Afschrijvingen bijhouden

Al eerder publiceerde Microsoft voor Ondernemers een werkblad voor het bijhouden van afschrijvingen. De nieuwe versie, die u dadelijk gaat downloaden heeft een gemakkelijker gebruikersscherm, werkt sneller en is overzichtelijker. Was de eerste versie beperkt tot 40 investeringen, deze nieuwe versie breidt zich automatisch uit, zonder dat dit aantal ten koste gaat van de snelheid. Gegevens die u in de eerste versie hebt ingevoerd zijn over te hevelen naar deze nieuwe versie.

 

 

Op de inventarislijst komen alle bij een afschrijfpost behorende kengetallen voor: het aanschafbedrag, de afschrijvingsperiode in jaren en de aanschafdatum. Daarachter staan voor elk jaar twee bedragen vermeld: de boekwaarde aan het eind van het jaar en het afgeschreven bedrag in dat jaar. Deze gegevens worden automatisch berekend. Ook worden per jaar de totalen berekend.

 

 

 

Download en installeer het werkblad als volgt:
 

 

Download het werkblad AfschrijvingenWerkblad.xls >> LINK

 

 

Krijgt u in de hierna volgende procedures een foutmelding over macrobeveiliging, handel dan als volgt:

 

 

Op de volgende manier gaat u met het werkblad aan de slag:

 

Er staan reeds twee voorbeelden in het werkblad. Laat die nog even intact. Om een nieuwe investering toe te voegen is een handig dialoogvenster aan te roepen door middel van een macro:

 

 

TIP: Om deze twee stappen te vergemakkelijken is bovenaan het werkblad een gele knop aangebracht: door daarop te klikken bereikt u hetzelfde effect:

 

 

In het geopende dialoogvenster noteert u de aanschafdatum volgens de notatie 31-12-2006, een omschrijving van de investering, het aanschafbedrag en de afschrijvingsperiode in jaren. Automatisch wordt het afschrijvingsbedrag per maand uitgerekend volgens:

 

investering gedeeld door de afschrijvingsperiode in maanden

 

Onderin het dialoogvenster hebt u twee mogelijkheden:

 

 

In beide gevallen wordt onderaan het werkblad een nieuwe rij klaargemaakt, waar een kopie van rij 6 (inclusief de formules van rij 6) naartoe gekopieerd wordt. Vervolgens wordt de door u ingevulde informatie uit het dialoogvenster naar de nieuwe rij gekopieerd.

 

Het berekende maandbedrag wordt door alle formules in de rij gebruikt om de afschrijving per jaar (in rood) en de resterende boekwaarde aan het eind van dat jaar (cursief) te berekenen. Bovenaan elke jaarkolom staan steeds de actuele totale afschrijving en totale boekwaarde van uw investeringen in dat jaar vermeld. Door de totalisering bovenaan te plaatsen en niet onderaan, blijft onderaan een gemakkelijke uitbreiding van de lijst mogelijk.
 
De afschrijving wordt alleen berekend over de maanden die volgen op de maand waarin u de investering deed. Dus koopt u in oktober een printer, dan wordt in dat jaar maar over twee maanden afgeschreven. Het werkblad berekent dit automatisch. Na het jaar waarin de investering volledig is afgeschreven ziet u in de kolommen alleen nog maar nullen. Let wel: als u een afschrijvingsperiode opgeeft van 5 jaar, dan zijn dat 60 maanden, en die kunnen dus over 6 kalenderjaren verspreid zijn.

 

Bood de eerste versie van het afschrijvingenwerkblad ruimte aan maximaal 40 investeringen, deze versie breidt zich automatisch uit tot maximaal 9999.

 

Bevat een van de ingevulde gegevens in het dialoogvenster een fout, dan wordt u daarop geattendeerd, zodra u op een van de knoppen Boeken klikt. Corrigeer de fout en klik weer op de knop. Vaak betreft het een vergeten datum of omschrijving, of bijvoorbeeld een negatief bedrag of negatief aantal jaren.

 

 

Het dialoogvenster is alleen bedoeld voor het toevoegen van nieuwe investeringen. Wilt u een van de omschrijvingen of bedragen corrigeren, dan doet u dat in het werkblad zelf. U kunt uitsluitend de geel gekleurde cellen in de kolommen A tot en met D invullen. Alle overige cellen bevatten bijvoorbeeld formules en zijn beveiligd.

 

Wilt u in de andere cellen iets wijzigen, bijvoorbeeld een omschrijving, dan is het noodzakelijk om de beveiliging van het werkblad tijdelijk op te heffen:
 

 

Bent u gebruiker van versie 1 van dit werkblad, dan kunt u de gegevens daaruit overnemen in de nieuwe versie. U doet dat als volgt:

 

 

Hoeveel hebt u dit jaar af te schrijven? Hoeveel jaar nog eer uw server afgeschreven is? Voor hoeveel staat de copier in de boeken? Vragen die u onmiddellijk beantwoordt met dit handige Excel-werkblad.