Het uitgangspunt van kengetallen is het verdichten van individuele data-elementen om complexe verhoudingen met behulp van een meeteenheid weer te geven, zodat ze vanuit zakelijk oogpunt gezien beter en gemakkelijker te interpreteren zijn. Samengevat dienen kengetallen voor:
- Beoordeling in de tijd
- Vergelijking met branche
- Vastlegging van gewenste doelen
- Vergelijking begrote met werkelijke kengetallen.
Het traject voor het werken met kengetallen bestaat uit de volgende stappen:
>> Selecteren van de gewenste kengetallen
Een belangrijk uitgangspunt is het selecteren van de kengetallen waarop u kunt sturen. Welke factoren veroorzaken een bepaald resultaat? Hoe hangen de diverse zaken met elkaar samen? Probeer niet in de valkuil te lopen door teveel kengetallen te willen selecteren. Daardoor verliest u het overzicht.
>> Definitie van kengetallen
Elk kengetal zal moeten worden gedefinieerd, dat wil zeggen welke basisgetallen zijn er nodig, hoe komt de berekeningswijze tot stand etc.
>> Verzamelen van gegevens
De kengetallen kunnen afkomstig zijn of afgeleid worden uit diverse systemen: ERP, personeelsinformatiesysteem, salarisadministratie, webpagina's en andere systemen.
>> Verwerken van de gegevens
Het verwerken van de gegevens tot bruikbare informatie geschiedt in Excel. kan namelijk (interactief of m.b.v. VBA) gegevens gestructureerd inlezen in de vorm van een database. Ook kunt u gebruik maken van andere Excel-werkbladen, zolang ze in logische en gestructureerde tabellen zijn vastgelegd.
>> Presentatie van de informatie
De resulterende kengetallen worden grafisch weergegeven of in de vorm van tabellen. Nog inzichtelijker wordt uw rapportage als de kengetallen in een ‘kengetallenboom' worden gepresenteerd.
| 
