 ProductiviteitEnterprise content management: de weg naar brede acceptatieEen interview met Hans van der Meer van Microsoft
Een immer groeiende hoeveelheid informatie, een groter onderscheid door intellectueel eigendom en een toename in regelgeving voor gegevensverwerking: slechts enkele voorbeelden die enterprise content management voor veel organisaties tot een strategische noodzaak maakt.
Volgens Hans van der Meer van Microsoft hoeft ECM niet complex te zijn en niet voorbehouden te blijven aan een klein deel van de organisatie.
Op deze paginaWaarom is de behoefte aan enterprise content management in de loop van de jaren toegenomen?
Anno 2006 is de gemiddelde laptop uitgerust met 120 gigabyte schijfruimte, terwijl een doorsnee desktop al van 250 gigabyte wordt voorzien. Over luttele jaren zal niemand meer opkijken van een opslag van 1 terabyte. De hoeveelheid informatie groeit. Vaak neigt de gebruiker nog naar lokale opslag van gegevens.
Vanuit IT-perspectief is zo'n situatie lastig te beheren. Over tien jaar zal bovendien 20 procent van de huidige werknemers met pensioen gaan. De kennis die deze personen hebben zal daardoor worden onttrokken aan het bedrijfsleven. Het is belangrijk dat deze informatie centraal wordt opgeslagen en eenvoudig toegankelijk blijft. Dat moet bovendien op een gestructureerde wijze gebeuren. Organisaties krijgen immers steeds vaker te maken met verscherpte ‘compliancy'-regelgeving rondom de opslag en toegankelijkheid van bedrijfsgegevens.
Ook beveiliging speelt mee bij de keuze voor enterprise content management. Alleen al in Nederland worden per jaar 10 tot 20 procent van de laptops gestolen. Dat zijn 22.000 laptops per jaar. Naast de beveiliging van de machines en gegevens zelf, is het belangrijk dat de informatie op een locatie wordt opgeslagen die altijd toegankelijk is en men niet afhankelijk is van de gegevens die lokaal op de laptop zijn opgeslagen.
top Voor welke verdere uitdagingen ziet de IT-manager zich gesteld?
Tegelijkertijd wordt de vraag naar eenvoudige samenwerking en het delen van documenten steeds sterker. Gebruikers verlangen bovendien een platform waarin veel van de IT-taken door de gebruiker zelf kunnen worden uitgevoerd. Deze ontwikkelingen creëren een ware uitdaging voor de IT-manager, als je bedenkt dat er tegelijkertijd rekening moet worden gehouden met zaken als uptime, ondersteuning, integratie, back-up, rechtenmanagement en authenticatie van de gebruikers. De rol van de IT-manager is veranderd: hij moet steeds meer rekening houden met de business van de organisatie.
top In welk opzicht onderscheiden de Microsoft-oplossingen voor enterprise content management zich van vergelijkbare oplossingen?
Vaak is enterprise content management slechts voor een beperkte groep binnen de organisatie beschikbaar. Dat is jammer, want mensen zijn vaak geneigd stappen te nemen als ze de beschikking hebben over de juiste informatie. Bijvoorbeeld de medewerker die een potentiële klant kan helpen met vragen over een offerte die enige tijd eerder is opgesteld door een collega die nu met vakantie is.
In onze optiek hebben organisaties er baat bij als enterprise content management binnen bereik van een zo groot mogelijke groep komt. Complex hoeft dat niet te zijn. De meeste organisaties maken al gebruik van Office op de desktop. De volgende stap is het integreren van de desktop met de backoffice, zodat gegevens centraal kunnen worden opgeslagen zonder dat de eindgebruiker zijn primaire werkomgeving hiervoor hoeft te verlaten. De functionaliteit wordt daardoor op een laagdrempelige manier toegankelijk.
In Office SharePoint Server 2007 hebben wij uitgebreide ECM-functionaliteit
opgenomen. We proberen hiermee in te spelen op de eerdergenoemde uitdagingen. De hoofdonderdelen van een ECM-oplossing - zoals webcontentbeheer, archiefbeheer, documentbeheer, samenwerkingsmogelijkheden, zoekfuncties en workflows - worden aangeboden op een geïntegreerd platform. Belangrijk kenmerk van deze aanpak is dat IT zich met beheer en onderhoud hoeft te beperken tot één platform.
top Wat is in jouw optiek een belangrijk kenmerk van geslaagd enterprise content management?
Het vinden van informatie vormt een belangrijk onderdeel van onze visie. De gebruiker moet toegang hebben tot zoveel mogelijk voor hem relevante gegevens. Waar de informatie vandaan komt, is daarbij van minder belang.
De Business Data Catalog van Office SharePoint Server 2007 stelt de gebruiker bijvoorbeeld in staat om gegevens uit de financiële applicaties te doorzoeken, als hij hiervoor de juiste rechten heeft. De Business Data Catalog is een nieuwe feature die het mogelijk maakt om business data van back-end serverapplicaties, zoals SAP, Siebel en Microsoft Dynamics, voor SharePoint Server 2007 te ontsluiten.
top Hoe kunnen organisaties het beste te werk gaan bij de uitrol van een enterprise content management-oplossing?
Ik adviseer de IT-manager om eerst de interne eisen van de organisatie tegen het licht te houden. Wat is de strategie en visie van het bedrijf? Heeft de organisatie te maken met mobiele werkers en thuiswerkers en wat is de omvang? De blauwdruk van de organisatie kan vervolgens worden gebruikt om de IT hierop aan te passen.
Bedenk altijd goed dat het ‘niet alleen een IT-feestje is'. Dat betekent dat u verschillende mensen door de gehele organisatie bij het proces betrekt. Alleen op die manier creëert u betrokkenheid en draagvlak en voorkomt u een tegenvallend resultaat.
Onderzoek bijvoorbeeld of er ‘goeroes' zijn binnen de individuele afdelingen en inventariseer wat de specifieke wensen zijn. Onderschat de kracht van dergelijke personen niet: vaak zijn zij in staat hun achterban mee te krijgen. Ga niet alleen langs bij de medewerkers met een lange staat van dienst, maar betrek ook de pas aangestelde collega's. Zij hebben nog een frisse blik. Maak aan de eindgebruiker direct duidelijk hoe het implementatietraject zal verlopen, en geef per versie aan welke functionaliteit kan worden verwacht. Na de uitrol in de eerste fase, is het belangrijk direct om feedback van de eindgebruiker te vragen en dit mee te nemen in de rest van het traject.
top Welke basiscomponenten zijn nodig voor een succesvol enterprise content management?
Om te profiteren van de volledige functionaliteit van SharePoint Server 2007 raad ik Windows Server 2003 in combinatie met het 2007 Microsoft Office system aan. U zorgt dan bovendien voor maximale integratie. Dat neemt niet weg dat ook het Office 2003-platform prima kan worden ingezet, bijvoorbeeld als de organisatie gefaseerd wil overstappen.
top Technische informatieZakelijke informatietop | 
