Een van de grootste uitdagingen waarvoor organisaties zich vandaag de dag geplaatst zien, is gegevensbeheer. Ze moeten zien om te gaan met een veelvoud aan volumes, locaties, bestandsindelingen en scenario's.
Deze factoren zijn vaak zo complex dat het voor uw organisatie steeds moeilijker en tijdrovender wordt om effectief informatie te zoeken, delen en gebruiken. Bovendien worden organisatiestructuren complexer, omdat ondernemingen proberen hun concurrentiepositie te versterken door meer te doen met minder, en daartoe virtuele, platte en gedistribueerde omgevingen te scheppen.
In deze veelzijdige organisatiestructuren kan zakelijke informatie op tal van locaties worden opgeslagen: in mappen, op intranetten, in e-mail, op internet en op pc's. Dat maakt het alleen maar moeilijker om op efficiënte wijze essentiële informatie op te sporen. Daarom hebben ondernemingen hulpmiddelen nodig om informatie te zoeken en beheren. Daarmee verhogen zij hun productiviteit, nemen ze betere zakelijke beslissingen en behalen ze meer zakelijk succes zodat uiteindelijk hun concurrentiepositie sterker wordt.
Met geïntegreerde oplossingen voor gegevensbeheer van Microsoft verstevigt u de relaties met klanten en partners, ontwikkelt u innovatieve producten, verbetert u de bedrijfsvoering en vergoot u de winstmarges, zodat de kracht van informatie ten goede komt aan de onderneming.
Uw uitdaging
Organisaties produceren meer en meer informatie, die ook steeds waardevoller wordt, maar ook steeds moeilijker is te vinden en zinvol toe te passen. Informatiewerkers besteden 15 tot 30 procent van hun werkdag aan het zoeken naar informatie, en minstens de helft van alle onlinezoekopdrachten levert niets op. Het aantal informatiebronnen en de complexiteit van die bronnen neemt voortdurend toe. Dat leidt ertoe dat mensen meer gegevens opslaan en op meer locaties. Er zijn vele gebruikersinterfaces, die de gegevens elk op een eigen manier presenteren, waardoor inconsistentie en verwarring onvermijdelijk zijn.
Het resultaat is dat het rendement van informatie voor ondernemingen lager is dan het zou moeten zijn; bedrijven die worden overspoeld door informatie, zijn niet in staat die informatie optimaal te verwerken. De groeiende complexiteit van zakelijke informatie maakt het steeds moeilijker om informatie te structureren, te organiseren en te verwerken ter versterking van zakelijke inzichten. Daar komt nog bij dat veel mensen steeds meer informatie op hun computer opslaan, vaak slecht gestructureerd. Vaak ontbreekt een eenduidig proces of een eenduidige methode om deze gegevens op bedrijfsnetwerken of in servermappen onder te brengen en weer op te roepen.
Ondernemingen moeten in staat zijn documenten en informatie intern uit te wisselen, tussen verschillende locaties (bijvoorbeeld servermappen en intranetten). Teams moeten samenwerken zonder hinder te ondervinden van fysieke en culturele grenzen.
Mensen hebben ontdekt dat communicatie, planning en bestandsdeling lastig zijn te beheren op de traditionele manier. Het levert niet veel meer op om mapstructuren te doorzoeken en e-mails naar collega's te sturen om informatie op te vragen. Wat kenniswerkers in plaats daarvan nodig hebben, zijn faciliteiten om rechtstreeks met elkaar te communiceren binnen de context van de zakelijke processen en toepassingen waarin ze dag in dag uit werken. De meeste bedrijven beheren de inhoud in silo's, die elk werken met een eigen methode voor gegevensopslag. Kenniswerkers beschikken dan ook slechts over relatief inefficiënte en van elkaar losgekoppelde methoden voor toegang tot de gegevens en de inhoud die ze nodig hebben.
Effectief management van bedrijfsinformatie vereist dat kenniswerkers alle hulpmiddelen en collega's kunnen bereiken, zodat ze betere beslissingen nemen, productiever werken en grotere successen boeken. Met deze hulpmiddelen vinden, gebruiken en delen medewerkers informatie gemakkelijker en sneller.
Informatie zoeken
De start van het informatieproces ligt bij de toegang; als medewerkers snel en soepel de juiste informatie in handen krijgen, heeft dat spectaculaire gevolgen voor de productiviteit van de onderneming. Voor een adequate toegang hebben uw medewerkers het volgende nodig:
- Eén enkele interface die de desktopcomputers, het bedrijfsnetwerk en internet samenbrengt en waarmee informatie sneller wordt gevonden. Die interface helpt medewerkers zoeken naar verschillende soorten informatie: PDF-bestanden, e-mailberichten, bijlagen bij e-mailberichten, bedrijfsgegevens, en zelfs profielen van mensen, om intern experts te vinden evenals de bestanden en documenten waar zij mee werken.
- Een slimme zoekfunctie met bedrijfsspecifieke zoekmogelijkheden die snel relevante resultaten oplevert in bedrijfstoepassingen, databases en nog meer bronnen.
- Een intuïtieve zoekfunctie. De effectiviteit is optimaal als mensen werken met een vertrouwde gebruikersinterface, die is geïntegreerd in alle toepassingen van Microsoft Office.
- Een veilige zoekfunctie, zoals gebruikers die mogen verwachten van het besturingssysteem Windows Vista, dat een verbeterde beveiliging biedt tegen virussen, phishing en andere schadelijke software.
Informatie gebruiken
Als informatie eenmaal is gevonden, moet die worden gestructureerd en beheerd om een effectief gebruik mogelijk te maken. Als gegevens, feiten en cijfers op een samenhangende manier worden verzameld, vormen ze de kennis en het inzicht waarmee uw team of organisatie doeltreffend zakendoet. Effectief gegevensbeheer vereist het volgende:
- Sorteren en selecteren. Windows Desktop Search biedt visuele voorbeelden van pagina's met gedetailleerde samenvattingsinformatie, zodat medewerkers zoekresultaten sneller interpreteren.
- Aanpasbare, actuele zoekfuncties. Informatie moet naar wens kunnen worden opgehaald met opgeslagen zoekopdrachten die actuele gegevens snel structureren en weergeven. Dankzij uitgebreide gegevenssynchronisatie tussen desktopcomputers, het bedrijfsnetwerk en aangesloten apparatuur werken uw mensen met de nieuwste versies van documenten.
- Integratie met toepassingen. Excel, PowerPoint en andere toepassingen van Microsoft Office nemen foutloos gegevens op, ongeacht de bestandsindeling, om medewerkers te helpen informatie om te zetten in kennis. Microsoft Office is een uitgebreid, geïntegreerd pakket hulpmiddelen voor informatiemanagement en maakt het kenniswerkers gemakkelijk om met behulp van dynamische en professionele presentaties, compleet met grafieken en schema's, een synthese te geven van bedrijfskennis.
- Beter beveiligde toegang. Het intellectuele eigendom van de onderneming en de naleving van wettelijke regels moeten worden gewaarborgd met vastgelegde regels voor opslag, toegang en distributie van documenten en e-mail. U bepaalt wie toegang krijgt tot uw zakelijke inzichten.
Informatie delen
Als medewerkers gemakkelijk inzichten en kennis kunnen delen met collega's, klanten en partners, komt dat zakelijk succes ten goede. Geef uw medewerkers de hulpmiddelen die ze nodig hebben:
- Snel publiceren. Met Microsoft SharePoint Server 2007 creëert u gemakkelijk en snel webinhoud direct uit vertrouwde toepassingen en e-mail. Aangepaste, eigen SharePoint-sites maken het opslaan en delen van gegevens gemakkelijk.
- Dynamisch en frequent samenwerken. Met behulp van onlinevergaderingen en gemeenschappelijke werkruimten werken groepen beter samen binnen en buiten het bedrijfsnetwerk, terwijl uw reiskosten omlaag gaan. Werkruimten vormen een locatie waar alle hulpmiddelen en informatie van een groep centraal worden opgeslagen en gemakkelijk door alle deelnemers kunnen worden bijgewerkt.
- Effectieve communicatie. Met het geïntegreerde Microsoft-platform vinden uw medewerkers gemakkelijk informatie en communiceren zij langs meerdere wegen met collega's, partners en klanten (bijvoorbeeld via e-mail, telefonisch en via expresberichten). Met programma's voor teamprofilering doen medewerkers hun voordeel met netwerken van mensen, zowel binnen als buiten de organisatie, om contacten te leggen en kennis uit te wisselen. De toepassingen van Microsoft Office bieden de hulpmiddelen die medewerkers nodig hebben om gemakkelijk binnenkomende informatie te filteren op prioriteit.
- Relaties met partners en leveranciers. Windows SharePoint Services helpt u op weg naar een strakkere integratie van waardevolle relaties met partners en leveranciers dankzij de gebruikersvriendelijke mogelijkheden voor het bouwen van beter beveiligde extranetsites. Deze geïntegreerde benadering kan gedeelde zakelijke contacten stroomlijnen en tijd besparen bij administratieve zaken.
- Veilig delen. Met behulp van teamprofielen en rechtenbeheer kan informatie ook buiten de organisatie veiliger worden gedeeld, bijvoorbeeld met externe klanten, partners en leveranciers.
Versterk de interactie van uw medewerkers met informatie
De meeste ondernemingen staan tegenover de uitdaging om het verschil te blijven zien tussen zakelijke software en processen enerzijds, en de mensen die de onderneming tot een succes maken anderzijds. Elke onderneming moet zijn klantenbestand uitbreiden, nieuwe werkwijzen en producten ontwikkelen, efficiëntie optimaliseren, en veranderingen herkennen en daarop inspelen. In tal van situaties is effectief bedrijfsinformatiemanagement een must. Stel u eens voor dat uw onderneming het volgende zou kunnen:
- De ontwikkelingscyclus van producten inkorten en blokkades voor samenwerking en processen uit de weg ruimen.
- Geïnformeerd reageren op spoedaanvragen voor offertes en verkoopkansen.
- Effectiever beslissingen nemen over verkopen en marketing en sneller reageren op marktontwikkelingen dan de concurrenten.
- Klantenservicemedewerkers voorzien van de informatie die ze nodig hebben om snel te reageren op de vragen die klanten stellen via callcenters en winkels.
- De klantgegevens effectiever gebruiken voor het CRM-systeem en andere systemen, zodat u op elk moment klanten kunt voorzien van de juiste informatie.
Dat doet software allemaal niet. Dat doen mensen. Met geïntegreerde software voor bedrijfsinformatiemanagement nemen medewerkers betere beslissingen en stuwen zij de resultaten binnen en buiten het bedrijf op.
Oplossingen voor bedrijfsinformatie van Microsoft betrekken de medewerkers nauwer bij de software en de informatie waarmee het bedrijf wordt gevoerd en geven hen daarmee betere middelen in handen om te streven naar positieve bedrijfsresultaten. | 
