 | | | | Ledenadministratie in Access | |
|
Of het nu gaat om de personeelvereniging of een sportclub, met de hier beschreven Access-applicatie kunt u de basisadministratie van elke ledenvereniging voeren.
De applicatie is gemaakt in Microsoft Access. Samen met onder meer Word, PowerPoint en Excel behoort Access tot de Office-familie. De applicatie is 'open', dus u kunt hem zelf verder uitbouwen en aanpassen aan de processen die in uw organisatie gangbaar zijn. Of u kunt dat laten doen.
Ook om de applicatie te gebruiken is Access 2002 of Access 2003 vereist. U kunt niet volstaan met zogenaamde viewer-programma's, zoals die er bijvoorbeeld zijn voor PowerPoint. Access 2003 is onder meer aanwezig in Microsoft Office Professional Editie 2003. |
Download
Gerelateerde training
|
| |
| | | | |
|
|
| | | Introductie Acces-applicatie | | Om te begrijpen hoe de applicatie werkt, wordt een voorbeeldsituatie beschreven: het gaat om een vereniging, die jaarlijks voor een aantal lidmaatschappen contributiegelden int. De applicatie wordt als volgt gestart:
- Open de map Mijn documenten. Dubbelklik daartoe bijvoorbeeld op Mijn Computer op het Bureaublad en vervolgens op Mijn documenten.
- Zoek het bestand ledenadministratie.zip en dubbelklik erop. Het zip-bestand wordt nu getoond in het programma WinZip. Pak het bestand uit door voor Uitpakken te kiezen. U selecteert de locatie waar u wilt dat het Access-bestand wordt opgeslagen en klikt op Uitpakken.
- Dubbelklik nu op LedenAdministratie.mdb. De applicatie wordt geopend in Access. Een eventuele beveiligingswaarschuwing over het niet blokkeren van onveilige expressies passeert u door te kiezen voor Nee. Mocht u de foutmelding ‘Dit bestand is mogelijk niet veilig...' te zien krijgen, dan klikt u op Openen.
- U wordt verwelkomd in het hoofdmenu.
De ledenadministratie bestaat uit:
1 NAW-gegevens van leden
2 Teams\lidmaatschappen
3 Bedragen per maand
4 Betalingen door leden
5 Rapporten wanneer iemand moet betalen
6 Rapport hoeveel geld er binnenkomt
7 Stickervellen met adressen
Een lidmaatschap\team heeft een naam en een periode\seizoen. Vervolgens kunt u aangeven of er voor dit lidmaatschap betaald moet worden en of dit lidmaatschap\team\seizoen nog actief is.
|
|
| |
|
| | | Verkenning | | Door eerst rond te kijken in de database leert u de structuur te begrijpen. Zo ziet u waar u welke gegevens moet invullen, hoe de knoppen reageren, welke meldingen u kunt verwachten, hoe u vensters moet sluiten, hoe u naar een ander venster overschakelt etc. Ook ziet u als vanzelf de mogelijkheden voor uw eigen situatie.
Het menu is gemaakt met de Access-functie Schakelbord en heeft de volgende inrichting:
Hoofdmenu
Invoer en muteren
Nieuwe persoon
Muteren personen\lidmaatschap\betalingen
Overzichten
Stamkaart
Ledenlijst
Betalingen
Adresstickers
Systeem
Invoer lidmaatschappen
Print lidmaatschappen
Afsluiten
De database maakt gebruik van variabele gegevens en vaste gegevens. zoals de soorten lidmaatschappen.
- Klik in het hoofdmenu op de knop Systeem.
- Klik in het venster Systeemtabellen op Invoer lidmaatschappen. Blader onder in beeld met de >-knop om te zien welke vier abonnementsvormen al beschikbaar zijn, zoals Aspiranten en Senioren.`Klik op >* om een categorie toe te voegen, bijvoorbeeld Junioren, betaald, 2007, betaalmaand januari, bedrag 15 euro.
- Een lidmaatschap dat niet meer actueel is, schakelt u uit door in het vakje Actief het vinkje te verwijderen.
- Bewaar de gegevens door rechtsboven op het rode kruisje te klikken. Hiermee keert u terug naar het menu Systeem. Kies hier Naar hoofdmenu.
In de database zijn enkele abonnementsvormen uitgewerkt:
- Aspiranten voor het seizoen 2006-2007, Actief met betalingen in september 2006 en April 2007 van euro 25,00
- Senioren voor het seizoen 2006-2007, Actief met betalingen in oktober 2006 van euro 43,00
- Kerstbrodenactie in december 2006, zonder betaling
- Toernooiorganisatie in 2007, zonder betaling
Alle actieve lidmaatschappen zijn straks te kiezen bij de personen.
|
|
| |
|
| | | Variabele gegevens | | De variabele gegevens van de leden hebben twee ingangen: het invoeren van nieuwe leden, vervolgens het onderhoud van bestaande leden. Begin uzelf als lid toe te voegen.
- Terug in het hoofdmenu klikt u op Invoer en muteren. Kies Nieuw.
- Het venster dat u nu ziet vraagt om de NAW-gegevens van het nieuwe lid. Vul bij wijze van voorbeeld uw eigen gegevens in. Met de Tab-toets wisselt u steeds naar het volgende invulvak.
