Verkoopkansen registreren in Microsoft Office Excel

Elke salesmanager weet uit ervaring dat het vooral de betere verkopers zijn die meestal niet uitblinken in het bijhouden van een uitgebreide, gedegen en volledige administratie. Toch is het belangrijk om bij de sturing van deze verkopers te weten wat er speelt. Alleen op deze manier kan het management goed sturen en ervoor zorgen dat de beschikbare tijd zo efficiënt mogelijk wordt ingezet. Het administreren van verkoopkansen om inzicht te krijgen in de toekomstige omzet wordt een pipeline-systeem genoemd.

 

Eén van de kenmerken van een succesvol verkoopteam is dat het goed weet wat er bij de bestaande klanten en de prospects speelt. Ook moeten de teamleden in staat zijn om voortdurend te zaaien zodat ze later kunnen oogsten. Om dat proces goed te kunnen volgen, is het nodig alle facetten van het traject stap voor stap vast te leggen: wie zijn de beïnvloeders, wie zijn de beslissers gedurende de verkoop, wat is hun standpunt en kennis van de markt? Het budget en de duur van het beslissingsproces e.d. maken daar allemaal deel van uit. Om deze informatie goed boven tafel te krijgen zijn de antwoorden op de volgende vragen van belang:

 

 

Verkopen is een continu proces. Het is dan ook belangrijk dat de informatie erover voortdurend up-to-date is. Met de huidige stand van de techniek is het mogelijk om dagelijks vanuit elke locatie de verkoopgegevens up-to-date te houden. Dat kan zelfs onderweg of vanuit huis. Als men daar eenmaal aan gewend is wordt het eenvoudig om aan het einde van elke werkdag de verkoopkansen bij te werken.

 

Veel verkooptrajecten beginnen met een eerste contact waarin informatie wordt opgevraagd of uitgewisseld. Het resultaat van een dergelijk contact kan het verstrekken van een folder zijn met daarin informatie over de aangeboden producten en diensten. Deze activiteit kunt u in het pipeline-systeem opnemen. Na een week of twee is het verstandig om contact met de prospect te zoeken. Na dit gesprek is een reële inschatting te maken over de verkoopkansen. Dat betekent het bijwerken van het verkoopkansen- of pipeline-systeem.

 

Andere stappen in het proces zijn bijvoorbeeld een demonstratie, een proefperiode en een gedetailleerde offerte. Allemaal contactmomenten die de kans op een order doen stijgen. Als iedereen binnen het verkoopteam deze stappen en verkoopkansen gedurende een aantal maanden netjes bijhoudt wordt het een automatisme en is het team in staat een betrouwbare inschatting te maken over de te verwachten verkopen. Ook informatie over het tijdstip van aankoop en de ordergrootte is op deze manier voorhanden.

 

Een tegenargument dat verkopers zullen gebruiken is dat ze het 'te druk' hebben om al die lijstjes bij te houden. In de praktijk blijkt echter dat de focus van de verkoper door het bijhouden van een pipeline-systeem op de juiste klanten gericht blijft. Er gaat minder tijd verloren aan klanten met minder goede vooruitzichten, dus in feite wordt er met pipeline-management juist tijd bespaard. Voor het management is het mogelijk geworden in de toekomst te kijken: wat verwachten we te verkopen, wanneer en voor hoeveel? Het mes snijdt dus aan twee kanten. Zowel het verkoopteam als het management hebben er baat bij.

 

Tot dusver klinkt de term pipeline-systeem misschien nogal vaag. Toch kunt u in een spreadsheetprogramma als Excel 2007 (of een eerdere versie van Excel) een uitstekend pipeline-systeem opzetten. Het is gewoon een werkmap waar alle verkopers hun verkoopkansen in bijhouden. De opzet in Excel 2007 is eenvoudig:

 

 

 

 

 

Doordat Excel 2007 weet dat u in een tabel werkt worden alle cellen in deze kolom voorzien van de formule. De formule is bovendien speciaal gemaakt voor een tabel. In plaats van onduidelijke celadressen ziet u een formule met duidelijke verwijzigen, zoals [#Deze rij];[Bedrag].
Sla het werkblad op. De basis van uw pipeline-systeem is gereed en u kunt de werkmap nu al gaan gebruiken. Maar als u verder leest, leert u nog een paar handigheden die de werkmap nog mooier en gemakkelijker te gebruiken maken.

