Het Nieuwe Werken

"Op een gegeven moment hadden we een bedrijfspand gekocht en dat moesten we inrichten. Dan merk je dat je dingen mist en dat dingen niet lopen zoals ze zouden moeten lopen, of je productvisie niet aansluit bij je werkvisie." Robert Tempels, Procurement Facility Manager van Microsoft is verantwoordelijk voor de inrichting van het nieuwe pand van Microsoft. Hij bekijkt de stap die zijn organisatie maakt betrekkelijk nuchter. Zijn doel: het nieuwe pand zo inrichten dat het ontmoetingen en samenwerken zo optimaal mogelijk faciliteert.

Microsoft is al twee jaar bezig met bouwen aan het Nieuwe Werken. Tempels: “In 2005 hebben we de ‘negen leidende ambities' opgesteld die voor ons de basis zijn waarop we dit doen. In de eerste plaats gaat het om het aantrekken en vasthouden van talent. Werven wordt steeds lastiger, omdat de nieuwe generatie die op de arbeidsmarkt komt, heel anders over werken denkt dan wij dachten."

 

"Ten tweede hebben we aan de marktkant te maken met een verzadigde markt maar toch moeten we groeien. We leven in een hele snelle wereld. Web 2.0 verandert het hele spel, omdat consumenten zich veel makkelijker kunnen organiseren. Ze worden mondiger en benaderen ons op een andere manier dan vroeger. Onze concurrenten zitten natuurlijk ook niet stil en beconcurreren ons op allerlei fronten. Stil zitten kan dus niet."

 

"We moeten steeds vernieuwen om te kunnen blijven groeien. Ons belangrijkste kapitaal zijn de mensen die hier werken. Zij zijn onze innovatiekracht. We willen die innovatiekracht ondersteunen met een nieuwe kantooromgeving die is ingericht volgens de principes van het Nieuwe Werken. Bijkomend voordeel is dat we zo ook naar de rest van de wereld uitstralen dat we gecommitteerd zijn aan deze manier van werken."

” Bij de inrichting van het nieuwe gebouw staan de termen ontmoeten en samenwerken centraal. Uit een intern onderzoek bleek dat 70% van de samenwerking binnen de organisatie plaatsvond tijdens toevallige ontmoetingen. Verder bleekuit een interne pilot dat een groep ontwikkelaars 35% meer code met de helft van de fouten schreef, omdat hun omgeving letterlijk was ingericht op samenwerking. De samenwerking rendeerde buitengewoon goed. Reden genoeg om ruimte te creëren voor ontmoeten en samenwerken."

 

Dat begint al bij de ontvangst. "We hebben geen receptiebalie maar een grote ontmoetingsruimte. We zijn bezig om het ontmoetingsproces echt vorm te geven. De klassieke manier van ontvangen is dat gasten worden ontvangen, een kop koffie krijgen en ergens worden neergezet in afwachting van de medewerker. Vervolgens ga ja naar een vergaderruimte en je doet zaken. Waar we naar toe willen is dat de omgeving het doel van je bezoek zo optimaal mogelijk ondersteunt. Kom je om afspraken te maken, een sollicitatiegesprek of een demonstratie van een product? Dit zijn verschillende doelen. We willen toe naar een proces dat je optimaal ondersteunt om je ontmoeting zo effectief mogelijk te maken. Dat valt overigens nog niet mee als je ongeveer de hele samenleving over de vloer krijgt."

Samenwerking is volgens Tempels de sleutel tot verdere groei. "Als samenleving zullen we onze volgende stap moeten maken naar samenwerking. Als je kijkt naar de hoeveelheid aan informatie die op ons afkomt en hoe snel en hoe gemakkelijk deze verandert, dan kan het niet anders dan dat we tegen een plafond aan lopen van absorptie. We kunnen het niet meer allemaal in ons eentje bevatten."

 

"Door goed samen te werken kun je deze informatiestroom in je voordeel gebruiken. Je hoeft dan immers niet meer alles zelf te weten. Gezamenlijk heb je meer overzicht over de informatie en kun je makkelijker dwarsverbanden leggen. Eén van de pijlers onder het Nieuwe Werken is dan ook samenwerken. Als je als bedrijf een omgeving inricht waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten en samenwerken, creëer je in feite een platform voor toeval. Daar zit de meerwaarde. Voor die werkzaamheden die een medewerker alleen afkan hoeft hij ‘s ochtends echt niet in de file te staan."

In het gebouw zijn allerlei plekken gecreëerd om samenwerken te faciliteren. Van niches voor een paar mensen tot auditoria, van ruimtes in een huiskamerstijl tot meer traditioneel ingerichte vergaderplekken. Al deze plekken worden ook technisch ondersteund. "We realiseren ons dat we eigenlijk geen ontmoetingsplekken meer kunnen hebben zonder projectiemogelijkheid."

 

"De manier waarop wij werken, het delen van informatie, gezamenlijk om tafel zitten, snel even dingen kunnen laten zien, vraagt dat alle vergaderruimtes projectiemogelijkheden moeten hebben.' Zelfs over het bedrijfsrestaurant wordt nagedacht. ‘We hebben het bedrijfsrestaurant geïntegreerd in de ruimte, zodat we niet tussen twaalf en één, een hausse aan mensen hebben en dat het daarna helemaal leeg is. We hebben dus de lunchtafeltjes geplot in de werkruimte. We proberen in het hele gebouw een huiselijke sfeer te creëren zodat mensen zich prettig voelen. En ook thuis gelden regels. Als je je bord leeg hebt, breng je het naar de keuken."

"Alle werkvloeren zijn identiek ingericht. ‘ We gaan uit van activiteitgebaseerd werken. Dat betekent dat je een plek en een moment kiest voor je taak. Dus geen kantoren en eigen vaste plekken meer, maar oriëntatiegebieden. Dat zal voor een aantal mensen wel even wennen zijn."

Het nieuwe pand levert ook een kostenbesparing op. "We gaan van 17 m2 naar circa 10 m2 per medewerker. Dat scheelt in de bottom line. Het scheelt ook gewoon in kosten van interne verhuizingen. De grootte van onze afdelingen en de oriëntatie van de werkzaamheden van de medewerkers kunnen sterk wisselen. Omdat iedereen nu alleen nog maar een locker krijgt hoeven we geen volledige volksverhuizing meer te organiseren. Je doet je spullen in een doos en verhuist gewoon naar een andere plek."

Op papier klopt het allemaal, maar Tempels is ook realistisch. "We zijn aan het experimenteren. Het is onze overtuiging dat dit de manier van werken is, maar de praktijk zal uitwijzen wat succesvol is en wat niet. Wat niet klopt passen we aan." Levert deze flexibele opstelling niet veel verwarring op? "Het is een proces en daarin stellen we ons kwetsbaar op. Ik vind dat juist heel krachtig. Ook dat is onderdeel van het Nieuwe Werken."