- Het nummer rechtsboven wordt automatisch gegenereerd.
- Klik op Sluiten.
Terug in het menu Invoer en muteren, gaat u nu bekijken hoe u de gegevens van uw leden bijhoudt en welke gegevens per lid worden vastgelegd.
- Klik op Invoer en muteren om het gelijknamige dialoogvenster te zien. Kies Muteren personen\lidmaatschap\betaling. De bladerknoppen bevinden zich hier bovenin het scherm, rechts naast de zoekfunctie.
- U ziet nu het venster Persoon. Via de knop met het envelopje kunt u de persoon direct een e-mail sturen.
- Behalve NAW-gegevens ziet u onderin welke lidmaatschappen op de desbetreffende persoon van toepassing zijn. Met de drie knoppen kunt u lidmaatschappen toevoegen en verwijderen. Blader met de knoppen rechtsboven naar uw eigen naam, klik op Nieuw lidmaatschap. Selecteer een van de lidmaatschappen in de keuzelijst; u kunt hier alleen kiezen uit lidmaatschappen, die via het menu Systeem op actief staan ingesteld (zie ook stap 6). Klik op OK.
Nadat een lidmaatschap is gekozen en u het scherm verlaat worden op de achtergrond de betalingen die bij het lidmaatschap horen bij de persoon neergezet. Bij het terugkeren op het scherm van de persoon is dit rechts onderin beeld te zien. U kunt meerdere lidmaatschappen bij een persoon toevoegen.
- Zegt een lid zijn lidmaatschap op, dan selecteert u het desbetreffende lidmaatschap, klikt op Wijzig lidmaatschap, en vinkt de optie Actief uit.
- Klik op Sluiten om terug te keren naar het menu Invoer en muteren en kies Naar hoofdmenu.
|
|
| |
|
|
| | | Overzichten | | De keuze Overzichten in het hoofdmenu geeft toegang tot verschillende afdrukvormen van de database. Elk van de overzichten is af te drukken via Bestand >> Afdrukken.
- Stamkaarten
Hiermee maakt u klantenkaarten (één A4-tje per lid). Sluit af via het rode kruisje rechtsboven.
- Ledenlijst
Deze is wat compacter, omdat er per lid maar één regel nodig is. Er wordt een complete lijst gegenereerd voor elke abonnementsvorm. Met de bladerknoppen onderin beeld bladert u naar de volgende bladzijdes c.q. abonnementsvormen. Sluit af via het rode kruisje rechtsboven.
- Betalingen
De lijst betalingen geeft inzicht in wie er nog niet betaald heeft: het vakje rechts op de pagina is dan leeg. De lijst is gerubriceerd en gesorteerd op betaalmaand.
- Adresstickers
De optie Adresstickers geeft toegang tot de Rapporten-wizards van Access. Kies de Wizard Adresetiketten en in de keuzelijst daaronder selecteert u tblPersoon. Klik op OK en volg alle stappen op. Stap 1 betreft de keuze van de etikettenvellen die u gekocht hebt, stap 2 het lettertype, in stap 3 moet u opgeven welke velden u op het etiket afgedrukt wilt zien. Selecteer een veld in het vak links en klik het naar het veld aan de rechterkant via de knop >. Dit zijn doorgaans:
- txtvoornaam txttussenvoegsel txtachternaam
- txtstraanaam txthuisnummer
- txtpostcode txtplaatsnaam
Op dezelfde manier selecteert u in de volgende stap de sorteerwijze (txtpostcode). Na de laatste stap drukt u de etiketten af via Bestand >> Afdrukken.
Een vijfde lijst die u kunt afdrukken is die van de verschillende abonnementsvormen. Deze lijst vindt u via het hoofdmenu onder Systeem >> Print lidmaatschappen. Het rapport geeft inzicht in hoeveel geld er binnenkomt.
|
|
| |
|
| | | Aanpassingen | | De structuur van de applicatie bestaat - zoals elke Access-applicatie - uit tabellen. Alle gegevens liggen dus gestructureerd in tabellen opgeslagen en dat betekent dat zij op meerdere manieren bekeken en geanalyseerd kunnen worden. Export naar Excel is ook mogelijk. Toegang tot de structuur krijgt u als volgt:
- Sluit het hoofdmenu via de knop Sluiten.
- Start Access via Start >> (Alle) Programma's.
- Open het bestand LedenAdministratie.mdb.
Met enige kennis van Access kunt u de database uitbreiden, aanpassen en nog meer rapporten aanmaken. Wilt u de database aanpassen dan moet u daartoe het schakelbord passeren. Dat kan op twee manieren:
- Start Access en open het MDB-bestand via Bestand >> Openen.
of
- Start Verkenner, houd de Shift-toets ingedrukt en dubbelklik op het MDB-bestand.
Wilt u zich verder verdiepen in de mogelijkheden van Acces, volgt u dan de basiscursus voor dit programma.
|
|
| |
|
|  | | | | |  | | | Wilt u meer weten over Dynamics CRM? Neem contact op met een reseller bij u in de buurt. | | | |
| |
| | | | |
|
|