 

Het kan handig zijn de datumkolom zo op te maken dat alleen de maand en het jaar getoond worden. Een exacte datum is vaak toch niet aan te geven.

 

 

Na de aanpassingen hierboven wordt de afsluitdatum getoond als 'april 2007'. De verkopers hoeven een datum ook niet exact in te vullen. De invoer '4-07' volstaat al om de weergave 'april 2007' te krijgen.

 

In de kolom % kans mogen alleen getallen tussen 0 en 100 voorkomen. Een andere waarde zal tot een verkeerd gewogen bedrag leiden. Daarnaast hebben sommige mensen de neiging merkwaardige percentages in te vullen, zoals 12 of 88. Om dat te voorkomen is het beter een lijstje met standaardwaarden te tonen waaruit men kan kiezen. Dat maakt u als volgt:

 

 

 

Het resultaat van deze stap is dat de verkopers een waarde uit een lijstje moeten kiezen. Dat voorkomt invoerfouten en verhoogt het gebruiksgemak.

 

Om het totaal van de te verwachten verkopen te kunnen zien maakt u een totaalrij in de tabel:

 

 

 

 

Wellicht wilt u nog uw bedrijfsnaam en logo toevoegen. In het voorbeeldwerkblad is bovenaan een verwijzing naar de totaalcijfers gemaakt. De werkmap kan op een netwerkschijf worden opgeslagen zodat de gebruikers er bij kunnen.

 

Het resultaat van de 25 hierboven beschreven stappen is terug te vinden in de kant-en-klare sjabloonwerkmap, die u bovenaan de pagina kunt downloaden.

 

Deze sjabloon is niet te openen in eerdere versies van Excel. Werkt u met een eerdere versie van Excel, dan kunt u de werkmap zelf opbouwen aan de hand van de beschreven stappen.

 

In een eenvoudig scenario opent een verkoper de werkmap in Excel 2007 en werkt hij of zij de gegevens bij met recente informatie. Daarna wordt de werkmap weer opgeslagen en gesloten. Andere gebruikers kunnen de werkmap niet bijwerken zolang hun collega ermee bezig is. Bekijken kan natuurlijk wel.

 

Er zijn ook meer geavanceerde scenario's denkbaar. Zo kan de werkmap worden ingesteld als 'gedeeld'. In die modus kunnen meerdere gebruikers op het netwerk er tegelijkertijd mee werken. Een andere optie is het sturen van de werkmap naar de verkopers, zodat zij deze lokaal kunnen bijwerken. Zij moeten hem dan wel terugsturen of in een afgesproken map op het netwerk terugzetten. Vervolgens kan het management een nieuwe werkmap maken die de gegevens van alle verkopers consolideert.

 

Wanneer u in het bezit bent van Microsoft Office SharePoint Server 2007 waarop Excel Calculation Services draait, dan kunt u de werkmap ook publiceren op een SharePoint-intranetsite. Door de nieuwe Calculation Services-technologie van versie 2007 is het mogelijk gegevens in de spreadsheet bij te werken vanuit een webbrowser. Dit maakt de toegang tot de gegevens wel heel gemakkelijk.

 

Met behulp van de in dit artikel beschreven stappen, en dan vooral de eerste elf stappen, maakt u een werkmap met alle informatie over de verkoopkansen voor de toekomst. De overige veertien stappen maken het systeem fraaier en gemakkelijker te gebruiken. Zo heeft u in een mum van tijd een eigen pipeline-systeem voor het nauwkeurig inschatten van toekomstige verkopen. Het enige wat nu nog nodig is, is een klein beetje administratie van de kant van de verkoopmedewerkers. Wanneer zij de Excel-werkmap trouw invullen blijft de toekomst inzichtelijk.