrijf en het ontwikkelen van een reële bedrijfsstrategie. Pas daarna kunnen bedrijfsprocessen worden aangepast, om deze nauwkeurig af te stemmen op de gekozen strategie. Dit geheel wordt gevisualiseerd in een relatief eenvoudig grafisch overzicht op een poster: de Balanced Scorecard.
Een belangrijke volgende stap tijdens invoer, is om deze Balanced Scorecard als poster aan iedereen in de organisatie te overhandigen, om de strategie en de processen in het eigen bedrijf over te dragen. "Communiceer op zeven verschillende manieren, zeven maal bij het invoeren", geeft Kaplan als leidraad. De inzet is dat na afloop iedereen in de organisatie hetzelfde doel voor ogen heeft. Als dit is bereikt, ziet Kaplan een nieuwe functie direct onder het management: "Een soort directeur-generaal of secretaris-generaal-functie. Een persoon die waakt over het bedrijfsbreed conformeren aan de gekozen strategie, maar ook de effectiviteit toetst en helpt in het bijstellen van de strategie."
Doelen halen
Kaplan stelt dat een goed vormgegeven en geïmplementeerde BSC niet alleen uit is op een goed financieel bedrijfsresultaat, maar het gehele bedrijf van een duidelijke visie en marktstrategie voorziet. Kaplan: "En vergeet niet dat elementen zoals opleiding en klanttevredenheid onderdeel zijn van een BSC, als belangrijke basis voor succes op de langere termijn."
Business intelligence in de praktijk
Kaplans model past goed bij de eigenschappen van de BI-tools van Microsoft. Microsoft SQL 2005 opnemen in de infrastructuur maakt het mogelijk om complexe, actuele bedrijfsdata ondubbelzinnig in kerngetallen op elke desktop aan te leveren, zoals op basis van KPI's afgeleid uit een BSC. Het in Nijkerk aangekondigde Office PerformancePoint Server 2007 introduceert daarbij het gebruiksgemak van Microsoft Office. Bedrijfsactiviteiten zoals zijn gedefinieerd in een BSC kunnen met één geïntegreerde oplossing worden bijgehouden, geanalyseerd en gepland.
|
Kaplan in vogelvlucht
Robert S Kaplan, geboren 1952, is actief in research, colleges en consulting. Hij is verbonden aan de Harvard Business School (HBS) als Baker Foundation Professor. Kaplan is meerdere malen erkend als een van de grote denkers over bedrijfsprocessen, management en economie. Zijn naam is in 2006 aan de Accounting Hall of Fame toegevoegd, met als motivatie: "His many books and articles have given new life to cost accounting and revitalized the role of accounting in business management and strategic planning."
De erelijst wordt sinds 1950 door de Ohio State University gevoerd, voor personen die een grote bijdrage hebben geleverd in accounting en telt tachtig namen. Ook kreeg Kaplan in 2006 erkenning voor zijn werk met de Lifetime Contribution Award van de Management Accounting Section van de American Accounting Association (AAA), een titel die jaarlijks wordt uitgereikt. |
BSC-promotie
Kaplan besteedde veel aandacht aan het bedrijfbreed dragen van een BSC-implementatie. "Toon betrokkenheid, loop als CEO in elke vestiging eens langs een willekeurige medewerker, vraag de uitleg over de BSC en laat aanwijzen op welke plek zijn werk daarin valt, zo houd je iedereen scherp", aldus de business intelligence-expert. Ook toverde hij een afbeelding van een BSC als postertje uit de zijkant van een balpen. "Wees innovatief in hoe je alle medewerkers bij een BSC betrekt", gaf Kaplan zijn toehoorders mee.
| 
