Dit is hoe wij bij Microsoft slimmer communiceren

Door het gebruik van de laatste communicatie technologie van Microsoft is meteen inzichtelijk of iemand beschikbaar is en kun je het juiste middel kiezen om te communiceren. Een chatbericht voor een korte vraag of even videbellen om kort af te stemmen?

In het geval dat een persoon in een vergadering zit, plaatsen we een tag op deze persoon en worden gewaarschuwd als hij weer beschikbaar is. Je krijgt nu automatisch een berichtje als de contactpersoon weer beschikbaar is. Door erop te klikken kun je meteen beginnen met communiceren. Op deze manier voorkomen we dat onbereikbare collega's elkaars voicemailboxen inspreken.

Het delen van documenten en presentatiesmet meerdere mensen is eenvoudig. Als je de presentatie al open hebt op je computer, dan kun je deze selecteren uit een lijst met beschikbare programma's en word je presentatie automatisch gedeeld met de collega's die in de video-vergadering zitten

Het komt vaak voor dat we meerdere mensen willen betrekken in een overleg. Dit doe je door de contactpersoon op te zoeken en in het gesprek te trekken. Dit zijn collega's die online zijn, maar het kan net zo goed een collega zijn die in de auto zit en met zijn mobiel deel neemt aan de vergadering" Trouwens als we meerdere mensen willen uitnodigen voor een gesprek, dan doen we dit ook via Outlook. Met 1 druk op de knop voeg je een mogelijkheid toe om in te bellen. Iedereen die is uitgenodigd kan nu inbellen, zowel met de computer als met de telefoon! Losse conferencecallboxen hebben we dus niet meer nodig…

En dit zijn onze werkafspraken om slimmer te communiceren

• Zet altijd Microsoft Lync aan
• Houd actief je status en locatie bij
• Voor je gaat communiceren raadpleeg je de presence en bereidheid van de persoon met wie je gaat comuniceren (heb respect voor andermans status!)
• Kies bewust het middel waarmee je gaat communiceren
• Stuur grote attachments niet per email, maar zet deze op een Sharepoint of je MySite. Vervolgens stuur je alleen de link
• Gebruik waar mogelijk zoveel mogelijk nieuwe communicatiemiddelen met externen

Delen via: Tweet