 Office deploymentOffice 2007 - Als u het hebt, wilt u nooit meer terug |
Waarom vernieuwen als alles nog prima werkt? Dus waarom overstappen van Office XP naar 2007 Microsoft Office system? Bas Paumen van Microsoft legt uit wat de laatste Office-versie voor uw organisatie kan betekenen.
|
Op deze paginaWaarom zou een organisatie overstappen op 2007 Microsoft Office system als de vorige versie van Office nog zo goed draait?“Die vraag wordt vaak gesteld. Veel organisaties zijn heel tevreden met Office 2003 of zelfs Office XP. Ze geloven best dat 2007 Microsoft Office system beter is, maar denken dat een overstap nauwelijks de moeite zal lonen. Maar dat overstappen kost helemaal niet zoveel moeite. En de voordelen zijn juist heel groot. Office 2003 is een prima product. Office XP ook, maar onderhand wel zes jaar oud. In die tijd is er veel veranderd in de manier waarop mensen werken. Ze werken steeds mobieler, digitaler en zelfstandiger. Ze willen bijvoorbeeld in Outlook snel hun mail kunnen koppelen aan hun taken. Of met OneNote notities digitaal opslaan en later simpel kunnen terugvinden en bewerken. Of met InfoPath even een formulier maken en verzenden naar een groep mensen. Dat kan allemaal beter met Office 2007 dan met Office 2003. top Dat zijn vooral verbeteringen voor de individuele gebruiker. Waar zijn de voordelen voor de organisatie als geheel?“Ook als het gaat om de integratie met onze andere oplossingen voor samenwerken en communiceren is 2007 Microsoft Office system de logische volgende stap. De meeste organisaties hebben wel een Exchange Server of SharePoint Servers staan. Met de 2007-versie maken ze daar nóg effectiever gebruik van. Zo wordt SharePoint vaak gebruikt als oplossing voor ‘enterprise content management’. Maar om dat goed te doen, moeten gebruikers metadata toevoegen aan hun documenten. Anders zijn die moeilijk terug te vinden. In Office 2007 worden die metadata gedeeltelijk automatisch in het document opgenomen. En kunnen gebruikers gemakkelijk vanuit hun Office-document extra metadata toevoegen. Zonder hulp van Office vraagt dit wel erg veel discipline van de eindgebruiker. Een ander voorbeeld: workflows in SharePoint. Dan wordt bijvoorbeeld een document met een bepaalde status automatisch voorgelegd aan de volgende persoon in de procesketen. Met 2007 Microsoft Office system kunnen gebruikers die workflows sturen vanuit het document zelf. Zonder handmatig gedoe of extra applicaties. En in combinatie met Office Communications Server zou hij dan ook direct kunnen zien of die persoon beschikbaar is en hoe hij hem het beste kan bereiken, zodat de workflow niet stopt als iemand op vakantie is.” top De gebruikersinterface is in 2007 Microsoft Office system aangepast. Is dat niet lastig om te leren?“De interface is inderdaad veranderd. Daar heeft iedereen aan moeten wennen, ik ook. Maar we weten al een tijd uit onderzoek: eerst ervaren gebruikers een kleine dip in hun productiviteit, daarna gaat deze heel stijl omhoog. De mensen die na een paar dagen gewend zijn aan 2007 Microsoft Office system, willen echt niet meer terug. Want het werkt allemaal veel sneller en de resultaten zijn veel beter. Een voorbeeld daarvan is de ‘conditional formatting’ in Excel. De hoeveelheid data die mensen te verwerken krijgen is sterk toegenomen en soms zien ze door de bomen het bos niet meer. De conditional formatting maakt bijvoorbeeld pieken en afwijkingen visueel inzichtelijk. Zodat gebruikers veel sneller de essentie van de data kunnen vinden.” top Moeten organisaties ook meteen overstappen op Windows Vista als ze 2007 Microsoft Office system willen gebruiken?“Welnee. 2007 Microsoft Office system draait prima met Windows XP. Er is geen enkele belemmering om de 2007-versie uit te rollen. Organisaties hoeven er helemaal geen IT-onderwerp van te maken. Kijk er naar vanuit zakelijk perspectief. Kijk naar de hoeveelheid mail die mensen dagelijks moeten verwerken. Kijk hoe ze beter kunnen samenwerken, communiceren en beslissingen nemen. Natuurlijk zal de organisatie bij de uitrol van 2007 Microsoft Office system ook moeten kijken naar wat er draait en wat de mogelijke gevolgen en complicaties zijn. Maar er zijn allerlei hulpmiddelen beschikbaar voor een soepele migratie. Het kan sowieso een goed moment zijn om eens kritisch naar bestaande oplossingen te kijken. Want er zijn waarschijnlijk nog allerlei toepassingen, formulieren en templates die zijn verouderd. Een overstap op 2007 Microsoft Office system heeft als extra voordeel dat de bestanden veel lichter zijn en gebaseerd zijn op XML, zodat een organisatie er allerlei slimme dingen mee kan doen.” top Wat kan een IT-manager nu het beste als eerste doen als hij geïnteresseerd is in de uitrol van 2007 Microsoft Office system?“Stel uzelf de vraag: waar wilt u met de organisatie naartoe? En: wat houdt u tegen? Ga daarna praten met uw account manager of Microsoft-partner. Zij laten u graag de waarde zien van 2007 Microsoft Office system voor uw organisatie.” top Meer informatietop | 
