Uw administratie op orde dankzij een Word-sjabloon

Download de Word-sjabloon bovenaan deze pagina. Plaats deze sjabloon in uw sjablonenmap; deze locatie vindt u als volgt:

 

 

Als u een inkoopfactuur ziet, weet u precies waarvoor die inkoop bestemd was. En van uw eigen verkoopfacturen weet u exact welke omzetten en projecten daarmee gemoeid zijn. Maar weet uw administratiekantoor dat ook? U levert elke maand een doos vol facturen af bij uw administratiekantoor en de ene keer worden die verwerkt door mevrouw A en de volgende keer door mijnheer B. Een maand later werkt mevrouw A ergens anders en neemt mevrouw C haar taak over.

 

Kortom, het zijn telkens andere mensen die uw facturen in het administratieve systeem invoeren en dat leidt nu eenmaal tot onregelmatigheden. Een maandelijks terugkerende afrekening van het energiebedrijf zal mevrouw A in het kasboek noteren als 'Nuon januari', mijnheer B boekt hem in het memoriaal als 'Elektra februari' en mevrouw C in het inkoopboek als 'Maart Energiebedrijf'. In de overzichten ziet dat er zo uit:

 

KAS Nuon januari
MEM Elektra februari
INK Maart Energiebedrijf

 

Echt overzichtelijk is dit niet. Als u nu weet dat het memoriaal doorgaans een nultarief dagboek is, dus zonder BTW, dan staat u ook nog een onverwachte naheffingsaanslag te wachten. Het is maar een simpel voorbeeld, maar menig ondernemer zal dit herkennen, vooral als u uw administratieve werk hebt ondergebracht bij een groot administratiekantoor. Bij kleinere kantoren speelt dit probleem minder, maar ook daar mag u van de medewerkers niet verwachten, dat zij precies weten wat er in uw zaak speelt en hoe alles precies geboekt moet worden.

 

 

Een oplossing is: de hele administratie zelf doen. Maar dat gaat niet, want daar hebt u geen tijd voor. Of u hebt te weinig verstand van boekhouden. Een andere oplossing is dan om een deel van het administratieve werk in eigen hand te nemen: u schaft zich hetzelfde boekhoudpakket aan, als waarmee uw administratiekantoor werkt en gaat alle mutaties zelf invoeren. Aan het eind van de maand draait u een controlelijst uit en genereert een exportbestand dat u voor verdere verwerking naar uw administratiekantoor stuurt via e-mail of diskette. Daar wordt uw exportbestand in de administratie geïmporteerd.

 

De voordelen zijn talrijk: vrijwel geen verkeerde boekingen, minder controlewerk achteraf, geen onverwachte belastingaanslagen en een forse kostenbesparing, omdat een groot deel van het routinematige 'inklopwerk' nu niet meer door het administratiekantoor gedaan hoeft te worden. De nadelen wegen voor de meeste ondernemers echter zwaarder: zij zien op tegen de aanschaf en het gebruik van een administratief pakket en tegen het tijdrovende 'inkloppen' van de stukken.

 

De oplossing die dan overblijft is: eenduidig coderen. Veel fouten zijn het gevolg van het feit, dat elke (inkoop)factuur anders is ingedeeld. Op de inkoopfactuur van leverancier A staat het factuurnummer links en de totaalbedragen onder elkaar, leverancier B heeft het factuurnummer rechtsboven staan en de totaalbedragen allemaal naast elkaar. Voor administratieve medewerkers zijn dat zoekplaatjes, die ertoe leiden dat verkeerde gegevens worden ingeboekt en bedragen worden vergeten. Daar komt nog bij dat zij aan de omschrijvingen op de factuur dikwijls niet kunnen zien wat er ingekocht is en waarvoor dat bestemd was.

 

Een enkele ondernemer schrijft op de facturen een aanvullende omschrijving of zelfs een grootboekrekeningnummer, maar ook daarmee blijven er voor de administrateur nog teveel onduidelijkheden over voor het maken van fouten. Met een eenduidige codering ziet de medewerker van het administratiekantoor in één oogopslag welke datums, bedragen, grootboekrekening en dergelijke hij of zij moet invoeren.

