Werken met tabellen in Excel 2007

Excel zal een willekeurige reeks cellen niet automatisch als een 'tabel' herkennen. U moet zelf aangeven welk gegevensbereik het programma als tabel moet behandelen. Allereerst hebt u natuurlijk een reeks gegevens nodig, ergens op een werkblad.

 

 

Selecteer een bereik, zie figuur 1. Vervolgens klikt u op de knop Opmaken als Tabel. Deze vindt u in de groep 'Stijlen' op de tab 'Start' (zie figuur 2):

 

 

 

Nadat u op deze knop heeft gedrukt toont Excel een nieuw element in de gebruikersinterface - 'galerij' genaamd - met een aantal voorgebakken formatteringsmogelijkheden voor uw tabel. Zie figuur 3.
 

 

 

Selecteer één van de aanwezige opties. Excel zal vervolgens vragen welk celbereik u in een tabel wilt omzetten (zie figuur 4). Mocht uw tabel een kopregel hebben, zorg er dan voor dat het aankruisvakje is aangevinkt. Klik op OK om het bereik om te zetten naar een tabel.

 

 

Na afronding van deze stappen krijgt u een tabel die eruitziet zoals figuur 5 (met mogelijk andere kleuren).

 

 

 

 

Nadat een bereik is omgezet naar een tabel, krijgt dit extra functionaliteiten toegewezen die uw dagelijkse werk met deze gegevens makkelijk maken:

 

Geïntegreerde autofilter en sorteermogelijkheden
Wanneer uw tabel een kopregel heeft, dan zal deze automatisch de autofilter- en sorteerknoppen krijgen, zie figuur 6.

 

 

 

De knopjes laten bovendien voortaan zien of er bijvoorbeeld een filter is toegepast op de kolom waar ze bij horen. In vorige versies van Excel was dit nauwelijks zichtbaar (donkerblauw pijltje in plaats van zwart).

 

Het selecteren van een hele kolom of rij in de tabel is eenvoudig: beweeg uw muisaanwijzer naar de top van de tabel (of naar de meest linkse kolom als u een rij wilt selecteren) totdat de aanwijzer verandert in een omlaag wijzend pijltje (figuur 7) en klik. Het gegevensbereik van die kolom (rij) zal worden geselecteerd. Klik nogmaals om de kopregel ook mee te selecteren.

 

 

 

Door in de buurt van de linkerbovenhoek van de tabel te klikken selecteert u álle gegevens in de tabel. De muisaanwijzer verandert daarbij in een pijltje dat naar rechtsonder wijst, zie figuur 8.

 

 

Tijdens scrollen blijft de kopregel altijd automatisch in beeld
Als uw tabel niet helemaal op het scherm past en u omlaag scrollt, dan toont Excel 2007 een prettige nieuwe functie: de kolomletters worden tijdelijk vervangen door de tekst in de kopregel van uw tabel, maar alleen zolang de cursor binnen de tabel blijft. Zie figuur 9. Zo weet u altijd in welke kolom van uw tabel u bezig bent.

 

Automatische uitbreiding
Zodra u iets naast of onder een tabel typt neemt Excel automatisch aan, dat u de tabel wilt uitbreiden met een nieuwe kolom of rij en past daarom de afmetingen van uw tabel aan. Gelukkig kunt u deze handeling ook weer ongedaan maken en tevens kunt u dit gedrag uitschakelen.

 

Automatisch aanpassen van de opmaak
Zodra u een rij of een kolom invoegt dan wel verwijdert, zal Excel de tabelopmaak aanpassen. Alternerende arceringen en/of kleuren worden vanzelf weer in orde gemaakt.

 

Automatische aanpassing van doelbereiken van grafieken, draaitabellen en andere objecten
Zodra u regels toevoegt aan een tabel (terwijl het automatisch aanpassen van de tabel ingeschakeld is), past Excel voor u automatisch alle doelbereiken aan van alle objecten die gebruik maken van uw tabel, zoals grafieken en draaitabellen. Deze optie is zeer nuttig, omdat met het aanpassen van de grootte ook de eventueel aanwezige grafieken automatisch worden bijgewerkt. Als u bijvoorbeeld wekelijks uw verkoopcijfers invoert, dan hoeft u niet langer alle daarop gebaseerde grafieken bij te werken, of met ingewikkelde dynamische bereiknamen te werken.

 

Zodra u een cel selecteert binnen een tabel zult u een nieuwe tab zien verschijnen op het lint, genaamd 'Hulpmiddelen voor tabellen', 'Ontwerpen'. Figuur 10 toont u hoe het lint eruit zal zien als u op deze tab klikt. Elke groep op deze tab wordt nu apart besproken.

 

 

Groep Eigenschappen
Door middel van de Eigenschappen-groep (zie figuur 11) kunt u de tabelgrootte wijzigen (klik hierop wanneer u de afmetingen van uw tabel aan wilt passen) en de naam van uw tabel wijzigen.

