Analyseer uw verkoopstaten in Excel-draaitabellen

Bij dit artikel hoort een te downloaden Excel-werkblad, met daarin voorbeeldomzetten van enkele duizenden (fictieve) producten. In dit geval is het voorbeeldbestand een Excel-bestand, maar de herkomst zou een CSV, tekst delimited of een ander - vanuit uw administratieve systeem geëxporteerd - databestand kunnen zijn.

 

U ziet op het tabblad Data een aantal kolommen met onder andere regiogegevens, periodegegevens, productgegevens, aantallen en waarden. Deze velden worden gebruikt in de draaitabel of (in het Engels) Pivot Table. Op de tabbladen Draaitabel en Grafiek komt overigens al een complete draaitabel met grafiek voor, maar de bedoeling is dat u deze zelf leert maken.

 

 Download WerkbladDraaitabellen (xls, 1,92 MB)

 

In de tabel staat bij elke transactie vermeld welke salesmanager verantwoordelijk is voor die transactie. Als u wilt weten wie uw drie beste salesmanagers zijn, moet dat dus zichtbaar gemaakt kunnen worden. Dat doet u met welgeteld zes klikken:

 

 

 

 

 

U ziet nu een nieuw werkblad met daarin de lege draaitabel, bestaande uit een viertal vakken met tekst erin. Rechts ziet u een taakvenster met de kolomtitels van het eerste werkblad (in oude versies van Excel bereikt u die via de speciale Draaitabel-werkbalk, die nu in beeld is verschenen).

 

De bedoeling is nu dat de kolomtitels naar de vakken van de draaitabel worden gekopieerd, zodat de draaitabel weet met welke gegevens hij moet werken. U wilt weten hoeveel omzet uw salesmanagers hebben gedraaid:

 

 

Wat ziet u nu? De bovenste rij is smaller geworden en daarin staat nu Salesmanager of Totaal. Onder die titel is per salesmanager af te lezen hoeveel omzet hij heeft gedraaid met onderaan het Eindtotaal.

 

 

Wilt u verdere uitsplitsingen, bijvoorbeeld de omzetten per salesmanager per jaar, dan biedt Excel de mogelijkheid om te filteren. In Excel 2007 doet u dat als volgt:

 

1. Klik in het taakvenster op Jaar, houd de muisknop ingedrukt en sleep dit naar het vak Rapportfilter onder in het Taakvenster. Merk op dat bovenaan de draaitabel het woordje Jaar verschijnt met in de cel daarnaast (kolom B) een keuzelijst (pijltje).
2. Sleep op dezelfde manier ook Salesdistrict, Land en ProdName naar het vak Rapportfilter.

 

Via de neerwaartse pijltjes in kolom B kunt u nu keuzes maken: klik op het pijltje achter Jaar en kies bijvoorbeeld 2007 of 2008.

 

 

Vindt u dit niet handig en wilt u in de draaitabel liever drie kolommen zien (dus 2007, 2008 en totaal), selecteer dan de cellen A1 en B1 en sleep deze naar cel B6. Stapsgewijs in Excel 2007:

 

 

 

Ook per land, district en product kunt u linksboven allerlei selecties maken.

 

Het taakvenster rechts van de Excel-draaitabel (Excel 2007) verdwijnt als u ergens in een lege cel buiten de draaitabel klikt en keert weer terug als u in de draaitabel zelf klikt. Als u een van de brongegevens (tabblad Data) verandert of uitbreidt, moet u de draaitabel bijwerken. Daartoe rechtsklikt u in de draaitabel en kiest u de optie Vernieuwen.

 

In Excel 2003 en ouder ziet u boven de lijst de werkbalk Draaitabel. In deze werkbalk ziet u onder andere een knop waarmee u de gegevens kunt vernieuwen. Deze knop gebruikt u als de gegevens in de brontabel zijn aangepast. U ziet dan altijd de meest recente gegevens.

 

U kunt rijen en kolommen 'draaien' om de brongegevens op verschillende manieren te analyseren en te bekijken. Het zogenaamde draaien gebeurt door de verschillende rubrieken te verslepen naar een ander gebied. Denk er daarbij wel aan dat waarden en aantallen alleen in het gegevensgebied kunnen staan. De andere rubrieken kunnen rouleren tussen het rij-, kolom- en paginagebied. In de draaitabel uit het voorbeeld kan bijvoorbeeld de rubriek Aantal naar het rijgebied worden gesleept:

 

 

Hieronder ziet u dat de 'draaibeweging' heeft plaatsgevonden. Getoond worden nu niet alleen de omzetresultaten per verkoper, maar ook de aantallen die hij omgezet heeft.

 

Voeg op dezelfde manier de rubriek Maand toe, en u ziet hoe productief uw verkopers elke maand zijn geweest: Karels heeft bijvoorbeeld maar een keer verkocht, terwijl Van Schoor over de duizend zit. U kunt dit in Excel 2007 ook doen door de optie Maand in het taakvenster aan te vinken; u krijgt dan een uitsplitsing te zien naar de eerste zes maanden en de laatste zes maanden van het jaar. Verwijder de maandweergave weer door het vinkje in het taakvenster uit te zetten.

 

 

In de eerste stappen hebt u drie filters aangebracht. U ziet ze linksboven in de draaitabel. Bij Sales-district kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk filteren op Benelux. Zo kunt u met behulp van de in het voorbeeld gebruikte database de omzetcijfers per maand per salesmanager weergeven, het aantal producten per land per jaar of de omzet per product per salesmanager per salesdistrict.

 

U kunt van uw overzichten ook eenvoudig een grafiek maken. In Excel 2003 gebruikt u daarvoor de Wizard grafieken, vanaf versie 2007 doet u het volgende:

 

Ook in deze draaigrafiek zijn de verschillende gebieden te onderscheiden en zijn met 'draaien' andere inzichten te verkrijgen.