 

U voorziet namelijk elk stuk van een codeerbriefje: die codeerbriefjes zijn allemaal hetzelfde en laten een kleine tabel zien. In die tabel vult u met een pen de informatie in, die de administrateur moet overnemen. Dat invullen kost u weliswaar wat tijd, maar die wint u gemakkelijk terug doordat controles en correcties minder tijd zullen kosten.

 

De codeerbriefjes maakt en print u met behulp van de hierboven te downloaden Word-sjabloon. Tijdens het afdrukken worden de codeerbriefjes genummerd, waardoor elk boekingsstuk zijn eigen unieke nummer krijgt, wat het terugzoeken vergemakkelijkt. Op elk vel worden acht codeerbriefjes geprint; met een schaar of snijmes maakt u daar losse briefjes van. Elke factuur labelt u met een dergelijk briefje door middel van tape of een nietje. Maar het kan ook gemakkelijker. Het formaat van de briefjes is namelijk zo gekozen, dat u deze ook op etikettenvellen kunt afdrukken. De meeste etikettenfabrikanten hebben dit formaat etikettenvellen in hun leveringsprogramma:

 

 

De etiketten zijn vrij groot. Als door het opplakken teveel informatie van de factuur onleesbaar wordt, kunt u de sticker achter op de factuur plakken. De meeste fabrikanten hebben ook transparante varianten van de etiketten beschikbaar; als u die gebruikt blijft de oorspronkelijke informatie op de factuur leesbaar.

 

De nummering en het afdrukken worden verzorgd door een ingebouwde macro, welke u start via de nieuwe optie Administratiehulp in de menubalk. Dat gaat als volgt in zijn werk:

 

 

De macro voorziet alle labels op de pagina automatisch van een nummer, drukt de pagina af, voorziet de labels van nieuwe nummers, drukt weer af enzovoort. Zodra alle vellen zijn afgedrukt worden de nummers gewist. Sluit het document, zonder te bewaren. Telkens wanneer u weer facturen moet coderen, opent u een nieuwe kopie van de sjabloon via Bestand >> Nieuw en start de macro, om weer een voorraadje nieuwe labels af te drukken.

 

De macro voorziet alle labels op de pagina automatisch van een nummer, drukt de pagina af, voorziet de labels van nieuwe nummers, drukt weer af enzovoort. Zodra alle vellen zijn afgedrukt worden de nummers gewist.

 

Sluit het document, zonder te bewaren. Telkens wanneer u weer facturen moet coderen, opent u een nieuwe kopie van de sjabloon via Bestand >> Nieuw en start de macro, om weer een voorraadje nieuwe labels af te drukken.
 

Met de labels kunt u uw inkoop- en verkoopfacturen voortaan voorzien van:

 

 

In de brief ziet u nu de adresgegevens van de eerste relatie uit het gegevensbestand. Zo zal de geprinte brief er dadelijk uit gaan zien. Boven in het taakvenster ziet u verder twee bladerknoppen << en >> waarmee u naar de volgende adressen in uw gegevensbestand kunt bladeren. Verschijnt er een in beeld, die u niets wilt toesturen, klik dan op de knop Geadresseerde uitsluiten. Is alles naar uw zin, klik dan op Volgende: Samenvoeging voltooien.

 

De laatste stap van de procedure biedt twee mogelijkheden:

 

 

De hier beschreven oplossing is niet nieuw: vroeger bestonden er al stempels waarmee min of meer hetzelfde werd gedaan. In plaats van stempelen gaat u nu dus met briefjes aan de slag. Het voordeel daarvan is dat u de vaste vermeldingen op de briefjes gemakkelijker kunt aanpassen aan uw eigen administratieve behoefte dan wanneer u met een stempel werkt. Eventuele aanpassingen moet u trouwens uitvoeren in de sjabloon zelf, dus niet in de kopiedocumenten van deze sjabloon. Door uw facturen voortaan met dergelijke labels te coderen, kunnen er vrijwel geen misverstanden meer ontstaan en dat zal u veel tijd (en ergernis) besparen.