Klik hier om Silverlight te installeren*
NederlandWijzigen|Alle Microsoft sites
Microsoft
Zeker Ondernemen 
|Contact|Mijn gegevens|Nieuwsbrieven|RSS|Zeker Ondernemen +
Hoe doe ik dat?

Outlook als archiefsysteem voor documenten

 
Outlook is een zeer multifunctioneel programma. Hoewel het door de meeste gebruikers hoofdzakelijk voor e-mail wordt toegepast, heeft het ook een ingebouwde agenda, planner en contactpersonenoverzicht. Deze laatste heeft de basiseigenschappen van een Customer Relation Manager systeem (CRM). Deze eigenschappen worden verder versterkt wanneer de (gratis) toevoeging Business Contact Manager wordt geïnstalleerd.
 
In de standaarduitvoering van Outlook is het bijvoorbeeld mogelijk om bij de contactpersonen documenten op te slaan, die op hen betrekking hebben. Denk bijvoorbeeld aan een Excel-offerte of een Word-brief. Dat kan op een aantal manieren.
Gerelateerde training
E-mailberichten zoeken en sorteren met Microsoft Office Outlook 2003
 
Voor deze training moet u lid zijn van Zeker Ondernemen +. U kunt zich hiervoor gratis aanmelden.
 
Bestand invoegen
Bestand slepen
Nieuwe brief aan contactpersoon
Voordelen en beperkingen

Bestand invoegen

Een document dat reeds opgeslagen is kan als volgt aan een contactpersoon worden toegevoegd:
 
  1. Start Outlook en open de rubriek Contactpersonen.
  2. Selecteer een van de contactpersonen en open diens gegevens via een dubbelklik.
  3. Open in het dialoogvenster Contactpersoon het tabblad Algemeen.
  4. Klik in de werkbalk op Bestand invoegen.
  5. In het dialoogvenster Bestand invoegen selecteert u het in te voegen bestand.
  6. Klik op Invoegen.
 
Het ingevoegde document staat nu in het witte vak op de 'klantenkaart', zie afbeelding. Hier zijn twee werkbladen van Excel plus een Word-document bij de klant gearchiveerd. Wat u ziet zijn drie snelkoppelingen: de documenten zijn dus niet daadwerkelijk op de klantenkaart geparkeerd, maar staan nog gewoon op dezelfde plaats op de vaste schijf of de server, als waar u ze vandaan gehaald hebt. Door in de klantenkaart op een van de drie iconen te dubbelklikken zorgt de snelkoppeling ervoor dat het bestand wordt opgehaald en automatisch in de bijbehorende applicatie wordt geopend.
 
Schermafbeelding: Outlook - contactpersoon
 

Bestand slepen

De hierboven beschreven procedure van het toevoegen van een bestand lijkt heel veel op de wijze, waarop u een e-mailbericht van een bijlage voorziet. Zoals u wellicht weet, kunt u bijlagen ook slepen: op het moment dat u een e-mailbericht opstelt kunt u Windows Verkenner openen, daar een bestand selecteren en dit vervolgens naar het e-mailbericht slepen om als bijlage mee te sturen. Op dezelfde wijze is het ook mogelijk om documenten bij contactpersonen te archiveren:
 
  1. Schermafbeelding: Contactpersooon - bestand invoegenStart Windows Verkenner en open een map met bestanden.
  2. Open in de Contactpersonenlijst van Outlook de klantenkaart van een contactpersoon door op de naam te dubbelklikken.
  3. Sleep vanuit het Windows Verkenner venster een of meer documenten naar de klantenkaart.
 
Het resultaat is vergelijkbaar met de afbeelding hierboven.

 

Nieuwe brief aan contactpersoon

Het ligt voor de hand dat u ook andersom redeneert: zodra u vanuit een contactpersoon een brief aanmaakt, moet deze automatisch bij de contactpersoon gearchiveerd worden. In de praktijk zou dat neerkomen op:
 
  1. Selecteer in de Contactpersonenlijst een van uw relaties. U hoeft de klantenkaart niet te openen.
  2. Kies Acties >> Nieuwe brief aan contactpersoon.
  3. Automatisch wordt een nieuw document in Word gestart, samen met de Wizard Brief.
  4. Doorloop de vier stappen van de Windows.
 
De wizard werkt niet helemaal perfect, vooral voor wat betreft de adressering. Deze is te zeer op de Amerikaanse markt geënt. Verder zou u verwachten dat tijdens het opslaan automatisch een snelkoppeling op de klantenkaart wordt aangelegd, maar ook dat is niet het geval.
 
De functie is beperkt tot eenrichtingsverkeer: de adresgegevens van de contactpersoon komen wel op de brief terecht, maar de brief komt niet op de klantenkaart. Zodra u de brief voltooid hebt moet u hem dus handmatig aan de klantenkaart toevoegen. Dat kan op twee manieren (via Bestand >> Invoegen en via Windows Verkenner), zoals hierboven is beschreven.
 

Voordelen en beperkingen

Zodra u contact met een klant hebt, bijvoorbeeld via de telefoon, dan vindt u in de lijst met Contactpersonen onmiddellijk al zijn gegevens, compleet met alle interne documenten die op de klant betrekking hebben plus alle documenten, die naar de klant toegestuurd zijn. Het enige wat ervoor nodig is, is dat u consequent snelkoppelingen op de klantenkaart plaatst, die verwijzen naar de bijbehorende documenten. Automatisch gaat dat niet.
 
Een andere beperking is het zoeken: u kunt de contactpersonenlijst op heel veel manieren doorzoeken, maar het is niet mogelijk om te zoeken op de bestandsnaam van een brief of - nog dieper gaand - een zin uit een brief.
 
Meer CRM-functionaliteit
Zoals in de inleiding reeds gemeld: Outlook beschikt over de basiseigenschappen van een CRM-applicatie. U hebt inmiddels ook gezien waar de beperkingen zitten. Wilt u een stap verder, dan is Microsoft Dynamics CRM de aangewezen oplossing. Vooral op het gebied van archivering en zoekmogelijkheden gaat dit programma aanzienlijk verder.
 

Meer informatie

Gerelateerde artikelen

 
Beoordeel deze pagina

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Slecht Goed
Vind een IT specialist.
Kies uw provincie.
Uitgebreid zoeken
Vind een Microsoft-gekwalificeerde small business-technologiespecialist in uw omgeving.

Abonneer u op de nieuwsbrief
Downloads
Downloads
Gratis: meer dan 25 praktische downloads voor ondernemers

Wat zoekt u?

Zoek
RSS Zeker Ondernemen
 Ontvang de laatste artikelen van Microsoft Zeker Ondernemen via uw RSS-reader. (Wat is RSS?)
RSS Zeker Ondernemen
.

©2008 Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden. Contact opnemen |Gebruiksvoorwaarden |Handelsmerken |Privacyverklaring