Word-rapport of PowerPoint-presentatie cijfers of grafieken, die afkomstig zijn uit Excel? En moet u die geregeld bijwerken? Met de hier beschreven OLE integratieoplossing houdt u de veranderende gegevens automatisch actueel." />

Nederland

Wijzigen

Alle Microsoft sites

Zoek op Microsoft.com naar:

Integratie tussen Word, Excel en PowerPoint

Gebruikt u in uw Word-rapport of PowerPoint-presentatie cijfers of grafieken, die afkomstig zijn uit Excel? En moet u die geregeld bijwerken? Met de hier beschreven OLE integratieoplossing houdt u de veranderende gegevens automatisch actueel.

Download

Importwerkblad

Gerelateerde training

Financieel beheer: zorgen voor cash flow en rendabiliteit

Voor deze training en down-load moet u lid zijn van Zeker Ondernemen +. U kunt zich hiervoor gratis aanmelden.

		Plakmethode

		Importmethode

		Volledige integratie

		Werkblad als OLE-object koppelen of insluiten

		Selectie als OLE-object

		Koppeling bijwerken

Plakmethode

Cijfers veranderen nogal eens. Als u in uw Word-rapport of PowerPoint-presentatie gebruik maakt van cijfers, die aan verandering onderhevig zijn, zoals verkoopcijfers, dan moet u uw rapport of presentatie regelmatig bijstellen, dat wil zeggen de actuele cijfers uit Excel ophalen en deze in Word of PowerPoint over de oude gegevens heen plakken. In die gevallen is het handiger om een koppeling aan te brengen tussen het werkblad en het rapport. Dat kan op verschillende manieren.

Om gegevens van het ene Office-programma naar het andere te transporteren zijn er verschillende manieren. Dat kan met kopiëren en plakken, importeren en exporteren, of met zogenaamde OLE-objecten.

Kopiëren (of knippen) en plakken is de eenvoudigste manier van transport: selecteer de cellen in het Excel-werkblad waar u de berekening hebt gemaakt, kopieer de selectie naar het Klembord, start Word of PowerPoint en plak de cellen in de tekst met de knop Plakken of met Bewerken >> Plakken:

Start het downloaden bovenaan deze pagina.
Kies in het download-dialoogvenster voor Opslaan en zorg ervoor dat het document in een geschikte map terecht komt, bijvoorbeeld Mijn documenten.
Start Excel en open het gedownloade bestand ImportExcelNaarWord.xls
Selecteer de cellen A5..F13.
Start Word.
Kies Bewerken >> Plakken: de selectie van het werkblad staat nu als tabel in uw Word-document.
Start PowerPoint en open via de werkbalkknop Nieuw een nieuwe, lege dia vanuit het Taakvenster.
Kies Bewerken >> Plakken: de selectie van het werkblad staat nu als tabel in uw Word-document. Om de slordige lay-out bij te stellen opent u via de menuoptie Beeld de werkbalk Tabellen en randen, selecteer de gehele tabel door op een van de buitenste tabelranden te klikken en klik vervolgens in de werkbalk op de knop Boven Uitlijnen.

Is het resultaat niet wat u had verwacht, probeer dan via Bewerken >> Plakken speciaal een beter resultaat te krijgen. In al deze gevallen worden de gegevens geconverteerd naar tekst en krijgen ze een tekstkarakter: de rekenfuncties zijn verdwenen. U kunt in de cijfers wel wijzigingen aanbrengen, maar in de resultaten worden deze niet meer doorgerekend. Dat de functionaliteit van het bronprogramma Excel is verdwenen is een nadeel. De voordelen van deze methode zijn de snelheid en het feit, dat de bestandsgrootte van het Word- en PowerPoint-document inclusief de ingeplakte gegevens binnen de perken blijft.

top

Importmethode

Een andere methode is om de Excel-werkmap in Word of PowerPoint te importeren. Het spreadsheetbestand wordt geconverteerd en krijgt de functionaliteit van een rekentabel. In die hoedanigheid blijven de formules intact en zullen de resultaten altijd kloppen, als er in de cijfers in Word iets gewijzigd wordt.

Start Word.
Kies Invoegen >> Bestand. Selecteer het Excel-voorbeeldbestand ImportExcelNaarWord.xls.
Klik op de knop Bereik en geef op dat u alleen het bereik A5..F13 wilt importeren. Wilt u het gehele werkblad importeren, dan slaat u deze stap over.
Klik op Invoegen.

De overweging of importeren volgens deze methode de juiste is, is bijvoorbeeld actueel als onbedoelde gegevens uit een Excel-spreadsheet mee overgeheveld worden naar Word. In Excel zijn namelijk dikwijls begeleidende teksten toegevoegd die niet geïmporteerd mogen worden. In die gevallen is kopiëren en plakken dikwijls een betere optie dan importeren. Overigens zijn de verdere voor- en nadelen van importeren dezelfde als die van kopiëren en plakken.

top

Volledige integratie

Bovenstaande methodes zijn weliswaar gemakkelijk, in hun functionaliteit zijn ze zeer beperkt. Het voorbeeld van de in Word ingeplakte Excel-tabel geeft die beperkingen goed weer: de rekenfuncties zijn verdwenen.

