Haal meer uit Outlook 2: adresboek

Het opslaan van contactpersonen in Outlook heeft verschillende voordelen. Zo kunt u deze personen direct e-mailen, afspraken met hen plannen en hun (adres)gegevens delen met uw collega's. Maar u kunt ook hun visitekaartjes vastleggen en zelfs hun pasfoto's bekijken, per contactpersoon verschillende adressen en telefoonnummers bijhouden en zelfs hun adres opzoeken op een plattegrond.

 

Dit artikel gaat uit van Outlook 2007, maar de besproken onderwerpen zijn ook van toepassing op Outlook 2003.

Wanneer er nog geen contactpersonenlijst in uw Outlook-programma aanwezig is, kunt u een snelle start maken door adressen uit een ander bestaand bestand te importeren. Bijvoorbeeld uit Outlook Express of Windows Mail, uit Excel of Access, uit een Persoonlijk Adresboekbestand of een ander programma. Het importeren gaat als volgt:

 

 

 

Om zelf nieuwe contactpersonen toe te voegen in Outlook doorloopt u de stappen hieronder.

 

 

 

 

Vanaf Outlook 2003 is het mogelijk een foto van een contactpersoon toe te voegen. Dat is bijvoorbeeld handig als u beter bent met gezichten dan met namen. Het grootste probleem is het vinden van de foto's. Maar aangezien de kwaliteit niet geweldig hoeft te zijn is een plaatje, dat u uit een groepsfoto knipt of van een website plukt al voldoende.

 

 

 

Als er éénmaal een flinke lijst met contactpersonen is opgebouwd, zijn daar interessante dingen mee te doen.

 

 

 

U kunt de lijst van contactpersonen op een aantal handige manieren weergeven. Favoriet is de Telefoonlijst, maar u kunt bijvoorbeeld ook kiezen voor ‘Visitekaartjes' of ‘Op bedrijf'. In het laatste geval worden alle personen die bij eenzelfde bedrijf werken bij elkaar vermeld. Daarnaast kunt u op diverse kolommen sorteren. Mocht u een contactpersoon in deze lijsten niet snel vinden, dan kunt u gewoon zoeken op een deel van de voor-, achter- of bedrijfsnaam.

 

 

 

De contactpersonenlijst van Outlook is eenvoudig te gebruiken voor een mailing in Office Word. De bijbehorende functie heet Afdruk samenvoegen en werkt zo:

 

 

 

 

 

 

Met de optie Afzonderlijke brieven bewerken genereert u net zoveel 'persoonlijke'  brieven als u adressen hebt geselecteerd.

 

Outlook biedt uitstekende mogelijkheden voor het bijhouden van de gegevens van zakelijke contactpersonen. U kunt de personen op diverse manieren weergeven, zelfs op bedrijf. Door de vele velden is het mogelijk zowel zakelijke als privé-gegevens op te nemen. Eénmaal in Outlook kunt u van alles met de contactpersonen doen, zoals e-mailen, delen met anderen, mailen, zelfs hun adres opzoeken op een plattegrond.

 

In combinatie met Microsoft Business Contact Manager kunt u zelfs een relatiebeheersysteem opzetten rond de contactpersonen in Outlook. Business Contact Manager is namelijk een programma dat volledig geïntegreerd wordt in Outlook en waarmee u precies bijhoudt wat u met wie hebt afgesproken en wanneer het tijd is om de desbetreffende persoon weer te contacteren.