Artikel- en voorraadadministratie voor uw factuurapplicatie

In de verkoopfactuur zitten onder meer totalisering, btw-berekening, klantenbestand en debiteurenbewaking ingebouwd, maar wat ontbrak is een artikel- en voorraadadministratie. Tot voor kort moest u de producten die u levert stuk voor stuk handmatig in de factuur typen. Met de hier beschreven Artikel- en VoorraadAdministratie-applicatie hoeft dat niet meer. U kunt heel gemakkelijk artikelgegevens ophalen uit een artikelenbestand. Omschrijving, prijs en btw. Al die gegevens zet u met één klik in uw factuur. Dat kan de verkoopfactuur zijn, maar ook een leeg Excel-werkblad of een andere factuurapplicatie, mits in Microsoft Office Excel.

 

 

De Artikel- en VoorraadAdministratie heeft een snelle zoekfunctie. U kunt zoeken op trefwoorden en artikelnummers. Een en ander wordt geregeld via een gebruiksvriendelijk dialoogvenster. Automatisch worden de gefactureerde artikelen van de voorraad afgeboekt, zodat uw voorraadadministratie altijd klopt. De nieuwe versie 02 is uitgebreid met een inkoopfunctie, zodat u uw voorraad aan de hand van pakbonnen weer kunt aanvullen en up-to-date kunt houden.

 

 

Er is bewust voor gekozen om de artikel- en voorraadadministratie niet onder te brengen in de verkoopfactuur zelf. Daar zijn meerdere redenen voor. Veel gebruikers hebben de verkoopfactuur- applicatie al dermate aangepast aan hun eigen omgeving, dat inbouwen van een nieuw element problemen zou kunnen oproepen. Om de nieuwe applicatie universeel toepasbaar te maken is het handiger als hij zelfstandig is en niet in de verkoopfactuurapplicatie zit ingebakken. Zo zijn er nog enkele redenen, maar dit zijn wel de twee belangrijkste.

 

De artikel- en voorraadadministratie is een Excel-werkmap. Om deze op uw systeem te installeren doet u het volgende:

 

 

 

De structuur van het artikelenbestand is simpel. Het is vooral wat erachter zit en wat u niet ziet, wat deze applicatie zo bijzonder maakt. Wat u wel ziet is een vijftal kolommen met de titels artikelnummer, omschrijving, stuksprijs, btw en voorraad. De laatste kolom geeft weer hoeveel er van het artikel op voorraad is. Het bestand bevat een paar voorbeeldartikelen, maar die kunt u zonder meer vervangen door uw eigen gegevens. U mag er ook kolommen aan toevoegen, kolommen tussenvoegen enzovoort, zolang u de volgende punten maar in acht houdt:

 

 

U kunt in dit bestand ten alle tijden de voorraad ophogen (via inkoop), prijzen veranderen enzovoort. Voor het bijwerken van de voorradige aantallen kent versie 02 van deze applicatie een speciale functie.

 

De intelligentie van deze applicatie bestaat uit een tweetal slimme macro's. Deze zitten vergrendeld in het xls-bestand en zijn ontwikkeld in VBA, de programmeeromgeving van Microsoft Office. Om de macro en de gegevens uit het werkblad ook in andere Excel-werkbladen te kunnen gebruiken, moet u aan Excel doorgeven dat het xls-bestand als invoegtoepassing gezien moet worden. Dat doet u eenmalig als volgt:

 

 

Ter informatie: Een Excel-invoegtoepassing is een kopie van het oorspronkelijke werkmapbestand en komt in een speciale map op uw vaste schijf te staan. De invoegtoepassing is herkenbaar aan de letter ‘a' in de bestandsnaamextensie (xlam of xla). Bovenin het dialoogvenster ziet u de naam van deze map. In de afbeelding hieronder ziet u waar deze map een submap van is. Voor u als gebruiker van deze applicatie is deze beheerdersinformatie overigens niet relevant.