Om de mogelijkheden van Office-integratie volledig te benutten maakt u bij voorkeur gebruik van OLE-objecten. OLE staat voor Object Linking and Embedding, ofwel het insluiten en koppelen van objecten. Het object - in het gegeven voorbeeld een selectie van cellen uit een Excel-spreadsheet - behoudt bij zowel insluiting als koppeling de functionaliteit van het bronprogramma. Anders gezegd: ook al is de selectie (het object) in Word terechtgekomen, de eigenschappen van Excel blijven behouden.

Zodra u in Word een van de bedragen wijzigt worden de totalen door Excel opnieuw berekend. Een OLE-object gedraagt zich in het doelbestand als een afbeelding: als u namelijk één keer op het object klikt, verschijnen er formaatgrepen rondom, waarmee u het object net als een afbeelding kunt verplaatsen, vergroten en verkleinen. Zou u op het object dubbelklikken, dan wordt de oorspronkelijke applicatie geactiveerd met alle bijbehorende functies. Na een dubbelklik op de via OLE gekoppelde Excel-tabel in het Word- of PowerPoint-document, lijkt het dus net of u in Excel werkt, ook al zit u nog steeds in Word respectievelijk PowerPoint.

top

Werkblad als OLE-object koppelen of insluiten

OLE-objecten kunnen op twee manieren worden toegepast. Bij insluiting wordt het object gekopieerd naar het doelbestand en wordt alle functionaliteit meegenomen, zodat u het object altijd kunt aanpassen in een aan het bronbestand aangepaste omgeving. Bij een koppeling blijft er een link bestaan met het bronbestand. Een grafiek, die in Excel is gegenereerd, kan als gekoppeld object in een niet-Excel document worden geplaatst, bijvoorbeeld in een Word-document. Zodra u in Excel de cijfers wijzigt, verandert de grafiek in Word direct mee. Door te dubbelklikken op het grafiekobject (let op de formaatgrepen op de hoekpunten en de werkbalk Grafiek) wordt automatisch de Microsoft Graph-applicatie gestart en is de grafiek te bewerken.

Een andere, wellicht bekendere vorm van koppeling komt u ook tegen bij de Word-functie Afdruk samenvoegen. Het doelbestand, ofwel hoofddocument, is de standaardbrief of het etikettenformulier. Hieraan koppelt u de bron: het gegevensbestand, meestal een Excel- of Access-database. Het bronbestand is te wijzigen wanneer u maar wilt, de wijzigingen worden geactualiseerd zodra u het doelbestand activeert.

De functie Insluiten werkt anders. Voor een presentatie van omzetresultaten in PowerPoint is bijvoorbeeld een gedeelte van een Excel-werkblad met de verkoopcijfers in te sluiten in PowerPoint. U kunt de cijfers dan tot op het laatste moment aanpassen. Door in PowerPoint te dubbelklikken op het object (de verkoopcijfers) wordt Excel geactiveerd, compleet met de menustructuur en de knoppenbalken van Excel. Als aan de verkoopcijfers ook nog een grafiek gekoppeld zit, hebt u dus direct alle middelen tot uw beschikking om de opmaak van de grafiek aan te passen. Zodra deze naar uw zin is, klikt u naast het object, dus in het voorbeeld ergens in het blauw. Daarmee worden de Excel-functies gesloten en keert u terug naar de werkomgeving van PowerPoint.

Wordt het koppelen of insluiten?

Aan de insluitmethode kleven voordelen en nadelen. Een voordeel is dat u, zoals in het gegeven voorbeeld, het bronbestand niet mee hoeft te kopiëren naar de pc waarop de presentatie gegeven zal worden. Bij een koppeling is dat wel noodzakelijk. Een nadeel is echter dat veranderingen in de verkoopgegevens in Excel niet door PowerPoint worden overgenomen. De insluitmethode is dan ook niet geschikt voor continue processen. Een ander nadeel is dat het insluiten van objecten een aanzienlijke toename van de bestandsgrootte tot gevolg heeft, in tegenstelling tot bestanden met gekoppelde objecten. Vooral als u bestanden per e-mail verstuurt, kan dit een punt van overweging zijn.

top

Selectie als OLE-object

Een OLE-object kan een selectie zijn, zoals een fragment uit een werkblad, maar ook een heel bestand, dus het complete werkblad. Stel dat u een selectie uit het werkblad als OLE-object in Word of PowerPoint wilt koppelen of insluiten. Begin met het maken van de selectie in het bronprogramma en kopieer deze naar het klembord:

Start Excel en open het werkblad ImportExcelNaarWord.xls.
Selecteer het bereik A5..F13.
Kies Bewerken >> Kopiëren (Ctrl+C).
Om deze selectie in een Word-document te plaatsen start u Word.
Kies Bewerken >> Plakken speciaal (zie afbeelding). In het nu geopende dialoogvenster Plakken speciaal ziet u een lijst met opties, in het gekozen voorbeeld kiest u Als Microsoft Office Excel Werkblad-object.
Wilt u het OLE-object insluiten vink dan de optie Plakken aan en klik op OK. Kies daarentegen Koppeling plakken en vervolgens OK als u het object wilt koppelen.
Het resultaat is dat de geselecteerde alinea nu in uw document staat, met rondom formaatgrepen.