Optimaal beheer van uw klantcontacten en marketingstrategieën met 2007 Microsoft Office System

Microsoft Office Outlook is sowieso al de plek waar heel veel zakelijke informatie verzameld is: al uw e-mail, uw agenda, taken, namen en adressen van uw contactpersonen et cetera. Met Business Contact Manager voegt u daar ook nog alle gegevens over uw klanten en prospects aan toe, alle contactmomenten en marketingacties, plus alle informatie over lopende projecten. Zo kunt u die ook allemaal vanuit Outlook centraal beheren. Tot die gegevens behoren onder meer alle e-mailberichten van en aan uw relaties, telefoongesprekken, afspraken, notities, documenten enzovoort. Tevens is Outlook nu de plek, van waaruit u uw marketingcampagnes opstart en vervolgens automatisch bijhoudt wat het effect van die campagnes is. De integratie van deze functies in Outlook maakt dat u uw bedrijfsrelaties versterkt. Immers, u kunt voortaan sneller reageren op vragen en wensen van uw klanten.

 

U ziet razendsnel waar de verkoopkansen zitten en kunt daar via transacties als offertes, orders en facturen concrete omzetten van maken. Doordat het programma de waarschijnlijkheid van een verkoop en de verwachte verkoopdatum precies bijhoudt, kunt u nauwkeurige prognoses maken van uw omzet. Bovendien stelt de combinatie van Office Outlook 2007 met Business Contact Manager u in staat om de tijd die u aan uw klanten besteedt automatisch te laten bijhouden. Dat is vooral praktisch als u deze tijd moet factureren, zoals in de advocatuur en de accountancy. Met het programma genereert u urenlijsten, die u voor uw urenverantwoording én uw facturatie kunt gebruiken.

Ten opzichte van de eerdere versies bevat Office Outlook 2007 met Business Contact Manager een aantal nieuwe functies. Had de allereerste versie slechts een beperkt aantal velden voor informatie over uw klant en een eventuele omzet, in de nieuwe versie kunt u extra velden maken die bij uw onderneming en uw manier van werken passen, zodat u meer relevante informatie kunt bijhouden. Bovendien wordt die informatie in de 2007-versie overzichtelijker gepresenteerd, ook weer op een manier, die u het beste vindt. U kunt namelijk het bedieningspaneel of 'dashboard' volledig aanpassen. Vindt u bijvoorbeeld een dagoverzicht belangrijk waarop u meteen kunt zien, wie u vandaag moet bellen, dan kunt u zo'n lijst een prominente plaats geven op het dashboard.
 
Zo zijn er in de nieuwe versie tal van overzichten mogelijk en kunt u kiezen uit klant-, prospect- en omzetkansrapporten, die een duidelijk beeld geven van uw verkoopproces. Voor een meer gedetailleerd overzicht is de informatie te sorteren en te filteren, en kunt u die voor verdere analyse desgewenst naar Excel exporteren.

 

Business Contact Manager was tot voor kort een te downloaden add-in voor Outlook 2002 en Outlook 2003. Met de komst van het 2007 Office System is het een integraal onderdeel geworden van Office Professional 2007 en Office Small Business 2007. Ook Office Ultimate 2007 en Office Enterprise 2007 zijn met Business Contact Manager uitgerust. Andere Office-versies zoals Office Standard 2007 en Office voor Thuisgebruik moeten deze functie missen.

 

Het Business Contact Manager voor Outlook 2007 Setup-programma staat op de aparte cd die bij de genoemde pakketten wordt meegeleverd. Door de cd in uw cd-romstation te leggen wijst de installatie-wizard verder de weg. Eerst wordt een versie van Microsoft SQL Server geïnstalleerd, gevolgd door nog een aantal componenten en tot slot Business Contact Manager zelf.

 

 

Nadat u de installatiewizard met succes hebt voltooid, volgt het tweede deel van de installatie:

 

 

 

Na de installatie worden Outlook 2007 én Business Contact Manager automatisch opgestart. Onderstaande afbeelding laat zien waar de specifieke BCM-onderdelen zitten. 

