 | | | | Correct opgestelde correspondentie | |
|
Om er zeker van te zijn dat uw zakelijke correspondentie en rapporten correct zijn opgesteld en geen taalfouten bevatten, kunt u in de applicaties van Microsoft Office uw documenten op spelling en grammatica laten controleren. Dit kan gebeuren tijdens het werken aan het document, maar de controle kan ook plaatsvinden nadat u het document hebt voltooid.
In dit artikel leest u alles over deze krachtige functie. Een voorbeelddocument om te oefenen kunt u eventueel van deze website downloaden. |
Gerelateerde training  De vormgeving van documenten wijzigen met Microsoft Office Word 2003
|
| |
| | | | |
|
| | | Handmatige spellingcontrole | | Microsoft Office is uitgerust met de inhoud van het Groene Boekje, dat in 1995 als taalnorm voor het Nederlands taalgebied is ingevoerd. De grammaticacontrole van Word en van de andere Office-applicaties is daardoor in staat om zinnen te ontdekken, die niet aan de regels van de Nederlandse grammatica voldoen. Inmiddels zijn deze spellingregels gewijzigd en Microsoft heeft daarom een update uitgebracht voor de spellingcontrole.
Om te controleren terwijl u aan het schrijven bent, kiest u:
- Open het menu Extra .
- Kies Spelling- en grammaticacontrole .
Ook kunt u op sneltoets F7 drukken. Open desgewenst het gedownloade voorbeelddocument en druk op F7. Bij elk woord dat niet in de woordenlijsten van Word voorkomt wordt een dialoogvenster met mogelijkheden gepresenteerd. In het dialoogvenster kunt u een correctie uitvoeren, maar u kunt ook een van de geboden suggesties aanklikken. Is de spelling wat u betreft in orde, klik dan op Een keer negeren of (als het desbetreffende woord of de zinsnede nog vaker in het document voorkomt) op Alles negeren .
In het 'boekje' rechts in de taakbalk kunt u zien of de controle bezig is: het boekje is aan het bladeren en er schrijft een potlood op. Zodra de controle klaar is, is het boek open met een vinkje erin; zolang er nog een rood kruis door het boekje staat bevat uw document nog fouten.
|
|
| |
|
| | | Automatische spellingcontrole | | Om te controleren terwijl u aan het schrijven bent, kiest u:
- Kies Extra >> Opties .
- Open het tabblad Spelling en Grammatica .
- Vink de optie Spellingcontrole tijdens typen aan.
- Vink de optie Grammatica controleren tijdens typen aan.
- Sluit het venster via OK .
In uw document ziet u vervolgens waarschijnlijk verschillende rode en groene golven opduiken. De rode golven betekenen een foute spelling, groene golven duiden op grammaticale fouten. Wilt u de golfjes niet zien, start de controle dan pas als u het document gereed hebt. Wilt u alleen laten controleren op spelfouten óf alleen op grammaticale fouten, rechtsklik dan in het woordenboekje in de taakbalk. U krijgt een menu te zien met de volgende keuzemogelijkheden:
- Spelfouten niet aangeven
- Grammaticafouten niet aangeven
- Opties...
Klikt u in dit menu op Opties dan volgt een nieuw dialoogvenster waarin u de spelling- en grammaticacontrole kunt toepassen. Voor de volledigheid: teksten die opgemaakt zijn met WordArt of met symbolen, worden niet gecontroleerd.
|
|
| |
|
| | | Rode golf | | Als u gekozen hebt voor controle tijdens het typen dan kunt u op een rood gegolfd lijntje rechtsklikken, om het menu van afbeelding 1 op te roepen. Meestal is het eerste vette woord het juiste. Zijn er meer vette woorden, dan kunt u een daarvan aanklikken om het onderstreepte woord in uw document te vervangen. De andere menuopties zijn:
Het door u getypte woord is wel correct, maar komt kennelijk niet in het woordenboek van Word voor. Als u dit woord meermalen in uw document hebt toegepast, klik dan op Alles negeren . Hierna zal dit woord niet meer als foutief aangemerkt worden.
- Toevoegen aan woordenboek
Als u een speciaal woord gebruikt, zoals de naam van uw bedrijf of een jargonwoord, dan wilt u dit woord wellicht aan het woordenboek toevoegen, opdat het voortaan als correct wordt herkend, ook in andere documenten.
Hiermee kunt u een woord toevoegen aan de AutoCorrectie van Word. Word zorgt er dan voortaan voor dat een woord dat u geregeld verkeerd typt automatisch wordt vervangen door de goed gespelde versie. Verderop kunt u zien, wat u allemaal kunt doen met AutoCorrectie.
Meestal is de taal van uw document Nederlands. Wanneer u veel Engelse, Duitse of Franse woorden in uw document gebruikt, dan verandert Word de taal automatisch. Maar via deze menukeuze kunt u ook handmatig een andere taal kiezen, bijvoorbeeld als u veel buitenlandse woorden toepast. Staat de gewenste taal er niet bij, kies dan Taal instellen... Daar waar u weer terug wilt naar een controle in de Nederlandse taal, dubbelklikt u onderin de taakbalk op de taal om vervolgens weer het Nederlands te kiezen (als standaard). Voor de meeste talen is overigens een eenmalige procedure nodig, zie het hierbij afgedrukte kader. N.B. Wilt u niet, dat Word zelf de taal kiest, klik dan het selectievakje Taal automatisch bepalen uit.
De laatste optie Spelling geeft een dialoogvenster te zien waarin u verschillende opties kunt vinden. In de paragraaf van Spelling ziet u wat de keuzes kunnen zijn.
|
|
| |
|
| | | Groene golf | | Als u op de groen golvende lijnen rechtsklikt, krijgt u een menu te zien met daarin een betere (vetgedrukte) versie van het tekstfragment. Het kan ook zijn dat u een foutmelding te zien krijgt, bijvoorbeeld Woordvolgorde of Barbarisme (geen suggesties). Als u wilt weten, wat er aan de hand is, klikt u in het snelmenu op Grammatica . In dat dialoogvenster klikt u op de knop Uitleg . In het voorbeelddocument Spelling_Oefening.doc is een aantal grammaticale fouten gemaakt: rechtsklik op de groene lijntjes om de argumentatie te lezen. Is de zin naar uw mening wel in orde, dan kiest u Zin negeren . De groene golf verdwijnt daarmee. Ook kunt u een woord ook knippen, kopiëren en plakken.
Standaardinstellingen spelling- en grammaticacontrole
De standaardinstellingen voor de controles worden ingesteld in een speciaal dialoogvenster:
- Kies Extra >> Opties .
- Open het tabblad Spelling en Grammatica .
- Hier kunt u bijvoorbeeld de weergave van de onderstrepende golfjes onderdrukken. Ook kunt u woorden met hoofdletters laten negeren of toepassen en wel of niet woorden met getallen laten controleren. Via de instelling Internet en bestandsnamen negeren worden namen met http, www. en @ niet door de spellingcontrole bekeken.
Grammaticacontrole is overigens alleen mogelijk als het grammaticacontroleprogramma is geïnstalleerd. In het algemeen is het programma al geïnstalleerd. Zo niet, dan kunt u dit alsnog doen door een herinstallatie vanaf de Microsoft Office cd-rom. Door de optie Leesbaarheid statistieken weergeven aan te vinken geeft Microsoft Word 2002 na de grammaticacontrole een beoordeling van schrijfstijl en leesbaarheid.
Bij Schrijfstijl geeft u de aard van het document op. Behalve Standaard kunt u ook Strikt , Informeel , Formeel , Technisch en Persoonlijk instellen. Wilt u een eigen schrijfstijl definiëren, dan klikt u op Persoonlijk onder in de lijst en klikt op de knop Instellingen : u kunt aangeven hoe u schrijft, van breedsprakig tot clichématig. Sluit het venster via OK .
|
|
| |
|
| | | Woordenlijsten | | De woordenlijst van Microsoft Word bestaat uit meerdere sublijsten en die tellen gezamenlijk zo'n 130.000 woorden. U kunt deze woordenlijst niet veranderen, maar u kunt er wel nieuwe woorden aan toevoegen. Met de knop Woordenlijsten in het dialoogvenster Opties worden de verschillende lijsten met toegepaste woordenlijsten weergegeven:
- Kies Extra >> Opties .
