Windows Vista: beter samenwerken

Er is een aantal mogelijke scenario's voor het gebruik van Windows Meeting Space te bedenken. Zo kunnen collega's vanuit hun werkplek informatie met elkaar delen. Die werkplek hoeft uiteraard niet vast te zijn, Windows Meeting Space werkt ook met een notebook met draadloze netwerkverbinding.

 

Een manager of technisch specialist kan een presentatie op afstand houden zonder dat iedereen fysiek aanwezig moet zijn. Daarbij kan het bureaublad van de presentator worden gedeeld met alle anderen. Het is ook mogelijk op afstand een netwerkprojector aan te sturen. En omdat het bureaublad kan worden gedeeld is het ook mogelijk een supportmedewerker te laten zien welk probleem u heeft.

 

Windows Meeting Space maakt gebruik van een peer-to-peertechnologie voor het opzetten van de verbinding. De verbinding is versleuteld, zodat alleen geautoriseerde gebruikers de sessie kunnen zien. Tussen draadloze computers wordt automatisch een ad hoc netwerk opgezet als er geen ander netwerk wordt gevonden. U kunt dus zelfs samenwerken zonder dat er een (bedrijfs)netwerk aanwezig is.

 

Elke gebruiker kan een sessie beginnen of meedoen aan een sessie waarvoor hij of zij is uitgenodigd. Voor zover nu bekend ondersteunt Windows Meeting Space tot tien deelnemers. Een andere beperking die we meteen maar moeten noemen is de Windows-versie, alleen gebruikers met Windows Vista kunnen met Meeting Space samenwerken. En aangezien Meeting Space niet bedoeld is als een volledige vervanger voor een conferencing-systeem worden webcams en telefoons niet ondersteund.

 

Als u Meeting Space start, kies dan voor de optie Ja, doorgaan met het instellen van Windows Meeting Space. Zo start u een normale sessie:

 

 

U ziet nu het venster van Windows Meeting Space met aan de rechterzijde een optie Personen uitnodigen. Wanneer de sessie is opgezet kunt u deelnemers uitnodigen.

 

Het uitnodigen van deelnemers kan op een aantal manieren. De meest gebruikelijke manier is via het nieuwe systeem Personen dichtbij. Deze functie van Windows Vista zorgt ervoor dat gebruikers zichtbaar zijn voor anderen op het lokale subnet. Windows Vista maakt gebruik van deze functionaliteit. Zo nodigt u mensen uit:

 

 

In het laatste geval zal de uitnodiging uiteraard niet direct effect hebben. U zult moeten wachten tot iemand zijn e-mail gelezen heeft en de uitnodiging accepteert.

 

Wellicht vraagt u zich af hoe u iemand per bestand kunt uitnodigen. Welnu, het uitnodigingsbestand kan op het netwerk worden gezet of via Messenger worden verstuurd. Overigens kunnen alle gebruikers in een sessie weer anderen uitnodigen om deel te nemen. Er is dus geen echte 'voorzitter' die bepaalt wie meedoet en wanneer de sessie wordt opgeheven. De sessie is beëindigd wanneer iedereen zich heeft afgemeld.

 

 

Als er een sessie gaande is kan een collega zichzelf aanmelden. Hiervoor hoeft hij of zij alleen maar Windows Meeting Space te starten en de optie Aan een vergadering deelnemen te kiezen. Wel kan om een wachtwoord worden gevraagd. De initiator van de sessie heeft dat ingesteld om ongewenste meekijkers buiten de deur te houden. Het wachtwoord wordt via andere communicatiekanalen, zoals e-mail of de telefoon, verstrekt.
 
Tijdens een sessie kunnen de deelnemers verschillende dingen doen. Een naar verwachting populaire functie is Een programma of uw bureaublad delen. Deze optie staat niet voor niets prominent in beeld. U kunt ook in de blauwe balk klikken op Delen. Eerst verschijnt een venster dat waarschuwt dat anderen delen van uw scherm zullen zien. Daarna kunt u kiezen wat u wilt presenteren: een geopend programma, een bestand of uw bureaublad. Kiest u voor het laatste, dan wordt het hele bureaublad gedeeld met de anderen in de sessie.
 
Om u hieraan te herinneren toont het venster Windows Meeting Space een melding. De opties zijn Weergeven hoe mijn gedeelde sessie er op andere computers uitziet en Delen stoppen. Met de eerste optie kunt u kijken hoe anderen uw scherm zien en met de andere wordt de presentatie, dus het delen van uw bureaublad, gestopt.

 

Er zijn nog meer mogelijkheden. Deze vindt u in een blauwe balk bovenaan uw scherm. Hierin zitten knoppen om het delen te stoppen, de presentatie te pauzeren, de controle over te geven aan iemand anders en verbinding te maken met een projector.

 

 

Een handige optie in het venster Windows Meeting Space is Hand-out toevoegen. Hiermee kunt u bestanden delen. Via een bestandsbeheervenster kunt u een bestand selecteren. Dit wordt aan de sessie gekoppeld en vervolgens gekopieerd naar alle deelnemers. Alle deelnemers kunnen het bestand wijzigen, maar wel slechts één tegelijk.
 
Degene die het bestand opslaat bepaalt de wijzigingen erin. Uw originele bestand wordt niet overschreven. Via de knop Vergadering linksboven is het wel mogelijk gedeelde bestanden op te slaan.

 

Terwijl de sessie in gang is kunt u ook notities delen met een deelnemer. Een notitie is een eenvoudig tekstberichtje dat u naar de ander stuurt. Het is niet hetzelfde als chatten en notities worden ook niet door het systeem bewaard. Om een notitie te sturen dubbelklikt u op de naam van de deelnemer,  typt u uw boodschap in het dialoogvenster Een notitie verzenden en klikt u op Verzenden.

 

Een netwerkprojector is net als een normale projector of beamer, alleen is hij verbonden met het netwerk en daarin bekend.
 
Er zijn projectoren die kunnen worden voorzien van een netwerkkaart en typen waarin die kaart al is ingebouwd. Sommige van deze modellen kunnen zelfs een draadloze verbinding opzetten.
 
Het doel is duidelijk: een gebruiker hoeft geen fysieke verbinding meer met de projector te hebben. Het apparaat is in het netwerk te vinden en aan te sturen, net als een printer.
 
Windows Meeting Space ondersteunt het gebruik van netwerkprojectoren. Tijdens het delen van het bureaublad kunt u op de knop Opties rechtsboven klikken en de optie Verbinding met netwerkprojector selecteren. Volg dan de aanwijzingen.