 

 

De naam van een tabel is nodig zodra u in uw werkbladformules wilt verwijzen naar cellen in de tabel. Door een duidelijk herkenbare naam te kiezen, zijn uw formules eenvoudiger te begrijpen. Om te zien hoe dit in zijn werk gaat klikt u in een cel direct rechts van uw tabel en drukt u tegelijkertijd de is-gelijk-teken-toets op het toetsenbord in. Typ vervolgens SOM( en klik dan op een cel binnen uw tabel. U krijgt een formule die er als volgt uit kan zien:

 

=SOM(Tabel1[[#Deze rij];[Korting]]

 

Merk op, dat Excel 2007 een nieuwe naamgevingconventie heeft om cellen in een tabel aan te duiden. In de voorbeeldformule is Tabel1 de naam van uw tabel, Korting duidt op de kolom binnen deze tabel en #Deze rij geeft aan dat de gegevens in dezelfde rij staan als de rij met uw formule. Vanwege deze naamgevingconventie is het niet mogelijk om twee keer dezelfde tekst in een cel in de kopregel te hebben. Zodra u probeert een kop in te vullen die al bestaat, zal Excel deze 'corrigeren' door er een volgnummer achter te plaatsen, zodat de koptitel uniek blijft. Wellicht herkent u dit nummeren onder meer van de kopieerfunctie in Windows Verkenner.

 

Een prettige nieuwe functionaliteit, merkt u na het invoeren van de formule naast de tabel. De tabel wordt dan namelijk uitgebreid met de kolom waarin u de formule typte. Tegelijk wordt de formule automatisch gekopieerd zodat de hele kolom ermee wordt gevuld. Tevens heeft Excel een standaard kopje gemaakt. Zeer handig als u een berekening op enkele gegevens uit elke rij in uw tabel wilt maken. Beide acties kunt u overigens eenvoudig ongedaan maken met sneltoets Ctrl+Z.

 

Groep Extra
De groep Extra (zie figuur 12) kent drie besturingselementen: Samenvatten met draaitabel, Duplicaten verwijderen en Converteren naar bereik.

 

 

Wat Samenvatten met draaitabel voor u doet is evident. Zodra uw draaitabel klaar is, hoeft u zich geen zorgen meer te maken over het bronbereik van uw draaitabel. Dit wordt automatisch gelijk gehouden met de afmetingen van uw tabel. Zodra u dus gegevens aan uw tabel toevoegt zal Excel de tabelafmetingen aanpassen en daarmee ook het bronbereik van uw draaitabel. U moet nog wel de draaitabel vernieuwen om het resultaat van uw toevoegingen te kunnen zien. Excel 2007 heeft overigens een sterk verbeterde gebruikersinterface gekregen voor het maken van draaitabellen.
De functie Duplicaten verwijderen is nieuw in Excel 2007. Nadat u op deze knop heeft geklikt, presenteert Excel een dialoogvenster waarin u de kolommen kunt selecteren die gebruikt zullen worden. Gecontroleerd wordt of de gegevens in de tabel uniek zijn of niet (zie figuur 13). 

 

Deze functie is uitermate handig, bijvoorbeeld bij het controleren, bijwerken en ontdubbelen van adresgegevens van klanten en bij het controleren op dubbele boekingen in uw boekhouding.

 

De knop Converteren naar bereik zal de tabel weer degraderen tot een normale reeks cellen. Wees erop bedacht, dat als u dit doet, eventuele draaitabellen die op de tabel gebaseerd zijn hun bronbereik kwijt raken. U kunt dit repareren door in de draaitabelwizard het bronbereik opnieuw aan te geven. Doet u dit niet, dan kan de draaitabel niet meer vernieuwd worden.

 

Groep Externe tabelgegevens
Deze groep (zie figuur 14) heeft alles te maken met de brondata van uw tabel en is alleen van toepassing als de gegevens in uw tabel bijvoorbeeld het resultaat van een database- of webquery zijn, of afkomstig zijn van een SharePoint-lijst.

 

 

Deze groep kent de volgende vijf knoppen:

 

 

In deze groep kunt u aangeven op welke manier de beschikbare tabelstijlen toegepast moeten worden op uw tabel (zie figuur 15). De opties hebben de volgende betekenis:

 

 

 

Groep Stijlen voor tabellen
De laatste groep op het tabblad Hulpmiddelen voor tabellen is de groep Stijlen voor tabellen (zie figuur 16).

 

 

Klik op de dropdown-pijl om een galerij met mogelijke tabelopmaken te zien. Beweeg uw muis over een opmaak om tegelijkertijd in uw spreadsheet te zien welk effect die keuze zal hebben op uw tabelopmaak. Klik pas als u de gewenste opmaak heeft gevonden.

 

 

Tabellen zijn een geweldig handige toevoeging aan Excel 2007. Hoewel een behoorlijk aantal van de mogelijkheden al deel uitmaakten van de 'Lijst'-functie van Excel 2003, zijn de nieuwe opties die Excel 2007 toevoegt zeer de moeite waard. De meest in het oog springende voordelen zijn:

 

 

In een volgende editie van de Microsoft voor Ondernemers Nieuwsbrief wordt ingegaan op de veranderde eigenschappen van VBA in relatie tot de tabellen van Excel 2007.