Thuiswerken in het buitenland

Het eerste wat u moet doen voordat u uw apparatuur in het buitenland aansluit is het controleren van voltage en frequentie van de elektrische aansluitingen. In Nederland werkt het lichtnet met 230 volt en 50 Hz. In de Verenigde Staten is het bijvoorbeeld 120 volt, 60 Hz en in Japan 100 volt en 50 of 60 Hz, afhankelijk van de locatie. In sommige landen kunnen zelfs meerdere voltages 'uit de muur' komen, terwijl zakenhotels soms een andere spanning in de kamer voeren dan in dat land gebruikelijk is.

 

Veel moderne apparatuur, zoals het voedingblokje van notebooks, schakelt automatisch om tussen 100-230 volt en 50-60 Hz. Dit staat veelal vermeld op het apparaat of voedingsblok. Andere apparatuur moet - indien mogelijk - handmatig worden omgeschakeld. Wanneer omschakelen niet mogelijk is mag u het elektrische apparaat niet in het stopcontact steken, ook al hebt u op Schiphol een passende adapterstekker gekocht; uw apparatuur kan onherstelbaar beschadigd raken. De oplossing is om een geschikte spanningsconverter aan te schaffen. Bereid u voor en koop de adapterstekker - ook wel reisstekker genoemd - en/of de spanningsconverter in Nederland of direct na aankomst in het vreemde land.

 

» Meer informatie over voltages en stekkers (Engelstalig)

 

Veelal zal in het buitenland vanuit de hotelkamer worden gewerkt. Veel hotels bieden internettoegang via een Ethernet-plug in de muur. Vergeet daarom niet een Ethernet-kabel mee te nemen. Doet u dat niet, dan kunt u er in goede hotels eentje kopen, maar veelal tegen de hoofdprijs. Over prijs gesproken: de kosten voor een paar uur internetten vanuit het hotel kunnen behoorlijk oplopen. Dat geldt vooral voor de luxe zakenhotels, waar u het eigenlijk niet zou verwachten. De vraag is echter groot en voor de hotels is het een mooie inkomstenbron. Overigens is er wel een langzame trend richting gratis internet in de hotels. Populaire hotelketens als Best Western, Courtyard by Marriott, Holiday Inn Express, Radisson en Scandic bieden in de meeste landen gratis internet.

 

 

Wanneer in de hotelkamer geen internet beschikbaar is, zijn er als alternatief meestal wel 'hotspots'. Dat zijn locaties waar draadloos internet wordt aangeboden. Behalve in hotels vindt u die soms ook in coffeeshops, publieke gebouwen zoals een bibliotheek of gemeentehuis, wegrestaurants e.d. Sommige locaties stellen deze dienst gratis ter beschikking, andere berekenen daarvoor kosten. Tot die laatste categorie behoort onder meer de koffieketen Starbucks. Alle filialen hebben draadloos internet via T-Mobile. Ook de hamburgergigant McDonald's lonkt naar de zakelijke klant met inmiddels meer dan 15.000 Wi-Fi-locaties wereldwijd.

 

 

 

 

 

» Overzicht van 120.000 hotspots over de hele wereld (Engelstalig)

 

 

Als alle bovenstaande mogelijkheden zijn uitgeput, bijvoorbeeld omdat u geen notebook heeft of geen hotspot kunt vinden, dan kunt u altijd nog naar een internetcafé. Daar kunt u voor een paar euro of dollar gebruik maken van een pc met internetverbinding.

 

De oplossing is niet ideaal omdat u vaak tijdgebonden werkt, uw eigen programma's en bestanden niet bij de hand heeft en er beveiligingsrisico's aanwezig zijn. Log in elk geval uit wanneer u de computer verlaat en laat uw wachtwoorden niet opslaan in Internet Explorer.

 

Bent u vaak onderweg, dan is het niet altijd even gemakkelijk om uw mail te verzenden en te ontvangen via Outlook. De reden hiervoor is dat de meeste buitenlandse providers uitgaande berichten via een Nederlandse SMTP-server (of sowieso elke SMTP-server van een ander land) blokkeren, zowel vanaf de hotelkameraansluiting, vanaf een hotspot of vanaf de locatie van uw klant. Deze maatregel is noodzakelijk om misbruik door spammers te voorkomen. Wanneer u toch gebruik wilt maken van Outlook moet u dus gebruik maken van een direct internetaccount (dus niet via een Exchange Server van uw bedrijf); in de accountgegevens dient u de SMTP-server van de buitenlandse (hotspot) provider in te vullen. Dat gaat als volgt:

 

 

Een zeer goed alternatief is een webgebaseerd e-mailsysteem. Een zeer bekende is Hotmail, of liever Windows Live Hotmail. Dit systeem lijkt op Outlook en biedt dezelfde voordelen als Hotmail. Het enige wat u nodig heeft is een internetverbinding, een browser en een gratis account. De gratis diensten hebben ook een nadeel, en dat is dat u er uw normale zakelijke mail, contactpersonen en afspraken niet in ziet en dat uw Hotmail-afzenderadres wellicht niet zo zakelijk overkomt bij de geadresseerden. Vermeld daarom altijd in uw e-mail dat u tijdelijk gebruik maakt van deze dienst.

