AcceptgiroGenerator versie 3, alternatief voor bijlageloze acceptgiro

De verandering raakt ondernemers, die zelf acceptgiro's printen en daarbij gebruik maken van gedeeltelijk voorbedrukte acceptgiroformulieren, waarop rechtsonder in de hoek het getal 12 of 14 staat te lezen. In de praktijk bedrukt u deze en stuurt u ze naar uw klanten. Wie zijn klanten door middel van zo'n acceptgiro laat betalen krijgt de betalingen op twee manieren bijgeschreven op de bank- of girorekening: mét of zónder bijlage. In het laatste geval staat op het dagafschrift zelf informatie afgedrukt over de betaling. Doorgaans is dat een geprinte omschrijving zoals u die zelf rechtsboven op de acceptgiro had afgedrukt, vaak het debiteurennummer van de klant en het factuurnummer.

 

Volgens de andere manier staat op het dagafschrift ‘zie bijlage' en vindt u bij het dagafschrift een pagina met daarop maximaal drie kopietjes van acceptgiro's zoals u die verstuurd had, compleet met de handtekeningen van uw klanten.

 

Het voordeel van dit type acceptgiro's is dat de informatie die (via uw administratieve- of facturatieprogramma) op de acceptgiro wordt geprint weer bij u terugkomt bij de betaling. Op het dagafschrift of op de retour ontvangen bijlage kunt u immers altijd zien waarop de betaling van de klant betrekking heeft, en dat is weer nodig voor de verwerking van de betaling in uw administratie.

 

Het nadeel is evenwel, dat de verwerking van deze acceptgiro's voor uw bank vrij bewerkelijk is: de ene keer moeten de gegevens die u op de acceptgiro hebt geprint overgetypt worden, de andere keer moet het gehele acceptgiroformulier worden gekopieerd, en daar willen de banken nu vanaf.
 

Vanaf 1 juni 2006 kunt u geen bijlagerijke acceptgiro's type 12 of 14 meer bestellen. Uw bestaande voorraad kunt u dit jaar nog opmaken, maar vanaf 1 januari 2007 worden bijlagerijke acceptgiro's niet meer door de banken en de Postbank verwerkt.

 

Het advies is echter om niet te wachten tot 1 januari 2007, maar al op 1 september a.s. gereed te zijn voor de bijlageloze acceptgiro. Deze bijlageloze acceptgiro is namelijk een van de alternatieven, die het MKB wordt geboden.

 

Het blauw omlijnde gedeelte wordt vanaf 1 januari 2007 niet meer ondersteund. Daarvoor in de plaats komt het voorgedrukte volgnummer van het betalingskenmerk (rood omlijnd).

 

Gebruikt u al bijlageloze acceptgiro's, dan verandert er voor u niets. Maar gaat u ze gebruiken, dan moet u weten hoe u daarmee om dient te gaan. Zo hebben uw klanten nog wel eens de gewoonte om notities te maken op uw acceptgiro, alvorens zij hem naar hun bank of de giro sturen. Dat soort informatie wordt niet meer verwerkt, dus het is zaak dat u dat op uw factuur of op de acceptgiro vermeldt, opdat uw klant weet dat hij geen aantekeningen op het acceptgiroformulier moet maken.

 

Zelf kunt u ook geen debiteurnummer of factuurnummer meer op de bijlageloze acceptgiro printen. De vraag rijst dan, hoe u de koppeling maakt tussen de factuur en de betaling? Daartoe dient een speciaal volgnummer, het zogenaamde betalingskenmerk. Dit volgnummer vindt u na betaling door uw klant terug in de omschrijving op uw dagafschrift. Aan de hand hiervan controleert u welke factuur is betaald. Als extra controle kunt u ervoor kiezen dat ook de naam-, adres-, woonplaatsgegevens (naw-gegevens) van de debiteur op uw dagafschrift worden vermeld.

 

U bestelt de acceptgiro's op dezelfde wijze als voorheen, maar u geeft op het bestelformulier aan dat de acceptgiro's van betalingskenmerken moeten worden voorzien, in de vorm van volgnummers. Deze volgnummers zijn uniek, bijvoorbeeld 1 tot 1.000 of  0001 tot en met 9999 9999 9999 9999. U treft deze nummers reeds voorbedrukt aan in de witte vakjes rechts naast het bedragvak. Het volgnummer wordt aangeduid met ‘betalingskenmerk'.
 

