Mobiel delen en synchroniseren van e-mail en agenda

Voor het ontvangen en verzenden van e-mail wordt gewoonlijk gebruik gemaakt van de POP3-mailserver van de internetprovider. Via deze server arriveren alle voor u bestemde e-mails in het Outlook Postvak In op uw desktop of notebook.

 

Ook uw uitgaande e-mail volgt deze weg langs Postvak Uit. Zoals u wellicht weet, bewaart Outlook alle informatie in het Outlook.pst-bestand. Zo zou u op het idee kunnen komen om dit PST-bestand - net als alle bedrijfsdocumenten - op de server te plaatsen en dit door alle kantoor- en mobiele medewerkers gemeenschappelijk te laten gebruiken. Probeer dit echter niet, want Outlook is er niet op ingesteld om het PST-bestand te delen.

 

Wilt u uw postvakken - net als de documenten op het netwerk of intranet - met uw collega's en andere partijen kunnen delen, dan moet u gebruikmaken van een mailserver, die gemeenschappelijk te gebruiken is.

 

Webmail (e-mail via de browser) is hier een oplossing, maar daarmee hebt u alleen toegang tot uw e-mail, als u de beschikking hebt over een internetverbinding. Webmail bewaart namelijk niets op uw pc of mobieltje.

 

Dat kan beperkend zijn. Meer flexibiliteit en veiligheid geeft een eigen mailserver die werkt op basis van IMAP in plaats van POP3. Bovendien hebt u dan ook de mogelijkheid om uw agenda en contactpersonen te delen. Een geschikte tool waarmee dit wordt gerealiseerd is Microsoft Exchange Server 2007. Mogelijk is Exchange Server al in uw organisatie actief; u kunt dat eenvoudig controleren, bijvoorbeeld zo:

 

 

Via deze synchronisatie worden e-mail en agenda tussen mobieltje en desktop bijgewerkt. Vroeger moest daarvoor handmatig een synchronisatie-opdracht worden gegeven.

 

Dit handmatig synchroniseren is met de komst van Windows Mobile 6 niet meer nodig, omdat Windows Mobile 6 een integratie heeft met Exchange Server 2007-server. Het is daardoor niet meer nodig om alle mappen op het mobiele apparaat op te slaan, wat zeker in het kader van de beperkte opslagcapaciteit op mobieltjes welkom is. Zelfs mappen en mailtjes die niet op het mobieltje staan kunnen via de Exchange-koppeling op de server worden gevonden en gelezen:

 

 

Overigens werkt Exchange Server 2007 wel via synchronisatie, maar dit is een nagenoeg onmerkbaar achtergrondproces, waarvoor van uw kant geen actie meer nodig is. De integratie is vrijwel naadloos. Zo worden berichten die u op uw mobieltje óf op de desktop met een vlaggetje hebt gemarkeerd op beide machines gemarkeerd weergegeven, zodra er weer een synchronisatie plaatsvindt. Dat geschiedt uiteraard via een mobiele internetverbinding.

 

SharePoint Server is vanouds de tool om intranetportals te bouwen, waar gebruikers in teamverband aan documenten kunnen samenwerken. Nu ook de nieuwe versie Office SharePoint Server 2007 deel uitmaakt van de integratie van Windows Mobile met Exchange Server worden de samenwerkings- en communicatiemogelijkheden tussen medewerkers nog gemakkelijker. Zo kunt u in uw e-mailtje dat u vanaf uw mobieltje verzendt via een link verwijzen naar een gedeeld document op de portal. De ontvanger hoeft maar op de link te klikken en het Word-, Excel- of Powerpoint-document wordt direct - dus zonder inlogprocedure - in de corresponderende Mobile-applicatie geopend.

 

Overigens gaat de integratie nog niet zo ver dat u mobiel ook de agenda's van collega's kunt delen of naast elkaar leggen, zoals dat op kantoor met Outlook 2007 kan. Dat heeft mede te maken met de beperkte ruimte op de display van het gemiddelde mobieltje. Wel wordt uw agenda gesynchroniseerd, dus als uw secretaresse op de zaak een afspraak plant komt deze ook op uw mobieltje terecht.

 

Bovendien is er de zogenaamde 'kalenderstrook' bovenaan het scherm, waarin u snel ziet of u op een bepaald tijdstip beschikbaar bent. Op dat tijdstip kunt u bijvoorbeeld een meeting plannen door uw collega's hiervoor uit te nodigen. Het 'uitnodigen' is een ingebouwde functie van Windows Mobile 6 evenals beluisteren (e-mailberichten worden via spraak voorgelezen), mail beantwoorden en doorsturen.

 

In dit artikel hebt u een aantal programma's zien passeren. Voor het MKB is een combinatiepakket beschikbaar, waarin de benodigde programma's zijn verzameld: Windows Small Business Server. Ook zijn mobiele smartphones vereist die met Windows Mobile 6 draaien en een snel toegankelijke HSDPA Mobiele Breedband-internetverbinding.

 

Aanbieders als KPN, Orange en T-Mobile kunnen u hieraan helpen. U betaalt daarvoor een vast tarief per maand. Zo biedt T-Mobile voor € 7,98 per maand het web'n'walk-abonnement. Daarmee bent u overal en op ieder gewenst moment online, hebt u onbeperkt toegang tot het internet en staat u in direct contact met uw collega's, uw e-mail en agenda. Het enige wat u verder nog nodig heeft is een toestel dat geschikt is voor mobiel internet en u staat in direct contact met uw collega's, uw e-mail en agenda.

 

» Het actuele dekkingsgebied van T-Mobile  HSDPA 

 

Met mobiel internet op uw laptop of smartphone bent u op elk gewenst moment online, waar u ook bent. E-mailen, uw agenda raadplegen, afspraken maken, even snel iets opzoeken via MSN Live, een document opzoeken op het bedrijfsnetwerk, het kan allemaal. De juiste programma's en de juiste mobiele internetverbinding helpen u daarbij. Vooral met Windows Mobile 6 en Exchange Server 2007 is de integratie tussen kantoor en onderweg optimaal, waardoor u continue over de actuele informatie beschikt.