 

Al deze problemen kunnen worden ondervangen met Outlook Web Access of OWA. OWA draait op de Exchange Server op de zaak. Vooral de nieuwste versie van OWA lijkt sprekend op Outlook maar is volledig via de browser te benaderen. Via OWA maakt u gebruik van uw normale e-mailaccount en hebt u dus toegang tot al uw eigen berichten, contactpersonen, afspraken en taken. Zet daarom het adres van Outlook Web Access in uw favorietenlijst.

 

 

 

Wanneer u gebruik maakt van een draadloze verbinding bestaat altijd het risico dat uw gegevens worden onderschept. Draadloos werken is simpelweg minder veilig dan via een bedraad netwerk, zoals op kantoor. Toch prefereren de meeste gebruikers een draadloos netwerk vanwege het gemak. Wat kunt u doen om veiliger te werken?

 

 

Wanneer u op locatie werkt wijzigt u bestanden. Dat kunnen Word-documenten, Excel-spreadsheets of willekeurige andere bestanden zijn. Nu ontstaat een probleem als u weer terug bent op de zaak, want op het bedrijfsnetwerk heeft u deze bestanden soms ook. Hoe kopieert u de juiste versie van de bestanden naar het juiste medium?

 

In de meeste gevallen wilt u gewoon het nieuwste bestand gebruiken. Nieuwere bestanden op uw notebook moeten dus naar het netwerk gekopieerd worden en andersom. Handmatig vergelijken en kopiëren is veel werk en daarom zijn hiervoor talloze programmaatjes ontwikkeld. Een andere oplossing is het gebruik van een werkmap of de functie Synchroniseren die u onder de Bureau-accessoires vindt. In Windows Vista wordt gebruik gemaakt van het Synchronisatiecentrum.

 

 

Een aanrader is om het gratis Microsoft-programma SyncToy te downloaden. Het is een geweldig programmaatje voor Windows XP en Windows Vista waarmee u vele mappen en bestanden moeiteloos synchroon houdt.

 

» Meer informatie en download SyncToy (Engelstalig)

 

Naast werken met de computer wilt u waarschijnlijk ook mobiel kunnen bellen in het buitenland. Zoals u weet kunnen de kosten hiervoor flink oplopen. Het is verstandig vooraf uw huiswerk te doen. De meeste providers hebben interessante abonnementen. Zo kennen KPN en Orange één tarief voor mobiel bellen binnen veel Europese landen en hebben zij de rest van de wereld verdeeld in een aantal duidelijke tariefzones. Vodafone kent Passport met voordelige tarieven voor 32 landen en daarnaast Vodafone World.

In sommige gevallen moet u handmatig een andere operator selecteren dan die welke automatisch in uw display verschijnt bij bellen in het buitenland. Dat kan enerzijds zijn om de kosten te verlagen, anderzijds om gebruik te kunnen maken van data-diensten.

 

Als uw eigen mobieltje op andere continenten niet geschikt blijkt kunt u op internationale vliegvelden een mobiele telefoon huren. Daarin past vrijwel altijd uw eigen SIM-kaart, zodat u daarmee bereikbaar bent op uw eigen mobiele nummer.

 

Sommige telefoons zijn ideaal voor de reizende professional. Dat geldt vooral voor toestellen met Windows Mobile, waarmee u mail kunt ontvangen en versturen, uw agenda beheren en zelfs Word- en Excel-documenten kunt raadplegen. Via een kabelverbinding of via Bluetooth kunt u bij sommige toestellen ook een verbinding maken naar uw notebook, zodat u draadloos kunt internetten en e-mail kunt ophalen. De SIM-kaart uit uw telefoon past ook in een speciale wireless-kaart, die u in uw notebook schuift. Daarmee kunt u dus direct vanaf uw notebook mobiel internetten, zonder dat er een GPS-, EDGE-, UMTS- of HSDPA-telefoon aan te pas komt.

De kosten van mobiel internetten in het buitenland lopen echter al heel snel enorm uit de hand. Het binnenhalen van mail met een paar Megabyte aan bijlagen - iets wat via de breedbandverbinding op kantoor in een oogwenk is gebeurd - kost al gauw een paar minuten en een paar honderd euro. Gemiddeld rekenen de providers namelijk zo'n 14 euro per Megabyte en met dat tarief loopt de rekening snel op. Ook hier loont het om vooraf in Nederland uit te zoeken met welke buitenlandse provider uw Nederlandse telefoonprovider een samenwerking heeft, waardoor u tegen een zo aantrekkelijk mogelijk tarief kunt communiceren.

 

 

Om productief te zijn tijdens uw verblijf in het buitenland moet u beschikken over de juiste hardware. Daarbij horen uiteraard een notebook en een mobiele telefoon, maar ook eenvoudige zaken als een USB-stick, kabeltjes en stekkers. Op softwaregebied kunt u profiteren van een webgebaseerd e-mailsysteem als Outlook Web Access, een betrouwbaar besturingssysteem met goede beveiligingssoftware, en handigheidjes als SyncToy. Een goed voorbereide reiziger is een gelukkige reiziger.