Klantcontacten beheren met mini CRM-systeem in Access

De applicatie past in een alledaagse situatie: een verkoper moet producten verkopen. Hij legt gedurende de dag bedrijfs- en persoonsgegevens vast. Alle acties die de verkoper heeft ondernomen en nog gedaan moeten worden, worden vastgelegd. Ook de omzetverwachting wordt geregistreerd. Zo kan de verkoper elke dag zien wat hij die dag moet doen.

 

De applicatie is gemaakt in Access. Samen met onder meer Word, PowerPoint en Excel behoort Access tot de Office-familie. De applicatie is 'open', dus u kunt hem zelf verder uitbouwen en aanpassen aan de processen die in uw organisatie gangbaar zijn. Of u kunt dat laten doen.
 
Om de applicatie te gebruiken is Access 2002, Access 2003 of Access 2007 vereist. U kunt niet volstaan met zogenaamde viewer-programma's, zoals die er bijvoorbeeld zijn voor PowerPoint. Access is onder meer aanwezig in Microsoft Office Professional Editie 2003 en de volgende versies van 2007 Microsoft Office System: Office Enterprise 2007, Office Professional Plus 2007 en Office Professional 2007.

 

U moet deze applicatie zien als een basisoplossing voor kleine bedrijven of werkgroepen. Het dient tevens als opstapje naar een groter CRM-systeem met dieper gaande mogelijkheden, bijvoorbeeld Microsoft Dynamics CRM.

 

 

De applicatie wordt als volgt gestart:

 

 

 

Door eerst rond te kijken in de database leert u de structuur te begrijpen. Zo ziet u waar u welke gegevens moet invullen, hoe de knoppen reageren, welke meldingen u kunt verwachten, hoe u vensters moet sluiten, hoe u naar een ander venster overschakelt etc. Ook ziet u als vanzelf de mogelijkheden voor uw eigen situatie. Het menu is gemaakt met de Access-functie schakelbord en heeft de volgende inrichting:

 

 

 

Alleen de menu-optie Tabellen kent een submenu:

 

 

De database maakt gebruik van variabele gegevens en vaste gegevens. De vaste gegevens zijn nodig om aan een variabel gegeven een standaardwaarde toe te kennen. Zoals klantsoort en interessegebied. Op deze manier kunt u steeds uit een lijst een keuze maken, die u later als een filter op deze waarde kunt leggen. Zo kunt u bijvoorbeeld 'Golf' als interesse toevoegen, dat u bij de desbetreffende contactpersonen als interesse kunt selecteren. Dit biedt de mogelijkheid om ooit alle in golf geïnteresseerde klanten uit te nodigen voor een golftoernooi.

 

Klik in het venster Tabellen op Vervolgacties. Indien het scherm geheel gevuld is met acties bladert u onder in beeld met de >-knop vooruit om te zien welke vervolgacties al beschikbaar zijn, zoals Brief versturen en Fax versturen. Klik op >* om een categorie toe te voegen, bijvoorbeeld Informatieaanvraag versturen.

 

Bewaar de gegevens door rechtsboven op het rode kruisje te klikken. Hiermee keert u terug naar het menu Tabellen. Vervolgens kunt u ook de andere vaste gegevens bekijken en of wijzigen

 

De database is gevuld met wat voorbeeldinformatie. Om hem leeg te maken en te vullen met uw eigen informatie, kiest u Tabellen >> Leegmaken tabellen. Dit is een gevaarlijke optie, want hiermee kunt u ook al uw eigen variabele en vaste gegevens uit de database verwijderen.

 

 

Het scherm komt op met twee knoppen: Verwijder en Sluiten. Indien u door wilt gaan met het verwijderen van acties, bedrijven en contactpersonen moet u op de knop Verwijder klikken. Het systeem komt voor de zekerheid nog met de vraag of u de gegevens echt wilt verwijderen.

 

Vaste gegevens kunt u alleen verwijderen nadat u eerst de variabele gegevens heeft verwijderd. Nadat de variabele gegevens zijn verwijderd krijgt u de vraag of u ook de vaste gegevens wilt verwijderen. Als u hier op de knop Ja klikt, is de gehele database leeg. Eventueel kunt u de database vanuit Access daarna ook nog comprimeren en herstellen. Zodra u klaar bent met het beheren van de vaste gegevens klikt u op op de knop Naar hoofdmenu.