U maakt uw factuur en de acceptgiro gereed zoals altijd en stuurt deze naar uw klant. Nadat deze heeft betaald leest u op het dagafschrift drie gegevens: het rekeningnummer van uw klant, het 16-cijferige betalingskenmerk en het bedrag van de betaling.

 

Hebt u gekozen voor de optie ‘naw-verstrekking' dan worden ook de naw-gegevens (naam-, adres- en woonplaatsgegevens) van uw klant op het dagafschrift geprint. Wat in ieder geval niet op het dagafschrift staat is het debiteurennummer en het factuurnummer uit uw administratie. Daarvoor in de plaats is er nu het betalingskenmerk. Het betalingskenmerk moet u in feite dus zien als de koppeling tussen de betaling en uw factuur.

 
Maatregelen
U moet elke betaling aan de hand van het betalingskenmerk aan de bijbehorende factuur koppelen. Dat kost tijd, moeite en inspanning van uw kant. Om die pijn een beetje te verzachten, worden door sommige banken voor de eerste 1000 acceptgirobetalingen in een kalenderjaar geen kosten in rekening gebracht. Na de 1000-ste betaalt u overigens een bedrag ad 25 cent per bijschrijving.

 

Welke moeite moet u zich getroosten? Ofwel u koopt een nieuw facturatieprogramma, waarin een automatische koppeling zit met deze bijlageloze vorm van acceptgiro's en ook een automatische betalingsverwerking, ofwel u zorgt ervoor dat het betalingskenmerk ook ergens op de kopiefactuur staat vermeld, die u in uw eigen administratie opbergt.

 

Let op: Het is geen goed idee om de volgnummering van het betalingskenmerk overeen te laten stemmen met uw factuurnummering. U zult namelijk zien dat u geregeld proefafdrukken moet maken, of dat er papier vastloopt in de printer: in dat soort gevallen gaat er papier verloren en daarmee gaat ook het volgnummer, dus het factuurnummer verloren.
 

Eerder presenteerden wij in de nieuwsbrief Microsoft voor Ondernemers de AcceptgiroGenerator, een Word-macroapplicatie, waarmee u elke factuur die in Word wordt gemaakt van een ‘aangehechte' acceptgiro voorziet. Hij is bedoeld voor A4-formulieren, waarvan het onderste 1/3 deel een acceptgiro is, en het bovenste 2/3 deel blanco.

 

 

 

De nieuwe AcceptgiroGenerator versie 3 werkt precies zoals de eerdere versies:

 

Telkens wanneer u de acceptgirogenerator hebt gebruikt wordt het betalingskenmerk dat op het acceptgiroformulier staat opgeslagen. Zodra u de acceptgirogenerator weer gebruikt haalt deze het laatst gebruikte betalingskenmerk weer op en hoogt het op met 1, zodat het overeenkomt met het nummer dat op uw eerstvolgende blanco acceptgiroformulier staat.

 

De allereerste keer dat u deze AcceptgiroGenerator versie 3 gebruikt, moet u het volgnummer overnemen, dat op het eerste acceptgiroformulier in het witte vak Betalingskenmerk (rechts van het bedrag) staat vermeld. Dit 16-cijferige nummer noteert u in het dialoogvenster van de AcceptgiroGenerator. Zodra u op OK klikt, wordt dit nummer vastgelegd zodat de AcceptgiroGenerator de volgende keer automatisch het nummer van het volgende formulier weet.

 

 

Het nieuwe dialoogvenster van AcceptgiroGenerator versie 3; rechts van het betalingskenmerk kunt u de positie opgeven, waar dit 16-cijferige getal op uw factuur geprint moet worden.
 

