De werkplek is tegenwoordig vergeven van de technologie: laptops, PDA's, 'smart' draadloze telefoons, internet, bedrijfsservers, noem maar op. Maar de werknemers vormen nog steeds de basis van elk bedrijf. Hun kennis, ervaring, toewijding en inzet zijn de ingrediënten op basis waarvan een bedrijf de concurrentie voor kan blijven.
De rol van technologie is mensen te helpen hun talenten en mogelijkheden optimaal te benutten. Bij Microsoft zijn we van mening dat de juiste technologie meer is dan alleen een hulpmiddel. Het is een motor die werknemers en managers tot grotere prestaties aanzet en daarmee de manier van zakendoen drastisch verandert.
Technologie moet ten dienst staan van mensen
Het IT-onderzoeksbureau Gartner Inc. voorspelt dat bedrijven in 2006 meer dan 2,6 miljard dollar aan IT zullen uitgeven. Dit is inclusief hardware, software, IT-diensten en telecommunicatie. De onderzoekers van Gartner merken echter ook op dat bij de overgrote meerderheid van bedrijven die in IT investeren de managers klagen dat een overdaad aan informatie de besluitvorming kan vertragen en zelfs een obstakel kan vormen voor succes.
De oplossing is volgens de onderzoekers IT te gebruiken om de kluwe die soms door informatie wordt veroorzaakt, te ontwarren en niet te verergeren. Investeren in een "high-performance werkomgeving" kan volgens Tom Austin, vice-president van de Gartner Group, de concurrentiekracht verhogen, waarde toevoegen en de productiviteit optimaliseren van het belangrijkste middel van een onderneming: de werknemers.
"Bedrijven moeten hun werknemers de juiste middelen geven om de efficiency en de kwaliteit van hun werk te verhogen," stelt Austin. "In een optimale werkomgeving leveren goed geschoolde werknemers betere prestaties."
Een van de manieren om die werkomgeving te optimaliseren is door technologie te ontwikkelen die werknemers in staat stelt meerdere informatiestromen te beheren, trends en patronen te herkennen en beter samen te werken met collega's. "Dergelijke technologie biedt tastbare voordelen: hogere productiviteit, grotere vindingrijkheid, hogere relevantie en betere kwaliteit," stelt Austin.
De werkwijze van werknemers veranderen
Voorbeelden van Austins 'sleutels tot succes' zijn tegenwoordig over de hele wereld te vinden. Op de internationale luchthaven Zürich, bijvoorbeeld, zorgen 1300 partnerbedrijven en zo'n 20.000 werknemers dagelijks op miraculeuze wijze voor de verwerking van honderden vluchten en duizenden passagiers. Als er een schakel in dit netwerk van partners en werknemers uitvalt, bijvoorbeeld de ijsbestrijdingsploeg of een cateringbus, kan het hele luchtverkeer op de luchthaven vertraging oplopen.
De managers van de luchthaven Zürich riepen de hulp in van Microsoft-partners voor de ontwikkeling van een krachtig softwaresysteem, genaamd ZEUS, om de organisatie te stroomlijnen en alles in goede banen te leiden. ZEUS verzamelt informatie uit diverse bronnen op de luchthaven, zoals vluchtgegevens, landings- en vertrektijden, de status van bagageverwerking, etc., en geeft deze informatie weer. Op die manier worden de werknemers van Unique, de particuliere onderneming die de luchthaven beheert, continu op de hoogte gehouden van het functioneren van de luchthaven en van potentiële knelpunten.
"Een luchthaven is 24 uur per dag, 365 dagen per jaar in touw, dus is het van essentieel belang dat managers op elk moment toegang hebben tot belangrijke informatie, zodat we weten wat er dagelijks gebeurt," zegt Josef Felder, president-directeur van Unique. "Ik vind het een geweldig systeem, want het produceert niet alleen de nodige feiten en cijfers, maar ook allerlei grafieken. Binnen een paar minuten heb ik een volledig beeld van wat op een bepaalde dag op de luchthaven allemaal gebeurt."
ZEUS is een perfect voorbeeld van de voordelen die technologie moet bieden: het systeem verwerkt grote hoeveelheden informatie uit diverse bronnen en comprimeert deze, zodat werknemers er op basis van hun kennis en ervaring naar kunnen handelen. Dat zijn de ingrediënten voor een optimale werkomgeving die altijd opgeld doen, of een werknemer nu te maken heeft met een vliegtuig dat niet loskomt van een gate, een klant inzicht moet geven in de verschillende hypotheekvarianten van zijn bank of een oplossing moet vinden om de verwarmings- en ventilatiekosten te verlagen voor het bouwbeheerbedrijf waar hij werkt.
Informatie optimaal benutten om de werknemers en het bedrijf te helpen
In allerlei situaties kan technologie worden gebruikt om informatie te verzamelen, te analyseren en te comprimeren, zodat het voor bedrijf en werknemers een uiterst effectief, waardevol hulpmiddel wordt.
Een dienstverlenend bedrijf met technici op verschillende locaties gebruikt draadloze pc's om de centrale database met oplossingen voor problemen die zich overal in het land kunnen voordoen, continu bij te werken. Een ziekenhuis heeft een systeem dat artsen die zich op kilometers afstand bevinden, de mogelijkheid biedt de vitale functies van een patiënt die wordt geopereerd, te bewaken, zodat ze de chirurgen die de operatie uitvoeren, kunnen helpen eventuele levensbedreigende problemen op te lossen. Een financieel dienstverlener geeft zijn vertegenwoordigers de nodige hulpmiddelen om klantendossiers snel te kunnen doornemen of in een database met honderden klanten klanten te kunnen selecteren die bepaalde artikelen in voorraad hebben.
Al deze oplossingen bieden dezelfde belangrijke voordelen. Ze zijn gebruikersvriendelijk en gebaseerd op diepgaand inzicht in de manier waarop mensen werken. Ze werken naadloos samen met bekende programmatuur en technologie, zodat werknemers geen kostbare tijd verliezen aan het leren werken met complexe, zelf ontwikkelde systemen. Bovendien zijn ze gemakkelijk te integreren in bestaande systemen van bedrijven. Het zijn dus hulpmiddelen waar gebruikers snel en gemakkelijk mee uit de voeten kunnen.
Zoals de auteur John Naisbitt jaren geleden al zei, verdrinken we in informatie, maar hunkeren we naar kennis. Technologie moet tegenwoordig meer kunnen dan alleen nog meer informatie opzuigen. Het moet informatie verwerken en ten dienste stellen aan de gebruiker. Alleen op die manier levert het de gebruiker nieuwe kennis op die hem in staat stelt klanten beter van dienst te zijn, innovatieve ideeën te ontwikkelen of producten sneller op de markt te brengen.
Wanneer informatie bedrijven en werknemers echt ten dienst staat en geen obstakels opwerpt of de werkdruk verhoogt, kan dit tot fantastische resultaten leiden. | 