 

 

Na het uitvoeren van de drie stappen onder het kopje ‘Invoegtoepassing installeren' moet u de invoegtoepassing nog activeren:

 

 

 

De voorzieningen die in Artikel- en voorraadadministratie aanwezig zijn, zijn nu ook beschikbaar in andere werkbladen van Excel.

 

Na het uitvoeren van de drie stappen onder het kopje 'Invoegtoepassing installeren' moet u de invoegtoepassing activeren:

 

 

 

De voorzieningen die in Artikel-en voorraadadministratie.xls aanwezig zijn, zijn nu ook beschikbaar in andere werkbladen van Excel.

 

Omdat tijdens het werken met de Artikel- en VoorraadAdministratie gegevens van het ene werkblad naar het andere worden gekopieerd, is het zaak dat alles netjes op zijn plaats terechtkomt. De rijnummers spelen hier niet zo'n rol, de kolomletters des te meer.

 

In het artikelenbestand staan artikelomschrijving en prijs in de kolommen C t/m D. In uw factuurapplicatie staan ze echter in andere kolommen; gebruikt u de verkoopfactuur dan staan die bijvoorbeeld in de kolommen D t/m L. Om deze verschillen te ondervangen voorziet de artikel- en voorraadadministratie in een vertaaltabel. Per item kunt u daarin de kolomletter invullen van het factuurbestand. Zie de afbeelding. De afgebeelde letters zijn de standaardinstellingen van de verkoopfactuurapplicatie. Gebruikt u de verkoopfactuur in zijn oorspronkelijke vorm, dan hoeft u de kolomletters dus niet aan te passen.

 

 

U ziet dat u ook de kolomnummers van het artikelenbestand kunt invullen. Die mogelijkheid is er, omdat u de structuur van het artikelenbestand misschien gaat wijzigen. Het maakt niet uit in welke kolom u iets neerzet, zolang u maar binnen het gebied A-Z blijft en de kolomletters correct invult. In principe is dit een eenmalige handeling. Dit doet u als volgt:

 

 

Vanuit het artikelenbestand zullen steeds vijf gegevens naar de factuur worden gekopieerd: aantal (in te vullen in een speciaal dialoogvenster), artikelnummer, omschrijving, prijs en btw-code.
Controleer of de kolomletters van die gegevens kloppen met de kolommen in uw artikel- en voorraadadministratiebestand en in uw factuurbestand.

 

Pas de letters indien nodig aan en klik op OK. Hiermee opent u weer het eerste tabblad. Sluit het dialoogvenster via Annuleren en sluit ook het lege werkblad.

 

U hebt gezien dat het een hele klus is om het dialoogvenster Artikel- en voorraadadministratie te openen. Om dit te versnellen is aan de macro een sneltoetscombinatie toegewezen: Ctrl+Shift+Z.

 

Om met de Artikel- en VoorraadAdministratie te kunnen werken moeten er altijd twee Excel-bestanden geopend zijn: Artikelenvoorraadadministratie.xls om de voorraadmutaties automatisch bij te werken en het factuurbestand. Dat kan verkoopfactuur zijn, maar het mag ook een andere Excel-factuurapplicatie zijn of zelfs een leeg Excel-werkblad, zolang u de kolomletters maar correct hebt ingesteld.

 

 

 

 

Bent u gebruiker van versie 01 en wilt u overstappen naar versie 02, lees dan de converteeraanwijzingen in het artikel inkoopfunctie in Artikel- en voorraadadministratie (zie onder het kopje 'verwante links'). In dit artikel vindt u ook de beschrijving van de inkoopfunctie en andere nieuwe functies in Versie 02.

 

Het dialoogvenster sluit zich na het klikken op OK automatisch. Tegelijkertijd is de cursor naar de ondergelegen factuurregel verhuisd. U kunt dus razendsnel een volgende factuuregel toevoegen door weer op Ctrl+Shift+Z te drukken.

 

U kunt vervolgens nog sneller met de applicatie werken door met de Tab-toets en de Enter-toets te werken en zo alle velden in het dialoogvenster Artikel ophalen uit voorraad af te werken.