 

 

Er zijn drie manieren om toegang te krijgen tot de BCM-functies:

 

 

Open bijvoorbeeld het menu Business Contact Manager. U ziet hier een aantal belangrijke menu-opties:

 

 

 

Business Contact Manager maakt onderscheid in bedrijven en de personen die bij die bedrijven werken. U geeft dus eerst de gegevens op van de bedrijven (accounts) en vervolgens van de zakelijke contactpersonen, waarbij u telkens verwijst naar een van de accounts:

 

 

 

 

 

Nu zult u doorgaans al contactpersonen in Outlook hebben ingevoerd, die bij de migratie van Office 2002 of 2003 naar Office 2007 zijn meegenomen. Om die contactpersonen over te zetten naar zakelijke contactpersonen in Business Contact Manager doet u het volgende:

 

 

 

Is uw marketingcampagne gericht op een selecte groep klanten en prospects, dan was het in de vorige versie vrij lastig om die groep te selecteren. De nieuwe 2007-versie van Businesss Contact Manager voor Outlook beschikt over verbeterde filterfuncties, waardoor u optimaal selecties kunt maken op basis van de eigenschappen van uw klanten en prospects en op hen toegesneden mailings kunt genereren. Die kunt u vervolgens gebruiken in combinatie met de functie Samenvoegen voor afdrukken van Microsoft Word of Publisher.

 

 

 

 

Van al uw campagnes kunt u de resultaten bijhouden. Vanaf het moment dat de campagne van start gaat kunt u namelijk aan alle contactmomenten een bron koppelen, bijvoorbeeld 'E-mailcampagne' of 'Telemarketing'. Om de totaalresultaten te zien opent u weer het menu Business Contact Manager en kiest u bij Marketingcampagnes de campagne die u wilt bekijken.

 

 

De informatie is afgestemd op het type campagne. U ziet onder meer het aantal nieuwe accounts, zakelijke contactpersonen, potentiële klanten en de eventuele verkoopkansen die de desbetreffende campagne heeft gegenereerd.

 

Elke verzonden brief, mailing of offerte wordt aan de historie van de klanten en prospects toegevoegd. Via de menu-optie Business Contact Manager >> Communicatiegeschiedenis is alles netjes op volgorde gerangschikt terug te vinden. De volgorde is chronologisch, maar u kunt links op het scherm ook kiezen voor andere volgordes, zoals Gemaakt door, Gekoppeld aan of een zelf toegevoegde voorkeurvolgorde.

 

Met de nieuwe functie Zakelijke projecten is alle projectgerelateerde informatie op één plaats te traceren, weer te geven en te openen, waaronder Word-documenten, Excel-werkbladen, activiteiten, e-mailberichten, vergaderingen, notities en bijlagen. U kunt eenvoudig projecttaken toewijzen aan collega's en automatisch taakgegevens overbrengen naar de afzonderlijke takenlijsten.

 

Ook onderweg hebt u de belangrijkste contactgegevens van uw klanten bij de hand. Met de Windows-voorzieningen voor offlinetoegang kunt u namelijk op uw laptop in Office Outlook 2007 met Business Contact Manager informatie weergeven en invoeren, net als op uw Pocket PC. Als u later weer op de zaak bent zijn die gegevens te synchroniseren met het 'hoofdsysteem'. Dat hoofdsysteem is overigens (beveiligd) toegankelijk voor meerdere gebruikers, bijvoorbeeld uw collega's en/of secretaresse.

 

Microsoft Office Outlook 2007 met Business Contact Manager gebruikt namelijk een Microsoft SQL Server 2005-database voor de opslag van alle gegevens. Standaard staat deze database op uw eigen pc, maar u kunt hem ook koppelen aan een bestaande database of opslaan op een server op afstand. Hierdoor is het niet alleen gemakkelijker om de informatie breder toegankelijk te maken, het geeft ook meer ruimte qua schaalbaarheid.