Dit is hoe wij bij Microsoft slimmer vergaderen

Een goede vergadering begint met een goede voorbereiding. Technologie helpt hierbij:

• In Outlook maken we een vergadering aan en nodigen we mensen uit.
• Aan de uitnodiging koppelen we een vergaderwerkruimte. Door het versturen van de uitnodiging heeft iedereen automatisch toegang tot de vergaderwerkruimte.

De online vergaderwerkruimte biedt alles wat een vergadering succesvol maakt: je vindt er een agenda, een takenlijst en een documenten map. Alle deelnemers aan de vergadering kunnen zelf agendapunten toevoegen, taken aanmaken en documenten uploaden, je snapt wat de bedoeling is. Geen e-mailtjes meer over en weer, geen verschillende versies en geen excuses om onvoorbereid naar een vergadering te komen!

Omdat alle technologie samenwerkt, kun je taken aanmaken en afronden in Outlook. Taken die aan jou zijn toegewezen komen automatisch in je eigen To-Do lijst in Outlook te staan. Is je taak uitgevoerd, vink hem dan af zoals je gewent bent en anderen zien dat direct in de vergaderwerkruimte en in Outlook!

Tijdens een vergadering gebruiken we technologie om vergaderen op afstand mogelijk te maken. Deze technologie kan iedereen gebruiken, ongeacht waar je bent.

En dit zijn onze werkafspraken om slimmer te vergaderen

• Stel je agenda open voor iedereen en 'keep it up to date'
• Meld je gasten aan via InfoPath
• Toon respect voor andere mensen hun tijd
• Kom op tijd en voorbereid
• Gebruik voor herhaalde vergaderingen altijd een vergaderwerkruimte
• Biedt altijd de mogelijkheid voor een virtueel overleg
• Deel documenten via de vergaderwerkruimte en je MySite, niet via e-mail
• Geef op tijd aan als een taak niet op tijd wordt afgerond

Delen via: Tweet