 

Het invoeren van de variabele gegevens wordt voorafgegaan door een scherm met een beknopte lijst van respectievelijk alle bedrijven, contactpersonen en acties. Door in die lijst een record te kiezen en op de knop Details te klikken, kunt u inzoomen op het record en de de gegevens bekijken en muteren.

 

 

Via de menu-opties Bedrijf, Contactpersonen en Actiepunten komt u bij schermen, met daarin een of meer van de volgende knoppen:

 

 

 

 

 

De werkbalk bovenin beeld telt diverse knoppen. Van links naar rechts zijn dat:

 

 

Klik in het hoofdmenu op de knop Bedrijven en het scherm met alle bedrijven komt tevoorschijn. Hier kunt u een nieuw bedrijf toevoegen door op de knop Toevoegen te klikken. Ook kunt u de bedrijfsgegevens van een reeds ingevoerd en geselecteerd bedrijf bekijken door op de knop Details te klikken.

Vervolgens komt u in een scherm waarin alle variabele gegevens van het bedrijf kunnen worden ingevoerd. Door middel van de knoppen Opslaan en Annuleer kunt u de wijzigingen opslaan of negeren. Dit kan ook door middel van de knoppen in de werkbalk.

 

Het onderste deel van het scherm is bedoeld om contactpersonen en acties behorende bij dit bedrijf in te voeren. Door middel van de twee tabbladen kunt u de contactpersonen of acties bereiken. De knoppen Toevoegen en Details zijn per tabblad beschikbaar en werken dus óf voor de contactpersonen óf voor de acties.

 

 

Om snel een e-mail te kunnen sturen aan een contactpersoon, is aan de gegevens de knop e-mail genereren toegevoegd, achter het e-mailadres van de betrokkene. Op dezelfde manier bereikt u via de knop achter de URL de website van de onderneming.

 

 

Invoeren van contactgegevens
Contactpersonen zijn op twee manieren toe te voegen. De eerste manier is via het menu Contactpersonen, de tweede loopt via het scherm van het bedrijf, door daar op de knop Toevoegen te klikken. Net zoals bij het scherm Bedrijven komt u in beide gevallen in een overzichtsscherm waar alle contactpersonen onder elkaar staan. Met de knop Details kunt u weer inzoomen, bekijken en muteren. Door op de knop Toevoegen te klikken opent u het scherm waarin alle gegevens van een contactpersoon op te geven zijn. Ook hier is ruimte voor het invullen van actiemomenten en interessegebieden van een persoon.

 

Invoeren van actiegegevens
Via het hoofdmenu kan men een actielijst op het scherm opvragen, een zogenaamde ToDo-lijst. De lijst is te filteren op alle actie's (knop Alles), acties die reeds zijn uitgevoerd (knop Uitgevoerd) en alleen die acties die nog niet zijn uitgevoerd (knop ToDo).

 

 

In dit scherm is het ook mogelijk om acties te verwijderen. Voor het verwijderen van een actie moet u de actie aanklikken en vervolgens op de knop Verwijder klikken.

 

In een vervolgartikel zal deze database verder worden uitgewerkt en uitgebreid met onder meer rapportage- en exportmogelijkheden en verdere selectiefuncties. Wie zelf aan de slag wil moet wel enige kennis van Access hebben. Is dat het geval dan kunt u de database verder uitbreiden en aanpassen en rapporten aanmaken. De structuur van de applicatie bestaat - zoals elke Access-applicatie - uit tabellen. Alle gegevens liggen dus gestructureerd in tabellen opgeslagen en dat betekent dat zij op meerdere manieren bekeken en geanalyseerd kunnen worden. Ook export naar Excel is ook mogelijk. Wilt u de database aanpassen dan moet u daartoe het schakelbord passeren:

 

 

Een andere manier is: start Windows Verkenner, houd de Shift-toets ingedrukt en dubbelklik op de naam van het MDB-bestand.

 

 

Voor kenners van Access volgt hier tot besluit een overzicht van de tabellen, die in deze mini-CRM-applicatie worden gebruikt: