Sjablonen en huisstijl met MIT Office

Kort gezegd is MIT Office een laagdrempelige oplossing voor het snel en eenvoudig aanmaken van correspondentie en het centraal en organisatiebreed aanmaken, onderhouden en beheren van sjablonen en huisstijl. Onder 'eenvoudig' wordt verstaan, dat zelfs voor de meest ingewikkelde sjablonen geen gebruik gemaakt hoeft te worden van VBA-programmeeracties.

 

Alle sjablonen en zelfs macro's worden samengesteld zonder programmeren. In het MIT Office-concept zijn ook bouwsteencorrespondentie, oplossingen voor documentbeheer en koppelvoorzieningen ingebouwd. Een koppeling van een sjabloon aan de gegevens in Office is met een paar klikken geregeld; zonder MIT Office vergt zo'n koppeling heel wat denk- en programmeerwerk.

 

Drie onderdelen

MIT Office bestaat uit drie componenten die tezamen de Office-omgeving uitbreiden met gemakkelijke hulpmiddelen voor het aanmaken van correspondentie. Deze componenten zijn:

 

 

MIT DocMaker draait op een stand-alone pc, maar zal in de meeste gevallen centraal vanuit een netwerkserver werken. Het is ook mogelijk om offline gebruik te maken van MIT Office, zoals bijvoorbeeld door thuiswerkers. In alle gevallen is MIT Office beschikbaar vanuit de Microsoft Word tekstverwerker.

 

De gebruiker krijgt een simpele knoppenbalk te zien, van waaruit hij of zij alles kan regelen. Met enkele kliks kan een document, waarvoor een sjabloon of bouwsteen beschikbaar is, worden aangemaakt. Dat begint met de keuze of de gebruiker een nieuw document wil maken, wijzigen, afdrukken, zoeken of koppelen. Wordt gekozen voor een nieuw document dan is de volgende vraag namens wie het document wordt gemaakt; zo is bijvoorbeeld een document te maken namens een collega (chef) of andere afdeling.

 

Bij het aanmaken wordt gebruik gemaakt van centraal opgeslagen gebruikergegevens, afdelingsgegevens en bouwstenen. Ook krijgt de gebruiker op maat gesneden vensters te zien met keuzelijsten, aanklikvakjes, tekstvelden en andere elementen, die betrekking hebben op het te maken document. Door middel van deze interactieve vraag-en-antwoord schermen ziet de gebruiker het gewenste document ontstaan; daarna kan hij of zij de inhoud naar wens invoeren.

Blijkt dat een van de gegevens niet juist is ingevuld, dan kan hij of zij de vraag-en-antwoord schermen weer aanroepen en het desbetreffende gegeven corrigeren: de correctie wordt automatisch doorgevoerd in het document.

 

 

Bouwstenen zijn stukken tekst, die in verschillende documenten kunnen voorkomen. Via de knop Bouwstenen roepen gebruikers een keuzemenu aan met een overzicht van alle beschikbare bouwstenen. Net als de sjablonen kunnen ook deze bouwstenen vraagvelden bevatten. Vanuit elke sjabloon kan de gebruiker kiezen uit verschillende briefaanheffen en -afsluitingen. Zo kan deze er bijvoorbeeld voor kiezen om een brief af te sluiten namens een afdelingshoofd.

 

Bij de afsluiting van een document heeft de gebruiker de mogelijkheid om het document op verschillende wijze op te slaan, te mailen en/of te printen. Daarbij is er de keuze uit 'Vertrouwelijk' (deze informatie wordt op het document geprint), 'Concept' en 'Archief'. Kiest men voor 'Archief' dan wordt het document met deze vermelding geprint en tevens opgeslagen als Archiefexemplaar met Archiefkenmerk.

In grotere organisaties staan doorgaans verschillende merken printers met meerdere papierbakken. Word kan daar niet goed mee omgaan: zit bij printer A het briefpapier in bak 1, bij printer B is dat bak 2. Word kan dit onderscheid niet maken; MIT Office wel. Per sectie is altijd de juiste papiersoort te kiezen, ongeacht de printer die gebruikt gaat worden. Zo kan een gebruiker een document, waarin van verschillende papiersoorten gebruik wordt gemaakt, gemakkelijk een andere printer kiezen dan de eigen afdelingsprinter.

 

 

Voor het aanmaken en onderhouden van standaarddocumenten is MIT Office uitgerust met de TemplateCreator. De TemplateCreator is bedoeld voor een of meer superusers binnen de organisatie, die belast is/zijn met het maken en onderhouden van de sjablonen. Met de TemplateCreator maakt de superuser in een handomdraai de meest ingewikkelde en complete sjablonen, standaarddocumenten en bouwstenen, zonder enige kennis van een programmeertaal zoals VBA. Dadelijk meer over de werking van de TemplateCreator.

 

 

Het derde onderdeel van MIT Office is EasyAdmin. Hiermee zijn gebruikers en organisatieonderdelen (zoals afdelingen) centraal te beheren, evenals de standaarddocumenten en bouwstenen. Zo kunnen bepaalde sjablonen beschikbaar gesteld worden aan een werkgroep of afdeling, waartoe bepaalde gebruikers behoren. Het aantal organisatieonderdelen gaat tot maximaal tien niveaus. Een medewerker behoort bijvoorbeeld tot afdeling A, sector D, servicebureau C, enzovoort.

 

 

Omdat integratie voor meer en meer bedrijven en instellingen steeds actueler wordt, is de mogelijkheid om in de sjablonen externe gegevens te kunnen importeren van toenemend belang. Met de TemplateCreator is de sjabloon te koppelen aan externe bestanden en databases. Deze dienen wel te voldoen aan de ODBC-standaard (Open Database Connectivity). De meeste DMS en/of CRM software, Excel, administratieve software (Exact), Oracle en andere ODBC benaderbare databases voldoen aan die standaard en laten naadloze uitwisseling van gegevens met Microsoft Word via MIT Office toe. Ook Outlook en XML-formaat worden ondersteund.