Krijgt u tijdens het werken met de AcceptgiroGenerator een foutmelding over macrobeveiliging, handel dan als volgt:

 

Het betalingskenmerk hoeft uiteraard niet op het acceptgiroformulier te worden geprint, want daar staat het al op voorgedrukt. Wel zorgt de AcceptgiroGenerator ervoor dat het betalingskenmerk op de factuur komt te staan, waarvan u een kopie in uw eigen administratie opslaat. Zo kunt u op elke factuur zien, welke betaling erbij hoort en de betaling boeken zodra het betalingskenmerk op een van uw dagafschriften verschijnt.

 

De plek waar het betalingskenmerk op de factuur wordt geprint kunt u zelf vastleggen: de acceptgirogenerator presenteert een dialoogvenster, waarin rechts naast het betalingskenmerk de horizontale en verticale posities van het betalingskenmerk kunnen worden opgegeven. De afstanden zijn gemeten vanaf de linker en bovenste papierrand. U kunt het proefondervindelijk zo uitkienen, dat het betalingskenmerk naast het factuurnummer wordt geprint. De positie-instellingen die u hier invult, worden automatisch bewaard, dus als u het op uw factuur eenmaal goed hebt uitgezocht, hoeft u aan deze instellingen niets meer te veranderen.

 

Het is aan te bevelen het betalingskenmerk ergens bovenaan op uw factuur te printen. De maximale waarden die u als positie kunt opgeven zijn 180 mm (verticaal) en 160 mm (horizontaal). In ieder geval moet u ervoor zorgen dat er onder de regel op 18 cm niets op uw factuur staat, want dat is het domein van de acceptgiro. Houd daartoe de regelteller onderin beeld in de gaten.

 

Om het betalingskenmerk op uw factuur te kunnen printen wordt een miniatuurtabel aangemaakt van slechts één cel (dus 1 kolom, en 1 rij). Deze methode is nodig, omdat een tabel vanuit de VBA-AcceptgiroGenerator-applicatie op elke willekeurige plaats te positioneren is. Dit betekent, dat uw acceptgiroformulier dus twee tabellen telt: onderaan voor de acceptgirogegevens, en ergens bovenin voor het betalingskenmerk.

Alles onder de 18 centimeter is gereserveerd voor de acceptgiro; laat dit gedeelte dus blanco in uw factuurlay-out.

 
Twee problemen
Het grote nadeel van de voorgenummerde acceptgiroformulieren zit hem in het afdrukken. Zodra het papier in uw printer onverhoopt een keer vastloopt, gaat er een acceptgiroformulier verloren en daarmee ook een volgnummer.

 

U moet de factuur dan opnieuw afdrukken met een ander volgnummer. De slimste manier daarvoor is om de twee tabellen, die de Acceptgiro-Generator in het document heeft aangemaakt te verwijderen, de acceptgirogenerator opnieuw te starten, het volgnummer eventueel aan te passen en de factuur opnieuw af te drukken.

 

Het verwijderen van de tabellen geschiedt als volgt:

 

 

Een ander probleem dat zich eventueel kan voordoen, is dat de tabel met het betalingskenmerk in de tabel van de acceptgiro terecht komt, dus ergens onderaan de pagina in plaats van bovenaan in uw factuur. Dit doet zich voor als uw factuur lay-out te weinig regels bevat: u zult hier in de praktijk dus alleen mee te maken krijgen als u aan het experimenteren bent met een nog zeer lege factuur. In een normale factuur, met een adressering, een of meer artikelregels en bedragen hebt u hier geen last van.
 

De acceptgiro's met voorbedrukt en voorgenummerd betalingskenmerk zijn voor het MKB het meest geschikte alternatief voor de aloude bijlagerijke acceptgiro. Verdere alternatieven zijn het zelf printen van acceptgiro's met een zelf gekozen betalingskenmerk, maar daar worden bijzondere contracteisen aan gesteld en bovendien dient daarvoor onder meer een officiële printertest te worden uitgevoerd.

 

Eventueel kunt u het afdrukken van acceptgiro's met een zelf gekozen betalingskenmerk ook uitbesteden aan een gespecialiseerd servicebureau. Andere door de banken voorgestelde alternatieven zijn factuurverzending zonder acceptgiro, incassogiro en de betaalautomaat, maar menig ondernemer zal meer gebaat zijn bij de acceptgiro met voorbedrukt en voorgenummerd betalingskenmerk.