Microsoft Office Live Workspace

Met Microsoft Office Live Workspace krijgt u in eerste instantie de beschikking over een online opslagsysteem voor 1.000 documenten of 500 MB. Dit opslagsysteem is gekoppeld aan het Microsoft Windows Live authenticatiesysteem (voorheen Microsoft Passport) en met een wachtwoord beveiligd. Het is echter meer dan zomaar een 'harde schijf' op internet. Het is een virtuele werkomgeving, die via elke willekeurige webbrowser vanaf elke plek ter wereld te benaderen is. U kunt er niet alleen documenten opslaan, maar deze ook bekijken, zelfs wanneer u het oorspronkelijke programma niet op uw computer hebt staan, en eventueel met anderen. Daarbij bepaalt u natuurlijk zelf wie toegang tot de documenten heeft en wie niet. Door zelf een nieuwe werkruimte aan te maken kunt u activiteiten indelen in projecten.

 

De Office Live Workspace-omgeving is op dit moment nog in bètafase. U kunt een Office Live Workspace-account aanmaken en het zelf uitproberen. Na het inloggen ziet u een overzichtelijk scherm waarin links onder 'Mijn werkruimten' de zogenaamde werkruimten aan te maken zijn. En rechts het vak Documenten waarin u uw documenten kunt plaatsen. Een inleidend venster vertelt u wat er zoal mogelijk is. Dit venster is te sluiten via het kruisje rechtsboven. De lichtblauwe balk van het vak Documenten bevat een aantal knoppen. Dit zijn:

 

 

Stel dat u een rapport aan het schrijven bent. U wilt dit document altijd en overal kunnen benaderen. Het is daarom een goed idee om het te uploaden naar uw documentwerkruimte op Office Live Workspace. Dat doet u als volgt:

 

 

 

Om het document te kunnen bekijken klikt u simpelweg op de naam. Het verschijnt in een leesvenster. Microsoft Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden worden daarin goed weergegeven, zelfs wanneer deze programma's niet op uw computer geïnstalleerd zijn. Ook PDF-documenten kunnen zo worden getoond. Wanneer een document getoond wordt, dan kunt u het opslaan naar de lokale computer, bewerken in het oorspronkelijke programma, versie-informatie zien, het document delen of commentaar toevoegen. Een knop Activiteit toont welke activiteiten op het document hebben plaatsgevonden. U kunt rechtsonderaan via de knop 'Mij e-mails over activiteit sturen' opgeven dat u e-mailberichten wenst te ontvangen wanneer het document is bewerkt. Handig als u het desbetreffende document met anderen deelt. U wordt dan altijd direct geïnformeerd over een eventuele bewerking. Met de knop Afsluiten sluit u het document. U kunt ook personen als editor toevoegen. Zij hebben dan het recht om documenten te bewerken en op te slaan in een werkruimte.

 

 

Met behulp van de knop Nieuw kunt u zelf nieuwe Word-, Excel- of PowerPoint-documenten, maar ook een notitie of een lijst maken. Speciale ingebouwde lijsten zijn de takenlijst, contactpersonenlijst en activiteitenlijst. Office documenten worden via een koppeling aangemaakt in het Office- programma op uw pc. Notities en lijsten maakt u volledig online. Daarbij kunt u zelf kolommen (zoals Voornaam en Achternaam) en rijen (zoals de namen van personen) toevoegen.

 

 

 

 

Een werkruimte is een aparte plek voor uw lijsten en documenten. Het is namelijk niet handig om alle documenten op één grote hoop te gooien. Maak daarom aparte werkruimten voor projecten en dergelijke. Een nieuwe werkruimte maken gaat als volgt:

 

 

 

U kunt informatie gemakkelijk delen met andere gebruikers. Daarvoor gebruikt u de knop Share. Doet u dat op het niveau van een werkruimte, dan deelt u de desbetreffende werkruimte met alles daarin. U kunt ook een enkel bestand of een lijst delen vanuit de optie Documenten. Het delen gebeurt door het versturen van een uitnodiging per e-mail naar anderen. Daarbij bepaalt u of de andere partij Editor is en dan documenten kan bewerken en verwijderen of Viewer en ze dus alleen maar kan bekijken. Een bijzonder optie is Share Screen. Hiermee kunt u anderen mee laten kijken naar uw beeldscherm. Voor deze optie is aanvullende software nodig in de vorm van Microsoft SharedView.

 

De kracht van Microsoft Office Live Workspace ligt vooral in de integratie met Microsoft Office. Via een invoegtoepassing kunt u direct vanuit Word, Excel of PowerPoint documenten openen en opslaan van en naar uw Office Live Workspace. De invoegtoepassing is beschikbaar voor Microsoft Office XP, Office 2003 en Office 2007 en vanuit Office Live Workspace te downloaden en te installeren. Daarna hebt u de beschikking over knoppen voor het direct vanuit Office Live Workspace openen en opslaan van documenten. Gebruikers van Microsoft Windows Vista kan worden gevraagd eerst een update (KB941637) te installeren. Office Live Workspace zal hier om vragen zodra u een nieuw document aanmaakt.

 

Microsoft Office Live Workspace is geen vervanger voor Microsoft Office, maar een virtuele werkomgeving die u in staat stelt om documenten en projectinformatie altijd en overal bij de hand te hebben en deze te delen met anderen.