- Open het tabblad Spelling en Grammatica .
CUSTOM.DIC ( standaard ) is de gebruikelijke woordenlijst. Als u branchespecifieke woordenlijsten wilt toevoegen, klikt u het desbetreffende selectievakje aan. Door een van de lijsten aan te klikken, komen rechts in het dialoogvenster Aangepaste woordenlijsten enkele extra knoppen beschikbaar:
Als u een van de woordenlijsten hebt geopend, kunt u woorden toevoegen of verwijderen.
Een woordenlijst die u als standaard wilt gebruiken, selecteert u in de opsomming. Klik vervolgens op deze knop.
Hiermee kunt u een nieuwe woordenlijst maken.
Voor het toevoegen van een lijst met woorden die meegenomen worden bij de spellingcontrole.
Hiermee kunt u een woordenlijst verwijderen, die niet door de spellingcontrole wordt gebruikt. Het bestand wordt niet van de computer verwijderd.
Woordenlijsten zijn te vinden in het pad C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Proof\(woordenlijst) . Uw eigen woordenlijst, Custom Dic vindt u in C:\Windows\Application Data\Microsoft\Proof\Custom Dic . Bij volledig pad kunt u de woordenlijsten die u hebt aangeklikt in de computer vinden. Als u nieuwe woordenlijsten maakt, moet u deze in dit pad installeren.
|
|
| |
|
| | | Andere talen beschikbaar stellen | | Ga als volgt te werk om de talen beschikbaar te stellen die u in Word 2002 wilt gebruiken:
- Sluit alle Office-applicaties.
- Kies Start >> Programma's of Alle programma's en kies Microsoft Office-hulpprogramma's . Klik op Microsoft Office XP-taalinstellingen . Plaats de cd met Office XP in het cd-station wanneer dit gevraagd mocht worden.
- Open het tabblad Ingeschakelde talen .
- Klik in de lijst Beschikbare talen op de talen die u wilt toevoegen en klik op Toevoegen .
Als naast de taal in de lijst Beschikbare talen de opmerking beperkte ondersteuning wordt weergegeven, moet u wellicht extra systeemondersteuning voor de taal installeren. Welke ondersteuning beschikbaar is, is afhankelijk van uw besturingssysteem.
Check na de installatie het tabblad Spelling en grammatica (in Word aanroepbaar via Extra >> Opties ), om te zien of er bij de gekozen taal nieuwe opties horen. Zo zult u na de installatie van Duits zien dat er een optie Nieuwe Duitse spellingregels gebruiken is toegevoegd.
|
|
| |
|
| | | Kanttekening | | Voor nagenoeg foutloze documenten is het aan te raden om in de Microsoft Office applicaties de spelling- en grammaticacontrole toe te passen. Zeker als u niet handig bent in de d en dt, of gemakkelijk typefouten maakt. Omdat de spelling- en grammaticacontrole niet alles kan herkennen en soms met wel heel vreemde suggesties komt, blijft het helaas noodzakelijk het voltooide en 'gecontroleerde' document nog een keer helemaal na te lezen. Het op deze pagina afgedrukte (Engelstalige) grapje is daar een zeer extreem voorbeeld van: de tekst zal volledig goedgekeurd worden door de controle, maar rammelt aan alle kanten. Desalniettemin bespaart de ingebouwde functie u heel wat tijd!
Dit artikel is een fragment uit het artikel 'Spelling en grammatica' uit editie 19 van Microsoft Office Magazine (najaar 2003). In dit magazine wordt nog dieper op de materie ingegaan en leest u bijvoorbeeld over Synoniemen, AutoCorrectie, Hoofdlettergebruik enzovoort.
|
|
| |
|
| |
